Um Konversationen eines bestimmten Kanals in Papo (https://papo.global/) automatisch zu etikettieren, können Sie eine Automatisierungsregel mit dem Auslöser „Neue Konversation“, der Bedingung „Kanal ist gleich“ und der Aktion „Etikett hinzufügen“ erstellen. Diese Konfiguration erspart Ihnen die manuelle Kategorisierung jeder eingehenden Nachricht und stellt sicher, dass alle Konversationen dieses Kanals vom ersten Moment an organisiert sind.
Überblick: manuelle Etikettierung vs. Automatisierungsregel
| Methode | Funktionsweise | Wann verwenden |
|---|---|---|
| Manuelle Etikettierung | Ein Agent öffnet jede Konversation und weist das gewünschte Etikett zu. | Sehr geringes Volumen oder wenn die Entscheidung eine menschliche Einzelfallprüfung erfordert. |
| Automatisierungsregel | Das System erkennt eine neue Konversation, prüft den Herkunftskanal und weist das Etikett automatisch zu. | Betrieb mit mittlerem bis hohem Volumen, mehreren Kanälen oder Bedarf an schneller und konsistenter Kategorisierung. |
So funktioniert die Regel zur Etikettierung nach Kanal
Die Regel verwendet das Automatisierungsmodul von Papo, das nach der „Wenn-dann“-Logik arbeitet. Sie definieren einen Auslöser (Ereignis, das die Regel auslöst), eine Bedingung (Filter, den die Konversation erfüllen muss) und eine Aktion (was das System ausführt). Im Fall der Etikettierung nach Kanal:
- Auslöser: „Neue Konversation“ — die Regel wird ausgelöst, sobald eine neue Konversation auf der Plattform erstellt wird.
- Bedingung: „Ursprünglicher Posteingang ist gleich“ — Sie wählen den gewünschten Kanal aus (z. B. WhatsApp Vertrieb, Instagram, E-Mail Kundenservice).
- Aktion: „Etikett hinzufügen“ — Sie wählen das Etikett aus, das automatisch zugewiesen wird.
Sie können mehrere Bedingungen kombinieren (z. B. Uhrzeit oder Nachrichteninhalt) und sogar mehr als eine Aktion hinzufügen (zum Beispiel gleichzeitig etikettieren und einem Team zuweisen).
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen der Regel
1. Rufen Sie das Automatisierungsmodul auf
Gehen Sie im Papo-Dashboard zu Einstellungen und klicken Sie auf Automatisierung. Dies ist die Zentrale, in der Sie alle Regeln verwalten, die Aktionen im Kundenservice automatisieren.
2. Starten Sie eine neue Regel
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen einer neuen Regel. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen an, z. B. „Instagram-Konversationen als ‚Social‘ etikettieren“. Das erleichtert die Identifizierung und künftige Anpassungen.
3. Legen Sie den Auslöser „Neue Konversation“ fest
Wählen Sie das Ereignis aus, das die Automatisierung auslöst. Um direkt beim Eintreffen der Konversation zu etikettieren, wählen Sie den Auslöser für neu erstellte Konversation (oder „Neue Konversation“).
4. Konfigurieren Sie die Kanalbedingung
Fügen Sie eine Bedingung hinzu, um nach Kanal zu filtern. Wählen Sie die Option Ursprünglicher Posteingang (oder entsprechend) und legen Sie den Operator „ist gleich“ fest. Wählen Sie anschließend den gewünschten Kanal aus der Liste der verfügbaren Posteingänge aus (z. B. „WhatsApp Support“, „Instagram“, „E-Mail Vertrieb“).
Sie können weitere Bedingungen hinzufügen, z. B. ein bereits vorhandenes Etikett oder Schlüsselwörter in der ersten Nachricht, um noch genauer festzulegen, wann die Regel greifen soll.
5. Wählen Sie die Aktion „Etikett hinzufügen“
Wählen Sie im Bereich Aktionen Etikett hinzufügen. Wählen Sie dann das Etikett aus, das zugewiesen werden soll. Falls das Etikett noch nicht existiert, können Sie es direkt erstellen oder ein bereits im Konto registriertes verwenden.
Bei Bedarf können Sie zusätzliche Aktionen hinzufügen, z. B. „Einem Team zuweisen“ oder „Automatische Nachricht senden“.
6. Speichern und aktivieren Sie die Regel
Überprüfen Sie die Einstellungen, speichern Sie und stellen Sie sicher, dass die Regel aktiviert ist. Ab diesem Moment erhält jede neue Konversation, die über den definierten Kanal eingeht, automatisch das konfigurierte Etikett.
Für wen diese Automatisierung geeignet ist
- Teams, die mehrere Kanäle bedienen: Wenn Sie über WhatsApp, Instagram, E-Mail und Chat kommunizieren, können Sie für jeden Kanal eine Regel erstellen, die Konversationen mit der Herkunft etikettiert (z. B. „WhatsApp“, „Instagram“, „E-Mail“) und so Organisation und Berichte erleichtert.
- Betriebe, die eine schnelle Triage benötigen: Das automatisch zugewiesene Etikett kann von anderen Regeln oder Abläufen genutzt werden, um den Service zu steuern, zu priorisieren oder automatische Antworten auszulösen.
- Unternehmen, die Etiketten zur Analyse des Volumens pro Kanal verwenden: Mit den Etiketten können Sie Berichte filtern und das Volumen jedes Kanals ohne manuellen Aufwand verstehen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich derselben Regel mehr als ein Etikett hinzufügen?
Ja. Im Bereich Aktionen können Sie mehrere Aktionen „Etikett hinzufügen“ einfügen, jede mit einem anderen Etikett. So kann eine Instagram-Konversation gleichzeitig die Etiketten „Social“ und „Lead“ erhalten.
Funktioniert die Regel für bereits laufende Konversationen?
Nein. Automatisierungsregeln werden nur auf neue Konversationen angewendet, die im Posteingang eingehen. Um ältere Konversationen zu etikettieren, verwenden Sie die manuelle Etikettierung im Konversationsbereich.
Muss ich das Etikett erstellen, bevor ich die Regel konfiguriere?
Nicht unbedingt. Beim Erstellen der Regel können Sie bei Auswahl der Aktion „Etikett hinzufügen“ ein vorhandenes Etikett auswählen oder direkt ein neues erstellen. Das System ermöglicht das Anlegen des Etiketts direkt im Konfigurationsablauf.
Kann ich die Kanalbedingung mit anderen Bedingungen kombinieren?
Ja. Sie können zusätzliche Bedingungen hinzufügen, z. B. „die Nachricht enthält das Wort X“ oder „der Kontakt hat das Etikett Y“. Die Regel wird nur ausgeführt, wenn alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind.
Was passiert, wenn die Konversation bereits das Etikett hat?
Das Etikett wird ohne Duplikat hinzugefügt. Wenn die Konversation das Etikett bereits hat, behält das System das vorhandene bei und erstellt kein zweites identisches. Der Etikettenverlauf bleibt übersichtlich.
Kann ich für jeden Kanal unterschiedliche Regeln erstellen?
Ja. Erstellen Sie für jeden Kanal eine Regel, definieren Sie die entsprechende Posteingangsbedingung und die Aktion zum Etikettieren mit dem Kanalnamen oder der gewünschten Kategorie. So können Sie Ihren Service granular organisieren.
Lesen Sie auch
- Wie man eine Regel erstellt, um inaktive Konversationen automatisch zu archivieren
- Wie man Regeln konfiguriert, um Konversationen eines bestimmten Kanals automatisch einem Team zuzuweisen
Erstellen Sie Ihr kostenloses Papo-Konto und automatisieren Sie die Kategorisierung von Konversationen in Minuten – ohne Anfangskosten.