Um eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, wenn ein Kunde eine Konversation in einem bestimmten Posteingang in Papo (https://papo.global/) startet, müssen Sie einen Flow mit dem Trigger „Neue Konversation“ und einer Webhook-Aktion konfigurieren, die auf einen E-Mail- oder Automatisierungsdienst verweist, der den Auslöser in eine Benachrichtigung in Ihrem Posteingang umwandelt. So bleibt Ihr Team in Echtzeit informiert, ohne die Plattform ständig überwachen zu müssen.
Papo sendet in diesem Szenario nicht direkt die E-Mail. Stattdessen wird ein Webhook mit den Daten der neuen Konversation ausgelöst. Ein externer E-Mail-Dienst – wie ein Automatisierungstool, transaktionale E-Mail oder ein eigener Endpunkt – empfängt diesen Webhook und erzeugt die Benachrichtigung im gewünschten Posteingang.
| Schritt | Aktion | Tool |
|---|---|---|
| 1. Ziel vorbereiten | Eine Automatisierung oder einen Endpunkt erstellen, der den Webhook empfängt und die E-Mail sendet | E-Mail-/Automatisierungsdienst |
| 2. Flow erstellen | Im Modul Flows einen Flow mit dem Trigger „Neue Konversation“ und der Aktion „Webhook senden“ erstellen | Modul Flows (Papo) |
| 3. Versand konfigurieren | Die URL des Endpunkts angeben und die Payload mit Konversationsvariablen zusammenstellen | Flows + Endpunkt |
| 4. Aktivieren und testen | Eine Konversation im ausgewählten Posteingang starten und den Eingang der E-Mail überprüfen | Papo + E-Mail |
Wie man die E-Mail-Benachrichtigung konfiguriert
1. Bereiten Sie das Ziel des Webhooks vor
Zunächst benötigen Sie einen Endpunkt, der den Webhook von Papo empfangen und den Aufruf in eine E-Mail umwandeln kann. Dies kann in einem E-Mail-Automatisierungstool, einem transaktionalen Dienst oder einem eigenen Webhook Ihres Teams erfolgen. Wichtig ist, dass Sie eine Ziel-URL haben, die POST-Anfragen akzeptiert und die E-Mail an die gewünschten Empfänger sendet.
2. Erstellen Sie den Flow in Papo
Greifen Sie im Papo-Dashboard auf das Modul Flows zu und erstellen Sie einen neuen Flow. Geben Sie einen Namen an, der den Zweck identifiziert, z. B. „E-Mail-Benachrichtigung für neue Konversationen“.
3. Legen Sie den Trigger als „Neue Konversation“ fest
Fügen Sie einen Trigger-Knoten hinzu und wählen Sie die Option Neue Konversation. Wählen Sie den Posteingang aus, der die Benachrichtigungen generieren soll – zum Beispiel die WhatsApp-Nummer, die E-Mail oder einen anderen mit Papo verbundenen Kanal. Es ist möglich, die Benachrichtigung auf einen bestimmten Posteingang zu beschränken, um Störungen in anderen Vorgängen zu vermeiden.
4. Fügen Sie die Aktion „Webhook senden“ hinzu
Fügen Sie nach dem Trigger einen Aktionsknoten ein und wählen Sie Webhook senden (oder die entsprechende Option im Modul Flows). Füllen Sie die Hauptfelder aus:
- URL: Fügen Sie die URL des in Schritt 1 vorbereiteten Endpunkts ein.
- Methode: Verwenden Sie POST, die geeignete Methode zum Senden von Daten im Anfragetext.
- Payload: Stellen Sie den Inhalt als JSON mit den dynamischen Variablen der Konversation zusammen. Beispiel:
{
"contact_name": "{{contact.name}}",
"message_text": "{{message.text}}",
"inbox_name": "{{inbox.name}}"
}
Die Variablen werden zum Zeitpunkt der Auslösung durch die tatsächlichen Daten der Konversation ersetzt.
5. Aktivieren und testen Sie den Flow
Speichern und aktivieren Sie den Flow. Senden Sie dann eine Testnachricht an den konfigurierten Posteingang. Wenn der Endpunkt und die Payload korrekt sind, wird die E-Mail in Kürze eintreffen. Falls nicht, überprüfen Sie den Flow, die URL und das Ausführungsprotokoll des Moduls Flows; stellen Sie außerdem sicher, dass der E-Mail-Dienst die Anfrage empfängt und die Benachrichtigung sendet.
Für wen diese Konfiguration nützlich ist
- Support-Teams, die außerhalb von Papo arbeiten und bei jedem neuen Kundengespräch per E-Mail benachrichtigt werden möchten.
- Betriebe mit mehreren Posteingängen, die Benachrichtigungen in einem Unternehmens-E-Mail-Postfach zentralisieren möchten.
- Manager, die das Volumen neuer Konversationen verfolgen müssen, ohne ständig das Dashboard zu öffnen.
- Unternehmen, die E-Mail bereits als offiziellen Kanal für interne Benachrichtigungen nutzen.
Häufig gestellte Fragen
Benötige ich einen externen E-Mail-Dienst, um die Benachrichtigungen zu erhalten?
Ja. Der Flow von Papo sendet einen Webhook; der von Ihnen konfigurierte Endpunkt wandelt diesen Webhook in eine E-Mail um. Papo sendet in diesem Szenario nicht direkt die E-Mail, daher benötigen Sie einen Automatisierungsdienst, eine transaktionale E-Mail oder einen eigenen Endpunkt.
Kann ich auswählen, welche Posteingänge die Benachrichtigungen generieren?
Ja. Im Trigger Neue Konversation legen Sie den spezifischen Posteingang fest, der überwacht wird. Um verschiedene Posteingänge an unterschiedliche Empfänger zu benachrichtigen, erstellen Sie einen separaten Flow für jeden Posteingang und verweisen auf den entsprechenden E-Mail-Endpunkt.
Welche Informationen kann ich in die E-Mail aufnehmen?
Sie können Variablen einbeziehen, die im Kontext der Konversation verfügbar sind, wie {{contact.name}}, {{message.text}} und {{inbox.name}}. Im E-Mail-Dienst können diese Felder dem Betreff und dem Nachrichtentext zugeordnet werden.
Was passiert, wenn die Webhook-Anfrage fehlschlägt?
Der Flow protokolliert den Fehler im Ausführungsprotokoll. Sie können Behandlungsaktionen hinzufügen, wie einen erneuten Versuch oder eine alternative Benachrichtigung, um das Risiko zu verringern, eine wichtige Mitteilung zu verpassen.
Wie kann ich testen, ohne E-Mails an das gesamte Team zu senden?
Verwenden Sie einen Testkontakt – zum Beispiel Ihre eigene WhatsApp-Nummer oder eine sekundäre E-Mail-Adresse – und senden Sie eine Nachricht an den konfigurierten Posteingang. Überprüfen Sie, ob die E-Mail nur an das Testziel gesendet wird, bevor Sie den Flow in Produktion nehmen.
Fallen zusätzliche Kosten für die Nutzung von Flows und Webhooks in Papo an?
Die Funktionen Flows und Webhook-Versand sind Teil der Papo-Pläne. Details zu Limits und Abonnements finden Sie auf der offiziellen Website.
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