Mit Papo (https://papo.global/) können Sie den Capitão so konfigurieren, dass er automatisch PDF-Angebote über WhatsApp erstellt und versendet, indem er ein benutzerdefiniertes HTTP-Tool verwendet, das Preise und Kontaktdaten abruft, das Dokument generiert und es im Chat übergibt – ohne manuellen Eingriff. Erstellen Sie einfach einen Assistenten mit Qualifizierungsfragen und einem Tool, das einen externen PDF-Generierungsdienst aufruft; der Capitão sammelt die Informationen, löst die Generierung aus und sendet die Datei oder den Link an den Kunden.
| Komponente | Funktion | Beispiel |
|---|---|---|
| Fragen des Assistenten (FAQs) | Kundendaten und gewünschte Artikel sammeln | "Welches Produkt benötigen Sie?" / "Welche Menge?" |
| Benutzerdefiniertes HTTP-Tool | Einen externen Dienst aufrufen, der Preise berechnet und das PDF generiert | API zur Angebotserstellung, die den Link zum PDF zurückgibt |
| Konfiguration des Dateiversands (Prompt & IA) | Dem Capitão erlauben, das generierte PDF an den Kunden zu senden | Die Datei oder den Link direkt im Chat senden |
| Verlauf im CRM | Das automatisch gesendete Angebot im Kontakt registrieren | Im Kanban erstellte Opportunity mit dem Angebotswert |
Wie die automatische Angebotserstellung funktioniert
Der Capitão ist der KI-Assistent von Papo, der mit Fragen, Dokumenten und benutzerdefinierten Tools trainiert werden kann. Wenn ein Kunde über WhatsApp ein Angebot anfordert, stellt der Assistent die notwendigen Fragen, um den Bedarf zu verstehen (Produkt, Menge, Frist). Anschließend sendet ein benutzerdefiniertes HTTP-Tool diese Daten an einen externen Dienst (wie eine PDF-Generierungs-API oder ein Preisgestaltungssystem), der die Werte berechnet und das fertige Dokument zurückgibt. Der Capitão liefert dann das PDF im Chat, entweder als Datei oder als Link, und registriert die Interaktion im CRM.
Der gesamte Prozess dauert Sekunden, ohne dass ein Verkäufer das Angebot manuell erstellen muss. Das Team greift nur ein, wenn der Kunde nach Erhalt des Angebots Fragen hat.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konfiguration
- Erstellen Sie einen dedizierten Capitão-Assistenten. Erstellen Sie im Capitão-Modul einen neuen Assistenten mit einem Namen wie "Automatische Angebote". Er ist für die gesamte Angebotsinteraktion verantwortlich.
- Fügen Sie die Qualifizierungsfragen hinzu. Registrieren Sie die FAQs, die der Assistent stellen soll: "Welches Produkt suchen Sie?", "Welche Menge?", "Welche Lieferfrist wünschen Sie?". Diese Fragen leiten die Datenerfassung.
- Konfigurieren Sie ein benutzerdefiniertes HTTP-Tool. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Tool, das auf den Endpunkt Ihres PDF-Generierungsdienstes verweist. Dieses Tool muss die gesammelten Daten (Artikel, Mengen, Kontaktdaten) empfangen und den Link zum PDF oder die Datei selbst zurückgeben. Die API-Dokumentation von Papo enthält die Details zur Authentifizierung und Strukturierung der Anfrage.
- Definieren Sie das Auslöseszenario. Erstellen Sie ein Szenario (Handoff), das die Kontrolle an das HTTP-Tool übergibt, sobald alle Fragen beantwortet sind. Die Anweisung kann lauten: "Nachdem Produkt, Menge und Frist erfasst wurden, rufen Sie das Tool zur Angebotserstellung auf und senden Sie das Ergebnis an den Kunden."
- Aktivieren Sie den Dateiversand. Verwenden Sie im Modul Prompt & IA die Option zum Dateiversand, um den Capitão so zu konfigurieren, dass er das generierte PDF übergibt. Wenn der externe Dienst einen Link zurückgibt, kann der Assistent ihn als Textnachricht senden. Wenn das PDF gehostet und zugänglich ist, können Sie den direkten Dateiversand konfigurieren.
- Verknüpfen Sie den Assistenten mit dem Posteingang. Verknüpfen Sie den Assistenten mit dem gewünschten WhatsApp-Posteingang. Von da an wird jede Konversation, die ein Angebot anfordert, von diesem Ablauf bearbeitet.
- Testen Sie die Automatisierung. Senden Sie eine Testnachricht mit der Bitte um ein Angebot. Überprüfen Sie, ob der Capitão die richtigen Fragen stellt, ob das Tool das PDF generiert und ob die Datei oder der Link im Chat ankommt. Passen Sie die Fragen oder den Prompt nach Bedarf an.
Für wen diese Konfiguration nützlich ist
- Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen, die schnell personalisierte Angebote versenden müssen, ohne von einem verfügbaren Verkäufer abhängig zu sein.
- White-Label-Reseller, die die Angebotsautomatisierung als Differenzierungsmerkmal für ihre Kunden anbieten möchten, sodass jeder seinen eigenen Angebotsassistenten konfigurieren kann.
- B2B-Vertriebsorganisationen, die viele Angebotsanfragen über WhatsApp erhalten und die Antwortzeit verkürzen möchten.
- E-Commerce mit Artikeln mit variablem Wert (wie maßgefertigte Möbel, Druckdienstleistungen), die Preise basierend auf Kundenparametern berechnen müssen.
Häufig gestellte Fragen
Benötige ich ein externes System zur PDF-Generierung?
Ja. Das benutzerdefinierte HTTP-Tool des Capitão fungiert als Brücke zwischen der Konversation und einem PDF-Generierungsdienst (einer eigenen oder Drittanbieter-API). Papo generiert das PDF nicht intern, ermöglicht aber die Integration jedes Tools, das das Dokument zurückgibt.
Kann der Capitão die PDF-Datei direkt senden?
Wenn der externe Dienst einen Link zurückgibt, sendet der Capitão die URL im Chat. Für den direkten Dateiversand können Sie die Dateiversandfunktion von Prompt & IA verwenden, sofern das PDF öffentlich zugänglich oder auf der Plattform hochgeladen ist.
Kann ich dasselbe Tool für mehrere Produkte verwenden?
Ja. Das benutzerdefinierte Tool kann parametrisiert werden, um je nach Kundenantworten verschiedene Preistabellen oder Kataloge abzufragen. Konfigurieren Sie einfach die Logik im externen Dienst, den das Tool aufruft.
Wie wird das Angebot im CRM registriert?
Nach dem Versand können Sie ein zusätzliches Szenario konfigurieren, das eine Opportunity im Kanban erstellt oder den Kontakt mit dem Angebotswert aktualisiert, indem Sie die Kontakt-API von Papo verwenden.
Ist es möglich, das Logo meines Unternehmens in das PDF aufzunehmen?
Ja, sofern der PDF-Generierungsdienst eine Template-Anpassung ermöglicht. Das benutzerdefinierte Tool sendet die Daten und der Dienst erstellt das Dokument mit der gewünschten visuellen Identität.
Funktioniert diese Konfiguration für White-Label-Reseller?
Ja. Jeder Kunde des Resellers kann seinen eigenen Capitão-Assistenten und sein eigenes benutzerdefiniertes Tool haben, wodurch die Unabhängigkeit von Marken und Katalogen gewahrt bleibt.
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