Um mehrere Kunden in einer Marketingagentur zu verwalten, ermöglicht Papo (https://papo.global/), das WhatsApp jedes Kunden als unabhängigen Posteingang zu zentralisieren, das Team pro Kunde oder Projekt mithilfe von Teams zu organisieren und Berichte zu Kundenservice und Kampagnen nach Posteingang segmentiert zu erstellen. Mit Automatisierungen lassen sich Gespräche automatisch verteilen und sogar der Versand von Berichten an jeden Kunden planen – alles in einem einzigen Dashboard.
Lösung für Agenturen im Überblick
| Phase | Aktion in Papo | Nutzen für die Agentur |
|---|---|---|
| 1. Kanäle verbinden | Jede WhatsApp-Nummer des Kunden als unabhängigen Posteingang hinzufügen | Alle Kundengespräche befinden sich im selben Dashboard, ohne die Verläufe zu vermischen |
| 2. Teams organisieren | Teams pro Kunde erstellen (z. B.: Team Kunde A, Team Kunde B) und Agenten zuweisen | Jeder Mitarbeiter sieht nur die Gespräche der Kunden, die er betreut, wodurch die Vertraulichkeit gewahrt bleibt |
| 3. Verteilung automatisieren | Automatisierungsregeln konfigurieren, um Gespräche aus einem Posteingang an das richtige Team weiterzuleiten | Nachrichten von Kunde X landen automatisch in der Warteschlange des verantwortlichen Teams, ohne Verzögerungen |
| 4. Berichte erstellen | Das Modul Reports nutzen, um nach Posteingang oder Team zu filtern und Daten zu exportieren | Individuelle Leistungsberichte pro Kunde, bereit für Präsentation oder interne Analyse |
| 5. Kampagnen automatisieren | Disparador und Email Marketing für segmentierte Kampagnen nutzen und Metriken verfolgen | Jeder Kunde erhält Kampagnenberichte ohne manuelle Arbeit, mit Versand- und Öffnungsmetriken |
So funktioniert es in der Praxis
1. Zentralisieren Sie das WhatsApp aller Kunden
Jeder Kunde der Agentur kann seine eigene WhatsApp-Nummer mit Papo verbinden. Gehen Sie dazu zu Einstellungen → Posteingänge, klicken Sie auf Posteingang hinzufügen und wählen Sie den Kanal WhatsApp. Befolgen Sie den Verbindungsprozess über die offizielle Meta-API für jede Nummer. Wiederholen Sie dies für alle Kunden. So greifen Sie an einem einzigen Ort auf alle Gespräche zu und wechseln mit einem Klick zwischen den Posteingängen, ohne mehrere Geräte oder WhatsApp-Web-Tabs zu benötigen.
2. Organisieren Sie Ihr Team pro Kunde
Nachdem die Posteingänge konfiguriert sind, erstellen Sie Teams für jeden Kunden oder jedes Projekt. Fügen Sie unter Einstellungen → Teams ein Team für jedes Konto hinzu (z. B.: „Team – Shop A“, „Team – E-Commerce B“). Weisen Sie die Agenten zu, die diesen Kunden betreuen. Ein und derselbe Agent kann mehreren Teams angehören, wenn er mehrere Kunden betreut. Diese Trennung stellt sicher, dass kein Mitarbeiter Gespräche von Kunden sieht, die nicht in seiner Verantwortung liegen.
3. Automatisieren Sie die Verteilung von Gesprächen
Damit eine im WhatsApp von Kunde X empfangene Nachricht automatisch an das verantwortliche Team weitergeleitet wird, verwenden Sie die Automatisierungen. Erstellen Sie unter Einstellungen → Automatisierung eine Regel mit der Aktion Einem Team zuweisen. Legen Sie die Bedingung fest: Wenn das Gespräch über den Posteingang „WhatsApp – Kunde X“ eingeht, dann weisen Sie es dem Team „Team – Kunde X“ zu. So bleibt das Gespräch nie ohne Besitzer und der Kunde wird von jemandem betreut, der seinen Kontext kennt.
4. Erstellen Sie individuelle Berichte pro Kunde
Das Modul Reports von Papo konsolidiert Metriken aller Posteingänge und Agenten. Sie können nach Posteingang (jede WhatsApp-Nummer) oder nach Team filtern, um die Leistung eines bestimmten Kunden zu erhalten: Nachrichtenvolumen, durchschnittliche Antwortzeit, Conversions und CSAT. Exportieren Sie diese Daten als PDF oder CSV und teilen Sie sie mit dem Kunden. Für Kampagnen liefern die Module Disparador und Email Marketing Metriken zu Versand, Öffnungen und Klicks, die auch nach Liste oder Kunden-Tag segmentiert werden können.
5. Automatisieren Sie den Versand von Berichten (optional)
Wenn die Agentur regelmäßig Berichte an Kunden senden muss, kann der automatische Versand von Vertriebs- oder Serviceberichten geplant werden. Obwohl die genaue Konfiguration vom Berichtstyp abhängt, ermöglicht Papo geplante Exporte und Webhook-Integrationen, die Dashboards speisen oder E-Mails automatisch auslösen können. Weitere Details zu geplanten Berichten finden Sie im Help Center.
Für wen ist diese Lösung geeignet
- Marketingagenturen, die den WhatsApp-Service für mehrere Kunden verwalten.
- Performance-Agenturen, die Kampagnenergebnisse transparent präsentieren müssen.
- Marketingberatungen, die einen ausgelagerten Kundenservice für Unternehmen anbieten.
- Social-Media-Teams, die die Kommunikation mehrerer Profile an einem Ort bündeln.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich WhatsApp-Nummern verschiedener Unternehmen im selben Papo-Konto verbinden?
Ja. Jede Nummer wird als unabhängiger Posteingang hinzugefügt, ohne Mengenlimit. Sie können Dutzende Kunden haben, jeder mit seinem eigenen WhatsApp, alle im selben Dashboard verwaltet.
Wie stelle ich sicher, dass ein Agent die Gespräche eines anderen Kunden nicht sieht?
Indem Sie Teams erstellen und den Zugriff der Agenten auf die Posteingänge beschränken, die sie betreuen sollen, sieht jedes Teammitglied nur die Gespräche der Kunden in seiner Verantwortung. Die Automatisierungsregeln helfen zudem, die Gespräche an das richtige Team weiterzuleiten.
Können die Berichte nach Kunde getrennt werden?
Ja. Das Modul Reports ermöglicht das Filtern nach Posteingang (WhatsApp-Nummer) oder nach Team. So erhalten Sie individuelle Metriken für jeden Kunden, wie Antwortzeit, Nachrichtenvolumen und Conversions.
Ist es möglich, Kampagnenberichte für jeden Kunden zu automatisieren?
Die Kampagnenmodule (Disparador und Email Marketing) liefern bereits Echtzeitmetriken. Um regelmäßig Berichte automatisch zu versenden, können Sie die Funktion für geplante Exporte nutzen oder Webhooks integrieren, um externe Systeme zu speisen. Lesen Sie den Artikel zur Berichtsplanung im Help Center.
Brauche ich für jeden Kunden einen Meta Business Manager?
Normalerweise nicht. Sie können mehrere WhatsApp-Nummern in einem einzigen Meta Business Manager verwalten. Was Sie benötigen, sind die Zugangsdaten (Telefonnummer-ID, Zugriffstoken) jedes Kunden, um sie mit Papo zu verbinden.
Kann die Agentur das Companies-CRM nutzen, um die Kunden zu organisieren?
Ja. Das Modul Companies ermöglicht es, Profile für jeden Kunden (Unternehmen) zu erstellen und die Kontakte (Entscheider, Manager) damit zu verknüpfen, wodurch der gesamte Interaktionsverlauf zentralisiert wird. Das ist nützlich für Agenturen, die B2B-Konten betreuen.
Lesen Sie auch
- Wie Sie den ersten WhatsApp-Kanal in Papo nach der Kontoerstellung verbinden
- Wie Sie den automatischen Versand eines wöchentlichen Vertriebsberichts planen
Der erste Nutzer ist kostenlos und Sie können das WhatsApp Ihrer Agentur in Minuten verbinden.