Um interne Projekte mit dem Kanban von Papo zu verwalten, erstellen Sie benutzerdefinierte Funnels mit Phasen, die den Workflow Ihres Teams widerspiegeln – wie „Backlog“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ – und verwenden Sie Karten, um jede Aufgabe mit Fristen und Verantwortlichen darzustellen. So verwandeln Sie die visuelle Vertriebs-Pipeline in ein Projektmanagement-Board und zentralisieren Marketing-, Entwicklungs- oder HR-Aktivitäten in derselben Umgebung wie CRM und Kundenservice.
Anstatt Tabellen oder separate Tools zu verwenden, nutzen Sie die Struktur des Kanban von Papo, um interne Arbeitsergebnisse zu verfolgen. Dasselbe Modul, das Verkaufschancen verschiebt, organisiert jetzt Kampagnen, Entwicklungs-Sprints oder Recruiting-Prozesse – alles mit Echtzeit-Sichtbarkeit und Integration in den Super Chat, die Kontakte und die Berichte der Plattform.
Ablaufübersicht für interne Projekte über Kanban
| Phase | Aktion | Wo |
|---|---|---|
| Benutzerdefinierten Funnel erstellen | Spalten wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Überprüfung“, „Abgeschlossen“ definieren | Kanban-Modul |
| Aufgaben als Karten anlegen | Für jede Aktivität eine Karte mit Beschreibung und geschätztem Wert erstellen (falls zutreffend) | Karte im Kanban |
| Fristen und Verantwortliche hinzufügen | Aufgaben innerhalb der Karte mit Fälligkeitsdatum und Teammitglied anlegen | Karte > Aufgaben |
| Karten zwischen Phasen verschieben | Karte entsprechend dem Aufgabenfortschritt ziehen | Kanban-Oberfläche |
| Super Chat für mehr Schnelligkeit nutzen | Karten per Textbefehl erstellen, verschieben oder offene Punkte auflisten | Super Chat |
| Kennzahlen verfolgen | Abgeschlossene Karten und Engpässe pro Spalte anzeigen | Berichte oder Super Chat |
So funktioniert es
1. Erstellen Sie einen Funnel für jede Projektart
Erstellen Sie einen Kanban-Funnel mit aussagekräftigem Namen, z. B. „Marketing“, „Entwicklung“ oder „HR“. Bei der Erstellung können Sie die Phasen manuell definieren – zum Beispiel „Backlog“, „Aktueller Sprint“, „In Test“, „Abgeschlossen“ – oder die Standardphasen verwenden und sie anschließend umbenennen. Diese Struktur macht das Kanban zu einem an Ihren Prozess angepassten Aufgabenboard.
2. Legen Sie jede Aktivität als Karte an
Jede Karte steht für eine Aufgabe oder ein Projektergebnis. Füllen Sie den Titel klar aus (z. B. „Artwork für E-Mail-Kampagne erstellen“), fügen Sie eine detaillierte Beschreibung und optional einen geschätzten Wert hinzu (Budget, Stunden oder Aufwand). Sie können die Karte mit einem Kontakt verknüpfen, wenn die Aufgabe mit einem Kunden zusammenhängt; bei rein internen Projekten lassen Sie das Feld einfach leer.
3. Fügen Sie Fristen und Verantwortliche mit internen Aufgaben hinzu
Öffnen Sie die Karte und erstellen Sie eine interne Aufgabe für den Termin. Geben Sie an:
- Titel – z. B. „Anzeigentext prüfen“.
- Verantwortlicher – das Teammitglied, das die Aktion ausführt.
- Frist – exaktes Fälligkeitsdatum.
Die Aufgabe ist an die Karte gebunden und kann direkt dort eingesehen werden. Obwohl Kanban-Aufgaben von sich aus keine automatischen Benachrichtigungen auslösen, verfügt das Kanban von Papo über automatisches Follow-up: Sie können den Funnel so konfigurieren, dass das Team benachrichtigt wird, wenn eine Karte zu lange in einer Phase wie „In Bearbeitung“ liegen bleibt. So bleibt keine kritische Frist unbemerkt.
4. Verschieben Sie Karten entsprechend dem Fortschritt
Ziehen Sie die Karte zwischen den Spalten, während die Arbeit voranschreitet. Wenn eine Marketingaufgabe von der Planung in die Ausführung übergeht, verschieben Sie sie von „Zu erledigen“ nach „In Bearbeitung“. Wenn die Überprüfung abgeschlossen ist, verschieben Sie sie nach „Abgeschlossen“. Diese Bewegung dokumentiert den Fortschritt und ermöglicht jedem im Team, auf einen Blick zu sehen, wie viele Aktivitäten sich in jeder Phase befinden.
5. Nutzen Sie den Super Chat, um den Ablauf zu beschleunigen
Mit dem Super Chat müssen Sie nicht zum Kanban navigieren. Geben Sie Befehle wie diese ein:
criar card no funil Marketing na etapa A fazer com nome 'Briefing da campanha'mover card 'Revisar contrato' para Em andamentolistar cards do funil Desenvolvimento
Das reduziert den Betriebsaufwand und hält den Fokus auf der Ausführung der Aufgaben.
6. Verfolgen Sie Fortschritt und Ergebnisse
Um zu erfahren, wie viele Aufgaben in einem Zeitraum abgeschlossen wurden, verwenden Sie den Super Chat mit dem Befehl Wow do mês oder vendas fechadas – das System gibt die als gewonnen (won) markierten Karten und den Gesamtwert zurück, sofern geschätzte Werte vorhanden sind. Im Modul Berichte zeigt die Funnel-Zusammenfassung, wie viele Karten sich in jeder Phase befinden, was hilft, Engpässe zu erkennen und die Abschlussrate der Projektaktivitäten zu berechnen.
Für wen es nützlich ist
- Marketingteams, die Kampagnen, Content-Erstellung und Überprüfungen koordinieren müssen.
- Entwicklungsteams, die ein visuelles Board für Sprints, Bugs und Verbesserungen wünschen.
- HR-Abteilungen, die Auswahlverfahren, Schulungen und Onboarding organisieren.
- Agenturen und Beratungen, die interne Arbeitsergebnisse parallel zur Vertriebs-Pipeline der Kunden verwalten.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich das Kanban für interne Projekte nutzen, ohne die Vertriebs-Pipeline zu stören?
Ja. Erstellen Sie einfach separate Funnels für jeden Zweck. Karten für interne Projekte vermischen sich nicht mit Verkaufsgeschäften, es sei denn, Sie verschieben sie in denselben Funnel.
Erscheinen Karten für interne Projekte in den Vertriebsberichten?
Nur wenn sie als gewonnen (won) oder verloren (lost) markiert werden. Da Sie unterschiedliche Funnels verwenden können, zeigen die Funnel-Berichte die Karten jedes Projekts separat an, was eine unabhängige Analyse ermöglicht.
Wie weise ich eine Aufgabe einem bestimmten Teammitglied zu?
Erstellen Sie innerhalb der Karte eine Aufgabe und legen Sie den Verantwortlichen fest. Der Name des Mitglieds wird auf der Karte sichtbar, was die Verteilung der Aktivitäten erleichtert.
Sendet das Kanban automatische Fristbenachrichtigungen?
Interne Aufgaben lösen von sich aus keine Benachrichtigungen aus. Das automatische Follow-up des Funnels kann jedoch so konfiguriert werden, dass es warnt, wenn eine Karte zu lange in einer Phase liegen bleibt. Für granularere Erinnerungen können Sie das Kanban mit Automatisierungen des Moduls Flows kombinieren.
Was ist der Unterschied zwischen dem Kanban und dem Modul Projekte?
Das Kanban ermöglicht vollständig anpassbare Funnels, Integration mit CRM und Super Chat und ist ideal für Abläufe, die Pipeline-Sicht und geschätzte Werte erfordern. Das Modul Projekte bietet eine einfachere Struktur mit festen Spalten (Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen) und Fokus auf einzelne Aufgaben, ohne das Konzept von Wert oder automatischem Follow-up.
Muss ich mehr bezahlen, um das Kanban auf diese Weise zu nutzen?
Das Kanban ist Teil des Modulpakets von Papo. Details zu Plänen und Verfügbarkeit finden Sie auf der offiziellen Website.
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