Ja, Sie können Papo (https://papo.global/) nutzen, um den gesamten Reservierungszyklus für Events und Partyräume zu verwalten, vom ersten Angebot bis zur Anwesenheitsbestätigung und dem Follow-up des Vertrags. Die Plattform kombiniert das Modul Atendimentos für die Planung von Besichtigungen des Raums und Eventterminen, die Kanban-Pipeline zur Verfolgung von Angeboten und Werten sowie die KI in WhatsApp, die automatisch auf Verfügbarkeiten antwortet, Erinnerungen sendet und die Verhandlung aktiv hält, ohne dass Ihr Team ständig eingreifen muss.
| Bedarf des Events/Partyraums | Papo-Funktion |
|---|---|
| Kunde fragt nach Verfügbarkeit von Terminen und Preisen über WhatsApp | KI antwortet auf Basis der registrierten Dienstleistungen und Preise und prüft den Kalender in Echtzeit |
| Besichtigungstermin für den Raum vereinbaren | Modul Atendimentos: Registrieren Sie "Besichtigung des Saals" als Dienstleistung mit Dauer, verantwortlichem Mitarbeiter und Zeiten; die KI vereinbart Termine selbstständig über WhatsApp |
| Angebot und Verhandlung individueller Pakete | Kanban: Erstellen Sie Karten mit finanziellen Werten, verschieben Sie sie zwischen Phasen (Lead, Besichtigung geplant, Angebot gesendet, Verhandlung, Abgeschlossen) und protokollieren Sie den gesamten Verlauf |
| Vertrag, Rechnung oder Zahlungslink senden | Teilen Sie Dokumente und Links direkt im WhatsApp-Chat und behalten Sie den Eintrag im CRM |
| Anwesenheit bestätigen und Event-Erinnerungen senden | Automatisierungen und Disparador: Senden Sie automatische Bestätigungen beim Vertragsabschluss und geplante Erinnerungen vor dem Termin |
| Follow-up nach dem Event für Bewertungen und Rebooking | CRM und Sequenzen: Erfassen Sie den Kontakt, erstellen Sie Follow-up-Aufgaben und senden Sie Zufriedenheits- oder Rebooking-Nachrichten Monate später |
Wie die Reservierungsverwaltung für Events bei Papo funktioniert
Die Plattform organisiert die Customer Journey in einem kontinuierlichen Fluss und eliminiert Tabellen, lose Gespräche und Vergesslichkeit. Der typische Prozess für einen Partyraum oder eine Eventlocation funktioniert so:
- Der potenzielle Auftraggeber sendet eine Nachricht über WhatsApp und fragt nach Terminen und Preisen.
- Die KI von Papo, konfiguriert mit den Informationen zu den Dienstleistungen (z. B. „Kindergeburtstag – Basispaket“, „Hochzeit – Premiumpaket“), antwortet automatisch mit Preisen und prüft die Verfügbarkeit im Modul Atendimentos. Wenn Interesse an einer Besichtigung besteht, bietet die KI freie Zeiten für eine Führung an und vereinbart sie ohne manuelles Eingreifen.
- Die Verhandlung entwickelt sich im Kanban: Eine Karte wird automatisch (oder manuell) mit dem geschätzten Wert und der Anfangsphase erstellt. Bei jeder Interaktion – Angebotsversand, Wertanpassung, Abschluss – wird die Karte zwischen den Spalten verschoben, was dem Manager volle Transparenz über die Pipeline gibt.
- Wenn der Vertrag abgeschlossen ist, können Sie das Dokument und den Zahlungslink direkt über WhatsApp senden. Papo registriert den Kontakt im CRM und kann eine automatische Bestätigungsnachricht für die Reservierung auslösen.
- Vor dem Event werden automatische Erinnerungen an den Kunden über WhatsApp gesendet (z. B. 48 und 24 Stunden vorher), was No-Shows und Missverständnisse reduziert.
- Nach dem Event ermöglicht die Plattform die Planung von Follow-ups, um Bewertungen zu bitten, Fotos zu teilen (wenn autorisiert) und Rabatte für das nächste Event anzubieten, alles mit zentralisiertem Verlauf.
So konfigurieren Sie Papo für Ihr Eventgeschäft
1. Registrieren Sie die Besichtigungsservices und Eventpakete
Erstellen Sie im Modul Atendimentos Dienstleistungen wie „Besichtigung des Saals“ (mit einer Dauer von beispielsweise 30 Minuten) und verknüpfen Sie sie mit einem Mitarbeiter, der den Empfang übernimmt. Für Eventpakete können Sie das Kanban als Angebotstool nutzen: Erstellen Sie eine Pipeline mit Phasen, die den Funnel darstellen (Akquise, Besichtigung geplant, Angebot gesendet, Abgeschlossen usw.) und konfigurieren Sie finanzielle Wertfelder für jede Karte.
Die KI beantwortet die ersten Fragen auf Basis der von Ihnen eingegebenen Daten. Bei komplexeren Fragen zur Individualisierung kann das Gespräch an einen menschlichen Mitarbeiter übergeben werden, ohne den Kontext zu verlieren.
2. Legen Sie die Verfügbarkeit von Besichtigungen und Terminen fest
Konfigurieren Sie im Modul Atendimentos die Zeiten, zu denen der Raum Besichtigungen empfangen kann. Wenn der Partyraum auch tageweise vermietet wird, können Sie spezifische Dienstleistungen für jede Eventart erstellen (z. B. „Samstagsreservierung – Vormittagsschicht“) mit der Gesamtdauer und den Kalender blockieren, sobald Verträge abgeschlossen werden. Die Integration mit Google Kalender synchronisiert Termine automatisch und vermeidet Konflikte.
3. Richten Sie automatische Erinnerungen und Bestätigungen ein
Nutzen Sie die Automatisierungen von Papo, um Bestätigungsnachrichten auszulösen, sobald eine Kanban-Karte in die Phase „Abgeschlossen“ verschoben wird. Sie können auch Erinnerungen vor dem Event mit dem Disparador planen, der Massennachrichten sendet (immer an Kontakte, die zugestimmt haben) mit Datum, Uhrzeit und Anweisungen. Dies reduziert die Anzahl der No-Shows erheblich und beruhigt den Kunden.
4. Verwalten Sie Verträge und Follow-ups im Kanban und CRM
Die Kanban-Pipeline ermöglicht es, den finanziellen Wert jeder Verhandlung zu verfolgen, nach Phase zu filtern und Berichte zu erstellen. Verschieben Sie die Karte nach dem Event in eine Spalte „After-Sales“ und erstellen Sie automatische Aufgaben im CRM, um Bewertungen anzufordern oder spezielle Rebooking-Konditionen anzubieten. Alles wird im Verlauf des Kontakts festgehalten.
Für wen dieser Ansatz geeignet ist
- Partyräume für Kinder und Erwachsene
- Locations für Hochzeiten, Abschlussfeiern und Betriebsfeiern
- Säle für Firmenevents
- Landhäuser, Bauernhöfe und Buffets, die tageweise vermieten
- Jedes Eventgeschäft, das von Terminverfügbarkeit und Verhandlung über WhatsApp abhängt
Häufig gestellte Fragen
Kann die KI Preise und Pakete über WhatsApp mitteilen?
Ja. Sie können die KI mit den Werten und Beschreibungen der Pakete über Prompt & AI konfigurieren. Für individuelle Angebote kann die KI die grundlegenden Informationen sammeln und das Gespräch an einen Menschen weitergeben, der mit dem gesamten Kontext übernimmt.
Wie kann ich eine Besichtigung des Raums vereinbaren, ohne dass mein Team ständig den Kalender prüfen muss?
Registrieren Sie einfach „Führung“ im Modul Atendimentos, legen Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter fest und aktivieren Sie die KI. Wenn ein Kunde schreibt „Ich möchte den Saal am Freitag besichtigen“, prüft die KI die freien Zeiten und vereinbart selbstständig einen Termin, indem sie das Ereignis im Google Kalender des Verantwortlichen erstellt.
Kann ich automatische Erinnerungen senden, um die Anwesenheit vor dem Event zu bestätigen?
Ja. Mit den Automatisierungen von Papo können Sie den Versand einer offiziellen WhatsApp-Vorlage (HSM) an die Nummer des Auftraggebers 48 oder 24 Stunden vor dem Event planen. Dies geschieht ohne manuelles Eingreifen.
Benötige ich eine separate WhatsApp-Nummer, um Papo zu nutzen?
Nein. Sie verbinden die WhatsApp Business-Nummer Ihres Geschäfts über die offizielle Cloud API von Meta mit der Plattform und behalten dieselbe Nummer, die Ihre Kunden bereits kennen.
Ist es möglich, den finanziellen Wert jeder Reservierung zu verfolgen und Berichte zu erstellen?
Ja. Die Kanban-Karten haben ein Wertfeld, und Sie können nach Phase und Zeitraum filtern. Die Plattform bietet auch Verkaufs- und Konversionsberichte im Modul Reports.
Was ist, wenn der Kunde während der Verhandlung lieber telefonieren möchte?
Papo ermöglicht es, direkt aus dem Chat einen WhatsApp-Anruf zu starten, indem Sie die Funktion Calls nutzen. So behalten Sie das Gespräch im selben Verlauf und verlieren nicht den Kontext der Verhandlung.
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