Ja, es ist möglich, in Papo (https://papo.global/) unterschiedliche Abwesenheitsnachrichten für Feiertage zu planen. Statt jedes Mal die Servicezeiten zu bearbeiten, wenn ein besonderes Datum ansteht, verwenden Sie einen Flow mit einer Datumsbedingung und einer Aktion zum Senden einer Nachricht. Die Automatisierung erkennt den Feiertag und antwortet mit dem von Ihnen festgelegten individuellen Text, während der normale Betrieb an allen anderen Tagen unverändert bleibt.
Die Konfiguration fungiert als temporäre Überschreibung des Standardverhaltens des Posteingangs. Wenn eine neue Konversation eingeht, prüft der Flow, ob das aktuelle Datum mit dem geplanten Feiertag übereinstimmt. Wenn ja, sendet Papo die festliche Abwesenheitsnachricht und kann die Konversation je nach Konfiguration bis zum nächsten Werktag in der Warteschlange halten. Wenn das Datum nicht besonders ist, folgt die Konversation dem normalen Ablauf (einschließlich der globalen Servicezeiten, falls aktiv).
| Situation | Verhalten ohne Feiertags-Flow | Verhalten mit Feiertags-Flow |
|---|---|---|
| Konversation kommt an einem normalen Werktag an | Normaler Service oder Standard-Abwesenheitsnachricht, je nach Servicezeiten. | Normaler Service, da die Datumsbedingung nicht erfüllt ist. |
| Konversation kommt an einem konfigurierten Feiertag an | Sendet die allgemeine Abwesenheitsnachricht (wenn geschlossen) oder versucht, einem Agenten zuzuweisen. | Sendet automatisch die spezifische Feiertagsnachricht mit Hinweis auf die Abwesenheit und die voraussichtliche Rückkehr. |
| Feiertag nicht im Flow abgebildet | Keine besondere Aktion; das System verhält sich wie an einem normalen Tag. | Nur die im Flow definierten Tage werden anders behandelt. |
Wie Flows für automatische Feiertagsantworten funktionieren
Papo ermöglicht die Erstellung von Flows mit mehreren Schritten, einschließlich Bedingungen, Aktionen zum Senden von Nachrichten und weiteren Integrationen. Für einen Feiertag ist der Ablauf einfach: Der Startknoten des Flows aktiviert eine Datumsprüfung; wenn das aktuelle Datum dem konfigurierten entspricht, führt der Flow den Knoten aus, der die festliche Abwesenheitsnachricht sendet.
Dieser Ansatz ändert nicht die Servicezeiten-Einstellungen Ihres Kontos oder Posteingangs. Der Flow arbeitet unabhängig und fängt nur die Konversationen ab, die an den definierten Tagen eingehen. Sie können einen einzigen Flow erstellen, der mehrere Feiertage enthält (mit mehreren Bedingungen), oder einen separaten Flow für jedes Datum, was die Wartung und das Duplizieren für neue Feiertage erleichtert.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Feiertags-Abwesenheitsnachricht
Bevor Sie beginnen, prüfen Sie, ob Sie die Berechtigung haben, Flows in Ihrem Papo-Konto zu erstellen und zu aktivieren.
- Rufen Sie das Flows-Modul auf. Suchen Sie im Papo-Dashboard den Bereich, der die Automatisierungen verwaltet. Häufig heißt er „Flows“ oder „Automatisierungen“.
- Erstellen Sie einen neuen Flow. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen an, z. B. „Abwesenheit Weihnachten“ oder „Feiertag 25.12.“. Wählen Sie, von Grund auf zu beginnen oder einen vorhandenen Flow mit ähnlicher Logik zu duplizieren.
- Fügen Sie den Datumsbedingungsknoten hinzu. Fügen Sie im visuellen Editor einen Knoten hinzu, der das aktuelle Datum auswertet. Konfigurieren Sie ihn so, dass er mit einem bestimmten Datum (z. B. 25.12.2026) oder einem Zeitraum (Vorabend und Feiertag) verglichen wird. Die Bedingung sollte nur am Feiertag wahr sein.
- Fügen Sie den Aktionsknoten „Nachricht senden“ hinzu. Fügen Sie einen Knoten zum automatischen Senden einer Nachricht ein. Verfassen Sie den speziellen Abwesenheitstext, der den Feiertag, den Grund für die Schließung und den Zeitpunkt der Rückkehr des Teams nennt. Beispiel: „Hallo! Heute ist Weihnachten und unser Team hat Betriebsruhe. Wir antworten, sobald wir am 26.12. zurück sind. Wir wünschen frohe Weihnachten!“
- Verbinden Sie die Knoten. Verbinden Sie den Startknoten mit dem Datumsknoten; wenn die Bedingung wahr ist, fahren Sie mit dem Senden fort; andernfalls kann der Flow ohne Aktion enden. Sie können zur Klarheit einen „Ende“-Knoten hinzufügen.
- Weisen Sie den Flow den Posteingängen zu. Konfigurieren Sie den Flow so, dass er für alle eingehenden Nachrichten oder nur für die gewünschten Posteingänge ausgeführt wird (z. B. WhatsApp, Instagram). Ohne diese Verknüpfung wird der Flow nicht ausgelöst.
- Speichern und aktivieren. Überprüfen Sie den Flow, speichern Sie ihn und stellen Sie den Status auf aktiv. Testen Sie mit einer Testkonversation am konfigurierten Datum (oder passen Sie das Systemdatum zur Simulation an), um zu bestätigen, dass die Feiertags-Abwesenheitsnachricht korrekt gesendet wird.
Wann sich Flows statt der Bearbeitung der Servicezeiten lohnen
Flows sind praktischer, wenn Sie mehrere Feiertage im Jahr haben und die globalen Regeln nicht manuell ändern möchten. Sie sind auch nützlich, wenn Sie die Standard-Servicezeiten unverändert lassen, aber an Feiertagen eine andere Nachricht benötigen – sei es wegen der Tonalität, der Rückkehrinformation oder weil es sich um einen Gedenktag handelt. Für Betriebe, die nur an einzelnen Terminen schließen, verhindert dieser Ansatz, dass das Team vergisst, direkt in den Servicezeiten vorgenommene Änderungen rückgängig zu machen.
Wenn Ihr Unternehmen nur an Weihnachten und Neujahr schließt und im restlichen Jahr ein einziger Zeitplan gilt, ist die Konfiguration über Flow schnell und kann für jeden Feiertag dupliziert werden.
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt die Feiertagsnachricht die Standard-Abwesenheitsnachricht?
Ja, solange der Flow aktiv ist und die Datumsbedingung erfüllt ist, erhält der Kontakt die darin definierte Nachricht. Die Abwesenheitsnachricht der Servicezeiten wird in diesem Fall nicht gesendet, sofern der Flow zuerst ausgeführt wird oder die Prioritätslogik von Papo die Überschreibung sicherstellt.
Kann ich einen einzigen Flow mit mehreren Feiertagen erstellen?
Ja. Sie können mehrere Bedingungsknoten hinzufügen (einen für jedes Datum) oder mehrere Verzweigungen im selben Flow verketten. Konfigurieren Sie einfach jede Bedingung für ein anderes Datum und verweisen Sie auf den jeweiligen Knoten zum Senden der Nachricht.
Was passiert mit der Konversation, nachdem die Feiertagsnachricht gesendet wurde?
Die Konversation bleibt in der allgemeinen Warteschlange und wird bis zum nächsten in den Servicezeiten definierten Arbeitsbeginn keinem Agenten zugewiesen. Der Flow kann bei Bedarf auch so konfiguriert werden, dass die Konversation in einen bestimmten Status wie „Ausstehend“ verschoben wird.
Muss ich den Flow nach dem Feiertag deaktivieren?
Wenn die Datumsbedingung exakt ist (ein einzelner Tag), wird der Flow an den folgenden Tagen nicht ausgelöst; daher ist es nicht erforderlich, ihn zu deaktivieren. Um jedoch organisiert zu bleiben, können Sie ihn nach dem Feiertag deaktivieren und reaktivieren, wenn das Datum näher rückt.
Kann ich dies für unterschiedliche Antworten an regionalen Feiertagen verwenden?
Ja. Da die Bedingung auf dem Datum basiert, können Sie unterschiedliche Flows für staatliche oder kommunale Feiertage erstellen, falls Ihr Team verschiedene Regionen betreut.
Funktioniert der Flow für alle Kanäle (WhatsApp, Instagram, Telegram)?
Ja, sofern Sie den Flow den gewünschten Posteingängen zuordnen. Sie können die Aktivierung auf bestimmte Kanäle beschränken oder sie je nach Bedarf für alle aktivieren.
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