Um einen manuellen Genehmigungsworkflow für Massen-WhatsApp-Kampagnen in Papo (https://papo.global/) einzurichten, kombinieren Sie Kanban, Synapse und Flows, um eine Überprüfungspipeline zu erstellen, in der ein Manager den Inhalt vor dem Versand genehmigt oder ablehnt, um Qualitätskontrolle zu gewährleisten und unangemessene Sendungen zu vermeiden.
Zusammenfassung des Genehmigungsworkflows
| Komponente | Rolle im Workflow | Anwendungsbeispiel |
|---|---|---|
| Kanban | Visuelle Pipeline mit Spalten, die die Genehmigungsschritte darstellen. | Spalten: „Entwurf“, „In Überprüfung“, „Genehmigt“, „Abgelehnt“. |
| Disparador | Modul, in dem die WhatsApp-Kampagne als Entwurf erstellt wird. | Angebotskampagne für heiße Leads, gespeichert, aber nicht gesendet. |
| Synapse | Automatisierung, die die Kartenbewegung im Kanban mit einem Benachrichtigungs-Flow verbindet. | Wenn die Karte in „In Überprüfung“ wechselt, löst Synapse einen Flow aus, der den Manager benachrichtigt. |
| Flow (Fluxos) | Aktionssequenz, die den Manager benachrichtigt und auf die Entscheidung wartet. | Sendet eine Nachricht an die WhatsApp des Managers mit einem Link zur Karte und fragt „Genehmigen oder ablehnen?“. |
| Etiketten (Tags) | Markierungen, die auf die Karte angewendet werden, um die Entscheidung zu erfassen. | Tag „genehmigt“ oder „abgelehnt“, vom Manager über den Flow hinzugefügt. |
So funktioniert es: Schritt für Schritt
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Erstellen Sie die Genehmigungspipeline im Kanban Erstellen Sie im Kanban-Modul eine neue Pipeline speziell für die Überprüfung von Kampagnen. Fügen Sie Spalten wie „Entwurf“, „In Überprüfung“, „Genehmigt“ und „Abgelehnt“ hinzu. Dieses Board wird das visuelle Kontrollzentrum für alle Kampagnen, die genehmigt werden müssen.
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Bereiten Sie die Kampagne im Disparador vor und erstellen Sie eine Karte Greifen Sie auf den Disparador zu und konfigurieren Sie die Massen-WhatsApp-Kampagne wie gewohnt: Legen Sie den Versandbereich, die nach Etiketten segmentierte Zielgruppe, die genehmigte Nachrichtenvorlage (HSM) und die Geschwindigkeitsparameter fest. Speichern Sie die Kampagne als Entwurf – sie wird noch nicht gesendet. Erstellen Sie dann manuell eine Karte in der Genehmigungspipeline, verknüpfen Sie die Kampagne (z. B. durch Einfügen des Namens oder der ID in den Kartentitel) und positionieren Sie sie in der Spalte „Entwurf“.
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Konfigurieren Sie Synapse, um den Manager bei Eingang in die Überprüfung zu benachrichtigen Erstellen Sie im Synapse-Modul eine neue Automatisierung. Legen Sie den Auslöser fest: Wenn eine Karte in die Spalte „In Überprüfung“ verschoben wird (wählen Sie die Pipeline und die Spalte aus). Wählen Sie als Aktion Kontakt in Flow einschreiben und wählen Sie einen Flow aus, den Sie erstellen werden, um den Manager zu benachrichtigen. Auf diese Weise erhält der Manager jedes Mal, wenn eine Karte in die Überprüfungsspalte gezogen wird, eine automatische Warnung.
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Erstellen Sie den Benachrichtigungs- und Entscheidungs-Flow Erstellen Sie im Flows-Modul einen neuen Flow namens „Kampagnengenehmigung“. Fügen Sie im Editor einen Aktionsknoten Nachricht senden für den WhatsApp-Kanal des Managers hinzu (Sie benötigen die contact_id des Managers). Die Nachricht kann eine Zusammenfassung der Kampagne und Schnellantwortschaltflächen mit den Optionen „Genehmigen“ und „Ablehnen“ enthalten. Beispiel:
Hallo, {{ manager.first_name }}! Die Kampagne „Winterangebot“ ist bereit zur Überprüfung. Möchten Sie den Versand genehmigen oder ablehnen? [Genehmigen] [Ablehnen]
Fügen Sie nach dem Senden einen Knoten Eine Frage stellen hinzu, um die Antwort des Managers zu erfassen. Verwenden Sie dann einen Bedingung-Knoten zur Verzweigung:
- Wenn die Antwort „Genehmigen“ lautet → fügen Sie das Etikett „genehmigt“ zur Karte hinzu (Aktion Tag zur Karte hinzufügen oder ähnlich, falls verfügbar) und verschieben Sie die Karte in die Spalte „Genehmigt“ (Aktion Karte verschieben).
- Wenn die Antwort „Ablehnen“ lautet → fügen Sie das Etikett „abgelehnt“ hinzu und verschieben Sie die Karte nach „Abgelehnt“. Sie können auch eine Nachricht an den Ersteller der Kampagne mit dem Grund senden.
Speichern und aktivieren Sie den Flow.
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Starten Sie den Überprüfungsprozess Wenn die Kampagne bereit ist, verschieben Sie die Karte von der Spalte „Entwurf“ nach „In Überprüfung“. Synapse löst den Flow aus, und der Manager erhält die Nachricht auf WhatsApp. Er kann mit einem Tippen genehmigen oder ablehnen. Die Karte wird automatisch in die entsprechende Spalte verschoben und erhält das Etikett der Entscheidung.
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Senden Sie die genehmigte Kampagne Greifen Sie nach der Genehmigung auf den Disparador zu, suchen Sie die Entwurfskampagne und starten Sie den Versand manuell, mit der visuellen Bestätigung im Kanban (Karte in der Spalte „Genehmigt“). Papo sendet die Kampagne nach der Genehmigung nicht automatisch – dieser Schritt bleibt zur zusätzlichen Sicherheit unter menschlicher Kontrolle.
Für wen ist dieser Workflow geeignet?
- Unternehmen mit Marketingteams, die WhatsApp-Kampagnen erstellen und vor dem Versand eine Validierung durch einen Koordinator oder Manager benötigen.
- Betriebe, die Compliance-Richtlinien befolgen und verlangen, dass alle Masseninhalte von einer verantwortlichen Person überprüft werden.
- Agenturen, die mehrere Kunden verwalten und einen klaren Genehmigungsprozess des Kunden vor dem Versand von Mitteilungen wünschen.
- Teams, die das Kanban von Papo bereits für andere Anforderungen nutzen und den Arbeitsablauf für Kampagnen in derselben visuellen Umgebung vereinheitlichen möchten.
Häufig gestellte Fragen
Benötige ich einen speziellen Plan, um Kanban, Synapse und Flows zusammen zu nutzen?
Die Module Kanban, Synapse und Flows sind auf der Papo-Plattform verfügbar. Überprüfen Sie die Zugangsdetails gemäß Ihrem Plan. Der erste Benutzer kann die Integration kostenlos testen.
Kann der Manager direkt über WhatsApp genehmigen oder ablehnen, ohne auf das Dashboard zuzugreifen?
Ja. Der Flow sendet die Nachricht mit Schnellantwortschaltflächen. Der Manager tippt auf „Genehmigen“ oder „Ablehnen“, und die Automatisierung führt die entsprechende Aktion im Kanban aus, ohne dass er den Browser öffnen muss.
Ist es möglich, eine Begründung anzugeben, wenn die Kampagne abgelehnt wird?
Sie können den Flow so konfigurieren, dass nach der Ablehnung eine neue Nachricht an den Manager gesendet wird, in der nach dem Grund gefragt wird. Die Antwort kann als Notiz auf der Karte gespeichert oder per WhatsApp an den Antragsteller gesendet werden.
Wird die Kampagne nach der Genehmigung automatisch gesendet?
Nein. Aus Sicherheitsgründen bleibt der Versand manuell. Nach der Genehmigung muss die verantwortliche Person auf den Disparador zugreifen und den Versand starten. Das Kanban dient als visuelle Aufzeichnung der Entscheidung.
Kann ich diesen Workflow anpassen, um andere Inhalte wie Marketing-E-Mails zu genehmigen?
Ja. Dieselbe Kanban-Pipeline und derselbe Flow können verwendet werden, um E-Mail-Marketing-Kampagnen oder andere Kommunikationen zu überprüfen, die eine Genehmigung erfordern. Passen Sie einfach die Nachrichten und die Verantwortlichen an.
Was passiert, wenn der Manager nicht antwortet?
Die Karte bleibt in der Spalte „In Überprüfung“, bis eine Interaktion erfolgt. Sie können einen Erinnerungs-Flow mit einem Warteblock (z. B. 24 Stunden) erstellen, um die Benachrichtigung erneut zu senden, falls keine Antwort erfolgt.
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