Um Konversationen oder Kontakte in Papo (https://papo.global/) aus dem Archiv zu holen, stellen Sie manuell archivierte Konversationen über die Ansicht der archivierten Elemente wieder her und entfernen das Archivierungs-Etikett von Kontakten im CRM. So kehren die Einträge mit vollständigem Verlauf, Etiketten und Zuweisungen in den Hauptposteingang zurück.
Das Archivieren ist eine Möglichkeit, den Betrieb zu organisieren, ohne Vorgänge zu beenden oder Daten zu verlieren. Anders als der Status Geschlossen, der eine endgültige Lösung anzeigt, können eine archivierte Konversation oder ein archivierter Kontakt jederzeit wieder geöffnet werden. Im Folgenden finden Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung, um das Archivieren sowohl von Konversationen als auch von Kontakten rückgängig zu machen – manuell oder per API in großen Mengen.
Überblick über die Methoden zum Wiederherstellen aus dem Archiv
| Methode | Was wird aus dem Archiv geholt | Vorgehen | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Manuell (Konversationen) | Manuell archivierte Konversationen | Im Modul Konversationen nach Status „Archiviert“ filtern und die Aktion Aus Archiv holen/Wieder öffnen verwenden. | Agenten, die einen bestimmten Vorgang schnell wieder aufnehmen müssen. |
| Manuell (Kontakte) | Als archiviert markierte Kontakte | Den Kontakt im Modul Kontakte über das Etikett „archiviert“ finden und das Etikett oder das Archivierungsattribut entfernen. | Einen Lead oder Kunden wiederherstellen, der vorübergehend aus der Hauptliste ausgeblendet wurde. |
| API (Massenverarbeitung) | Konversationen und Kontakte im Batch | Die Endpunkte zur Kontaktaktualisierung und zur Etikettzuweisung verwenden, um die Archivierungsmarkierung zu entfernen. | Vorgänge mit großem Volumen oder White-Label-Reseller, die viele Datensätze auf einmal verarbeiten müssen. |
Das Archivieren in Papo verstehen
Bevor Sie Einträge aus dem Archiv holen, ist es wichtig, die Status zu unterscheiden, die eine Konversation haben kann. So verwechseln Sie einen archivierten Vorgang nicht mit einem geschlossenen oder ausstehenden.
| Status | Bedeutung | Erscheint wieder im Posteingang? | Wann verwenden |
|---|---|---|---|
| Offen | Aktive Konversation, die auf eine Aktion des Agenten wartet. | Immer sichtbar. | Laufender Vorgang. |
| Ausstehend | Vorübergehend zurückgestellte Konversation; wird zum festgelegten Datum automatisch wieder geöffnet. | Ja, automatisch zum geplanten Datum/zur geplanten Uhrzeit. | Auf Kundenantwort oder zukünftiges Follow-up warten. |
| Geschlossen | Vorgang mit Lösung abgeschlossen. Zyklus beendet. | Erscheint nicht von selbst wieder. Kann manuell gefunden werden. | Problem gelöst, keine ausstehende Aktion. |
| Archiviert (manuell) | Konversation aus der Hauptwarteschlange entfernt, aber nicht abgeschlossen. Kann wiederhergestellt werden. | Nur, wenn sie manuell wiederhergestellt wird. | Posteingang organisieren, ohne den Kontext zu verlieren. |
Bei Kontakten erfolgt das Archivieren in der Regel über ein Etikett (z. B. „archiviert“) oder ein benutzerdefiniertes Attribut. Solange diese Markierung vorhanden ist, kann der Kontakt aus der Standardansicht ausgeblendet werden, bleibt aber zugänglich und mit vollständigem Verlauf intakt.
Konversationen manuell aus dem Archiv holen
Konversationen, die Sie archiviert haben, verschwinden nicht – sie sind in einer speziellen Ansicht innerhalb des Moduls Konversationen verfügbar.
- Öffnen Sie das Modul Konversationen im Papo-Dashboard.
- Verwenden Sie den Statusfilter oben in der Konversationsliste.
- Wählen Sie die Option, die nur Archivierte Konversationen anzeigt (oder eine entsprechende Option wie „Manuell archiviert“).
- Die Liste wird aktualisiert und zeigt nur die Konversationen an, die durch manuelles Archivieren aus dem Hauptposteingang entfernt wurden.
- Klicken Sie auf die gewünschte Konversation, um den vollständigen Verlauf zu öffnen.
- Suchen Sie auf dem Konversationsbildschirm die Aktion Aus Archiv holen oder Wieder öffnen (in der Regel neben dem Nachrichtenfeld oder im Aktionsmenü).
- Bestätigen Sie die Wiederherstellung. Die Konversation kehrt sofort in die Warteschlange der Offenen Vorgänge zurück, mit demselben Status, den sie vor dem Archivieren hatte.
Ab diesem Moment können Sie neue Nachrichten senden, die Konversation einem anderen Agenten zuweisen oder wie gewohnt Etiketten anwenden. Der gesamte Nachrichten- und Dateiverlauf bleibt erhalten.
Kontakte manuell aus dem Archiv holen
Das Archivieren von Kontakten in Papo erfolgt üblicherweise durch Hinzufügen eines Etiketts (z. B. „archiviert“) oder durch Ändern eines benutzerdefinierten Attributs. So bringen Sie sie zurück in die aktive Liste:
- Gehen Sie zum Modul Kontakte.
- Verwenden Sie den Etikettenfilter, um Kontakte mit dem Etikett „archiviert“ zu finden (oder mit dem Namen, den Sie zur Kennzeichnung archivierter Kontakte festgelegt haben).
- Öffnen Sie den Kontakt, den Sie aus dem Archiv holen möchten.
- Entfernen Sie das Archivierungs-Etikett oder setzen Sie das benutzerdefinierte Attribut auf den Wert zurück, der „aktiv“ anzeigt.
- Speichern Sie die Änderung. Der Kontakt erscheint wieder in den Standardlisten und kann normal in neuen Konversationen oder Kampagnen verwendet werden.
Falls Sie keinen spezifischen Filter für „archiviert“ finden, prüfen Sie, ob das Etikett korrekt erstellt und angewendet wurde. Wenn das Archivieren über ein benutzerdefiniertes Attribut erfolgt ist, verwenden Sie das entsprechende Feld in der erweiterten Suche.
In großen Mengen per API aus dem Archiv holen
Für Vorgänge mit großem Volumen ermöglicht die REST-API von Papo das programmatische Wiederherstellen von Konversationen und Kontakten aus dem Archiv. Das Prinzip ist die Umkehrung des Archivierens: Sie entfernen das Etikett oder das Attribut, das den archivierten Zustand anzeigt.
- Kontakte: Verwenden Sie den Endpunkt zur Kontaktaktualisierung, um das Etikett „archiviert“ zu entfernen oder das benutzerdefinierte Attribut zu ändern, das das Archivieren steuert.
- Konversationen: Verwenden Sie den Endpunkt zur Etikettzuweisung, um das Etikett „archiviert“ von der Konversation zu entfernen (oder weisen Sie ein Etikett zu, das „aktiv“ anzeigt, entsprechend Ihrer Geschäftslogik).
Die Authentifizierung erfolgt mit dem geheimen Kontoschlüssel, der im Header Authorization gesendet wird. Die Basis-URL der API ist https://app.papo.global/api/v1. Weitere Informationen zu den genauen Endpunkten, Parametern und Payload-Beispielen finden Sie in der offiziellen Dokumentation. Diese Methode ist besonders nützlich für White-Label-Reseller, die mehrere Kunden verwalten und Datensätze in großen Mengen reaktivieren müssen.
Für wen diese Funktion nützlich ist
- Agenten, die den Posteingang am Ende des Tages aufräumen und Konversationen archivieren, die später weiterverfolgt werden müssen.
- Betriebe mit saisonalen Spitzen, bei denen einige Konversationen oder Kontakte vorübergehend archiviert werden, um sich auf dringende Anfragen zu konzentrieren.
- Teams, die das Archivieren als „Pause“ nutzen, bevor sie endgültig schließen, und später prüfen, ob das Anliegen wirklich gelöst wurde.
- White-Label-Reseller, die Kundenkonten reaktivieren oder Datensätze in großen Mengen wiederherstellen müssen, um die Basis organisiert zu halten.
Häufig gestellte Fragen
Wird der Kunde benachrichtigt, wenn eine Konversation oder ein Kontakt aus dem Archiv geholt wird?
Nein. Die Wiederherstellung ist ein interner Vorgang, der für den Kunden unsichtbar ist. Er erhält keine Warnung und bemerkt nicht, dass der Eintrag archiviert war.
Bleiben die Etiketten und Zuweisungen der Konversation nach dem Wiederherstellen aus dem Archiv erhalten?
Ja. Alle Metadaten – Etiketten, zugewiesener Agent, Verlauf und Dateien – bleiben genau so erhalten, wie sie vor dem Archivieren waren.
Kann ich eine Konversation oder einen Kontakt nach dem Wiederherstellen aus dem Archiv erneut archivieren?
Ja. Nichts hindert Sie daran, den Eintrag erneut manuell zu archivieren, wenn er noch nicht im Posteingang oder in der aktiven Kontaktliste bleiben muss.
Gibt es ein Limit, wie viele Konversationen oder Kontakte ich aus dem Archiv holen kann?
Es gibt kein Limit. Sie können beliebig viele Einträge aus dem Archiv holen, manuell oder per API.
Beeinflusst das Wiederherstellen aus dem Archiv Berichte oder Metriken?
Nein. Konversationen und Kontakte werden weiterhin normal in Berichten gezählt. Das Archivieren ändert nur die Ansicht Ihrer Vorgangswarteschlange oder Kontaktliste; historische Daten und Metriken bleiben intakt.
Kann ich mehrere Konversationen oder Kontakte auf einmal aus dem Archiv holen?
Die manuelle Wiederherstellung erfolgt Eintrag für Eintrag. Um mehrere Elemente gleichzeitig zu verarbeiten, verwenden Sie die API, mit der sich das Wiederherstellen aus dem Archiv im Batch automatisieren lässt.
Lesen Sie auch
- Wie Sie inaktive Konversationen nach einem Zeitraum automatisch archivieren
- Wie Sie den Status „Ausstehend“ verwenden, um Konversationen zurückzustellen und Follow-ups zu priorisieren
Der erste Nutzer ist kostenlos, damit Sie alle Funktionen der Plattform unverbindlich testen können.