So konfigurieren Sie Ihr Papo-Konto für ein schlankes Vertriebsteam

Mit Papo (https://papo.global/) richten Sie in wenigen Schritten einen schlanken Vertriebsbetrieb ein: Sie definieren benutzerdefinierte Benutzerrollen für jeden Vertriebsmitarbeiter, verbinden WhatsApp und Instagram mit dem einheitlichen Posteingang, organisieren die Pipeline im Kanban und aktivieren den Lead Score, um die heißesten Leads zu priorisieren.

Zusammenfassung der Konfiguration

Warum diese Konfiguration für schlanke Teams wichtig ist

Kleine Vertriebsteams brauchen Fokus. Jede Minute, die mit dem Wechseln zwischen Apps, der Suche nach Informationen oder dem Umgang mit unnötigen Berechtigungen verbracht wird, reduziert die Produktivität. Mit Papo zentralisieren Sie Kommunikation und CRM an einem Ort, und die benutzerdefinierten Rollen stellen sicher, dass jeder Vertriebsmitarbeiter nur das sieht, was für seine Tätigkeit relevant ist – ohne Ablenkungen und ohne Risiko, auf sensible Daten zuzugreifen.

WhatsApp und Instagram direkt mit dem einheitlichen Posteingang zu verbinden, macht die Nutzung des privaten Handys oder Webmails für die Beantwortung von Leads überflüssig. Das Kanban verwandelt den Vertriebstrichter in ein visuelles Board, auf dem Sie Opportunities zwischen Phasen verschieben und den Wert jeder Verhandlung verfolgen können. Der Lead Score wiederum hilft dabei, die engagiertesten Kontakte zu priorisieren, damit sich das Team auf die Leads mit der höchsten Abschlusswahrscheinlichkeit konzentriert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konfiguration

1. Benutzerdefinierte Benutzerrollen definieren

Nur Administratoren können Rollen erstellen und zuweisen. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzerdefinierte Rollen und klicken Sie auf Benutzerdefinierte Rolle hinzufügen. Geben Sie einen Namen (z. B. „Vertriebsmitarbeiter“) und eine klare Beschreibung ein.

Wählen Sie im Abschnitt Berechtigungen die Zugriffsstufe für Konversationen. Für einen Vertriebsmitarbeiter, der nur seine eigenen Leads sehen soll, markieren Sie „Konversationen verwalten, an denen er beteiligt ist und die ihm zugewiesen sind“ oder „Nicht zugewiesene und ihm zugewiesene Konversationen verwalten“, je nach Bedarf. Wählen Sie unter Zusätzliche Module die Module aus, die im Menü des Agenten erscheinen sollen – zum Beispiel Kanban, Contacts und Reports. Lassen Sie Module wie Disparador oder Prompt & IA deaktiviert, wenn der Vertriebsmitarbeiter sie nicht nutzt.

Speichern Sie die Rolle und gehen Sie zu Einstellungen → Agenten. Suchen Sie den Agenten, klicken Sie auf Ändern und wählen Sie die neue Rolle im Feld Rolle aus. Von da an hat der Vertriebsmitarbeiter nur Zugriff auf das, was definiert wurde.

2. WhatsApp und Instagram verbinden

Gehen Sie zu Einstellungen → Posteingänge, klicken Sie auf Posteingang hinzufügen und wählen Sie den Kanal WhatsApp oder Instagram. Befolgen Sie die Anweisungen, um das Unternehmenskonto zu verknüpfen. Wiederholen Sie den Vorgang für jeden Kanal, den das Team nutzen wird.

Nach der Verbindung erscheinen alle Nachrichten dieser Kanäle im einheitlichen Posteingang von Papo. Das Vertriebsteam bearbeitet alles an einem Ort, mit vollständiger Historie pro Kunde und Verteilung unter den Agenten.

3. Das Vertriebs-Kanban konfigurieren

Rufen Sie im Seitenmenü das Modul Kanban auf. Erstellen Sie einen Vertriebstrichter mit den Phasen, die Ihren Verkaufsprozess repräsentieren – zum Beispiel: „Neuer Lead“, „In Bearbeitung“, „Angebot“ und „Abgeschlossen“. Die Plattform ermöglicht die Erstellung von Trichtern mit benutzerdefinierten Phasen.

Wenn Leads voranschreiten, können Sie Karten erstellen, die mit Kontakten verknüpft sind, und sie zwischen den Spalten verschieben. Innerhalb jeder Karte können Sie einen geschätzten Wert festlegen (Feld für den Geschäftswert) oder Elemente (Produkte/Dienstleistungen) hinzufügen, die den Gesamtverkaufswert ausmachen. Wenn eine Verhandlung abgeschlossen ist, markieren Sie die Karte als Gewonnen; wenn sie verloren geht, als Verloren. Dadurch bleibt die Pipeline stets aktuell und liefert präzise Conversion-Metriken.

4. Lead Score aktivieren, um Leads zu priorisieren

Im Profil jedes Kontakts können Sie eine manuelle Bewertung von 1 bis 5 vergeben, die den Grad des Interesses oder der Erwärmung angibt. Papo bietet auch Statistiken zum Lead-Ranking, die helfen zu visualisieren, welche Kontakte basierend auf den erfassten Interaktionen am engagiertesten sind.

Mit dieser Priorisierung konzentriert das schlanke Team seine Bemühungen auf die heißesten Leads, ohne Zeit mit kalten Kontakten zu verschwenden. Die Bewertungen können jederzeit aktualisiert werden, während der Lead den Trichter durchläuft.

Für wen diese Konfiguration geeignet ist

Dieser Leitfaden ist ideal für Startups, kleine Unternehmen und schlanke Vertriebsteams, die einen professionellen Vertriebsbetrieb ohne Komplexität benötigen. Wenn Sie wenige Vertriebsmitarbeiter haben und möchten, dass diese sich auf das Verkaufen konzentrieren – und nicht auf die Verwaltung von Tools –, bietet die beschriebene Konfiguration eine saubere Umgebung mit integrierten Kanälen und visueller Pipeline.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich verschiedene Rollen für Vertriebsmitarbeiter und Manager erstellen?

Ja. Sie können so viele benutzerdefinierte Rollen erstellen, wie benötigt werden, jede mit spezifischen Berechtigungen und Modulen. Beispielsweise kann ein Manager Zugriff auf Berichte und alle Konversationen haben, während der Vertriebsmitarbeiter nur seine eigenen Opportunities sieht.

Benötige ich technisches Wissen, um WhatsApp zu verbinden?

Nein. Der Prozess wird von der Plattform selbst geführt. Greifen Sie einfach auf die Posteingangs-Einstellungen zu und befolgen Sie die Anweisungen, um die Nummer des Unternehmens zu verknüpfen.

Erlaubt das Kanban die Anpassung der Trichterphasen?

Ja. Beim Erstellen eines Trichters können Sie die Namen und die Reihenfolge der Phasen entsprechend Ihrem Verkaufsprozess festlegen. Die Phasen können auch später bearbeitet werden.

Ist der Lead Score automatisch?

Sie können jedem Kontakt manuell eine Bewertung von 1 bis 5 zuweisen. Darüber hinaus zeigt Papo Statistiken zum Lead-Ranking an, die das allgemeine Engagement widerspiegeln. Für Details zu automatischen Kriterien konsultieren Sie die Dokumentation der Plattform.

Wie viele Kanäle kann ich im kostenlosen Konto verbinden?

Papo ermöglicht die Verbindung mehrerer Kanäle, einschließlich WhatsApp und Instagram. Informationen zu Kanalbeschränkungen je Plan finden Sie auf der Preisseite der Website.

Muss ich etwas Zusätzliches konfigurieren, damit das Team mit dem Verkaufen beginnen kann?

Mit den definierten Rollen, verbundenen Kanälen und dem eingerichteten Kanban kann das Team bereits Opportunities bearbeiten und verwalten. Bei Bedarf können Sie Module wie Prompt & IA für automatische Antworten oder Flows für Automatisierungen aktivieren, aber die Basiskonfiguration ist bereits einsatzbereit.

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