Ja, Sie können die Anwesenheitsbestätigung für Ihre Events und Webinare mit Papo (https://papo.global/) automatisieren, indem Sie das Modul Flows verwenden, um gestaffelte Erinnerungen per WhatsApp und E-Mail zu versenden, und benutzerdefinierte Tags einsetzen, um Kontakte automatisch zu segmentieren, die bestätigt haben, die nicht geantwortet haben und die abwesend waren.
Events, Webinare und Live-Trainings sind auf ein bestätigtes Publikum angewiesen. Jeder angemeldete Teilnehmer, der nicht erscheint, führt zu verschwendeten Investitionen in Werbung und Inhalte. Papo ermöglicht es Ihnen, eine automatische Bestätigungsreise zu erstellen, vom ersten Erinnerungsschreiben bis zur Klassifizierung nach dem Event, ohne repetitive manuelle Arbeit.
| Automatisierung für Events | Wie Papo hilft | Hauptvorteil |
|---|---|---|
| Automatische Erinnerungen | Der Flow versendet Nachrichten per WhatsApp und E-Mail zu vordefinierten Terminen (z. B. 24 Std. vorher, 1 Std. vorher), ohne menschliches Eingreifen. | Reduziert No-Shows und hält die Zielgruppe engagiert. |
| Anwesenheitsbestätigung | Der Kontakt kann antworten oder in der Nachricht auf einen Bestätigungslink klicken. Papo erfasst diese Interaktion und aktualisiert den Verlauf automatisch. | Sie wissen genau, mit wem Sie rechnen können, ohne manuell Notizen machen zu müssen. |
| Segmentierung mit Tags | Tags wie „bestätigt“, „abwesend“ oder „nicht geantwortet“ werden automatisch oder vom Team anhand der Antworten vergeben. | Ermöglicht segmentierte Maßnahmen nach dem Event, z. B. Versand der Aufzeichnung oder Angebote. |
| Anbindung an Ihre Plattform | Über Webhooks erstellen die Anmeldedaten aus Ihrem Event-System (Sympla, Eventbrite, RD Station usw.) den Kontakt und lösen den Flow in Papo aus. | Entlastet den Anmelde- und Bestätigungsprozess, ohne das Team von seinen Prioritäten abzuziehen. |
Wie die automatische Bestätigungsreise funktioniert
Die Logik basiert auf zwei Säulen der Papo-Plattform: dem Modul Flows (visuelle Flows) und den Tags des CRM.
- Auslöser durch die Anmeldung – Wenn ein neuer Teilnehmer erfasst wird (per Webhook oder Import), tritt er in den Flow ein, den Sie konfiguriert haben. Sie können den Flow mit einem anfänglichen Tag starten, z. B. „Webinar angemeldet“.
- Intelligente Wartezeit – Der Flow wartet auf den idealen Zeitpunkt für jede Erinnerung. Zum Beispiel ein Schritt „Warten bis 1 Tag vor dem Event“, um die erste Benachrichtigung auszulösen.
- Multichannel-Versand – Zum geplanten Datum wird die Nachricht automatisch per WhatsApp (mit einem offiziellen HSM-Template) und/oder per integriertem E-Mail-Marketing mit dem Event-Link versendet.
- Antwort erfassen – Wenn der Kontakt auf WhatsApp antwortet oder auf den Bestätigungslink klickt, wird ihm vom Flow selbst das Tag „Bestätigt“ hinzugefügt. Andernfalls können Sie „Ausstehend“ vergeben und eine neue Erinnerung senden.
- Nach dem Event – Nach dem Ende klassifiziert das Team oder eine Flow-Regel die Teilnehmer und Abwesenden mit Tags wie „Webinar teilgenommen“ oder „Webinar verpasst“, sodass die Aufzeichnung oder neue segmentierte Angebote versendet werden können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Konfigurieren des Bestätigungs-Flows
1. Auslöser und Eventdaten festlegen
Erstellen Sie im Modul Flows einen neuen Flow. Wählen Sie den passenden Auslöser:
- Webhook – Wenn Ihre Event-Plattform die Anmeldedaten automatisch sendet;
- Kontakt mit Tag erstellt – Wenn Sie eine Liste importieren und ein anfängliches Tag vergeben.
Geben Sie Datum und Uhrzeit des Events an (als Startfeld) – sie werden zur Berechnung der Wartezeiten verwendet.
2. Erinnerungssequenz zusammenstellen
Fügen Sie Warte-Schritte hinzu:
- „Warten bis 2 Tage vor dem Event“,
- „Warten bis 1 Tag vorher“,
- „Warten bis 1 Stunde vorher“.
Fügen Sie für jede Wartezeit einen Schritt Nachricht senden ein:
- Wählen Sie den Kanal (WhatsApp, E-Mail oder beides) und das Nachrichten-Template, das Sie vorher erstellen. Das Template kann den Namen des Kontakts, den Titel des Events und den Zugangslink enthalten.
- Sie können die Flow-Bibliothek von Papo nutzen, um ein fertiges Bestätigungsmodell zu laden und es in Sekunden anzupassen.
3. Interaktive Bestätigung hinzufügen
Fügen Sie nach der zweiten WhatsApp-Erinnerung einen Schritt Bedingung ein, der prüft, ob der Kontakt in den letzten Stunden mit „Ja“ geantwortet oder auf den Link geklickt hat. Wenn ja, fügt der Flow das Tag „Bestätigt“ hinzu; wenn nein, fügt er „Ausstehend“ hinzu und sendet vielleicht eine letzte Benachrichtigung per SMS oder E-Mail. Diese Anpassung ist visuell und erfordert keinen Code.
4. Nach dem Event: mit Tags klassifizieren
Nach dem Eventdatum erstellen Sie einen Schritt ...
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