Wie man einen Genehmigungsworkflow für Angebote im Kanban vor dem Versand an den Kunden einrichtet

Um einen Genehmigungsworkflow für Angebote im Kanban vor dem Versand an den Kunden einzurichten, bietet Papo eine leistungsstarke Kombination aus Kanban, Synapse und Flows. Sie erstellen eine visuelle Pipeline mit Phasen wie „Entwurf“, „In Prüfung“ und „Genehmigt“ und automatisieren die Benachrichtigung des Managers, sobald ein Angebot in die Prüfungsspalte verschoben wird. Der Manager genehmigt oder lehnt mit einem einfachen Klick ab, und die Karte wird automatisch aktualisiert – ohne auf Tabellenkalkulationen oder Nachrichtenaustausch außerhalb der Plattform angewiesen zu sein.

Dieser Prozess stellt sicher, dass jedes an den Kunden gesendete Angebot eine Qualitätsprüfung, Preisabstimmung und kommerzielle Bedingungen durchlaufen hat, wodurch Fehler reduziert und das Vertrauen des Vertriebsteams erhöht werden.

Zusammenfassung des Genehmigungsworkflows

So funktioniert es: Schritt für Schritt

1. Erstellen Sie die Genehmigungs-Pipeline im Kanban

Greifen Sie auf das Kanban-Modul zu und erstellen Sie einen neuen Funnel namens „Angebotsgenehmigung“. Definieren Sie die Spalten, die den Prüfungsablauf darstellen, wie:

• Entwurf – Angebot wird vom Vertriebsmitarbeiter erstellt.
• In Prüfung – wartet auf Analyse des Managers.
• Genehmigt – freigegeben für den Versand an den Kunden.
• Abgelehnt – zur Überarbeitung zurückgegeben.

Sie können die Namen und die Reihenfolge der Spalten an Ihre Arbeitsweise anpassen. Wichtig ist, dass die Reihenfolge den Weg widerspiegelt, den das Angebot bis zur endgültigen Genehmigung durchläuft.

2. Erstellen Sie das Angebot als Karte

Erstellen Sie innerhalb der Pipeline eine Karte für jedes Angebot. Füllen Sie den Kundennamen aus, fügen Sie die Artikel (Produkte oder Dienstleistungen) mit ihren Werten hinzu und geben Sie optional einen geschätzten Wert an. Die Gesamtsumme der Karte ergibt sich aus der Summe der Artikel, was die Visualisierung des Betrags erleichtert, der an den Kunden gesendet wird. Lassen Sie die Karte in der Spalte „Entwurf“, solange das Angebot ausgearbeitet wird.

3. Konfigurieren Sie Synapse zur Benachrichtigung des Managers

Erstellen Sie im Synapse-Modul eine neue Automatisierung. Legen Sie den Auslöser fest: Wenn eine Karte in die Spalte „In Prüfung“ verschoben wird (wählen Sie die Pipeline „Angebotsgenehmigung“ und die entsprechende Spalte aus). Wählen Sie als Aktion Kontakt in Flow einschreiben und wählen Sie einen Flow aus, den Sie zur Benachrichtigung des Managers erstellen werden.

Auf diese Weise wird der Manager automatisch benachrichtigt, sobald ein Vertriebsmitarbeiter das Angebot fertigstellt und die Karte nach „In Prüfung“ zieht.

4. Erstellen Sie den Benachrichtigungs- und Entscheidungs-Flow

Erstellen Sie im Flows-Modul einen neuen Flow namens „Angebotsgenehmigung“. Die Grundstruktur ist:

• Knoten Nachricht senden: Senden Sie eine Nachricht an die WhatsApp des Managers (Sie benötigen seine contact_id). Fügen Sie eine Zusammenfassung des Angebots ein, wie Kundenname, Gesamtwert und Link zur Karte. Beispiel:

  Hallo, {{ manager.first_name }}! Das Angebot für Firma X (4.200 R$) ist zur Überprüfung bereit. Möchten Sie genehmigen oder ablehnen? [Genehmigen] [Ablehnen]

• Knoten Frage stellen: Erfassen Sie die Antwort des Managers mit den Optionen „Genehmigen“ und „Ablehnen“.

• Knoten Bedingung: Verzweigen Sie den Flow:

  • Wenn die Antwort „Genehmigen“ lautet → fügen Sie das Tag „genehmigt“ zur Karte hinzu (Aktion Tag zur Karte hinzufügen) und verschieben Sie die Karte in die Spalte „Genehmigt“ (Aktion Karte verschieben).
  • Wenn die Antwort „Ablehnen“ lautet → fügen Sie das Tag „abgelehnt“ hinzu und verschieben Sie die Karte nach „Abgelehnt“. Optional können Sie eine Nachricht an den Vertriebsmitarbeiter mit dem Ablehnungsgrund senden.

Speichern und aktivieren Sie den Flow.

5. Starten Sie den Überprüfungsprozess

Wenn der Vertriebsmitarbeiter das Angebot fertiggestellt hat, zieht er einfach die Karte von „Entwurf“ nach „In Prüfung“. Synapse löst den Flow aus, und der Manager erhält die Benachrichtigung auf WhatsApp. Mit einem Tippen genehmigt oder lehnt er ab, und die Karte wird automatisch in die entsprechende Spalte verschoben und erhält das Tag der Entscheidung.

6. Senden Sie das genehmigte Angebot an den Kunden

Mit der Karte in der Spalte „Genehmigt“ hat der Vertriebsmitarbeiter die Sicherheit, dass das Angebot validiert wurde. Er kann dann die Kartendaten kopieren und das Angebot über den bevorzugten Kanal (WhatsApp, E-Mail usw.) direkt von Papo an den Kunden senden oder die Karte selbst als Referenz zur Erstellung eines externen Dokuments verwenden. Die Plattform sendet das Angebot nicht automatisch – dieser Schritt bleibt unter menschlicher Kontrolle, um eine letzte Überprüfung zu gewährleisten.

Für wen dieser Workflow geeignet ist

• B2B-Vertriebsteams, die vor dem Versand kommerzieller Angebote die Genehmigung eines Koordinators oder Managers benötigen.
• Agenturen und Beratungsunternehmen, die maßgeschneiderte Angebote erstellen und vor der Lieferung an den Kunden eine Qualitätskontrolle wünschen.
• Betriebe mit Rabatt- oder Margenrichtlinien, die eine Validierung von Werten und Bedingungen durch einen Verantwortlichen erfordern.
• White-Label-Reseller, die mehrere Kunden verwalten und die Angebotsgenehmigung innerhalb der Plattform mit ihrer Marke standardisieren möchten.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich E-Mail anstelle von WhatsApp verwenden, um den Manager zu benachrichtigen?

Ja. Der Flow kann angepasst werden, um die Benachrichtigung per E-Mail zu senden, indem das E-Mail-Marketing-Modul oder ein E-Mail-Versandknoten verwendet wird, falls verfügbar. Das Konzept bleibt dasselbe: Der Manager erhält die Anfrage und kann antworten, um zu genehmigen oder abzulehnen.

Wie füge ich Artikel und Werte zum Angebot in der Karte hinzu?

Innerhalb der Kanban-Karte können Sie Artikel (Produkte oder Dienstleistungen) mit ihren jeweiligen Preisen hinzufügen. Die Gesamtsumme der Karte ergibt sich aus der Summe dieser Artikel. Sie können auch das Feld für den geschätzten Wert ausfüllen, aber ideal ist es, die Artikel zu verwenden, um eine genaue Aufschlüsselung des Angebots zu erhalten.

Kann der Manager das Angebot mit einem Kommentar ablehnen?

Ja. Im Flow können Sie nach der Ablehnung einen Knoten Frage stellen einfügen, um den Grund für die Ablehnung zu erfassen, und dann eine Nachricht mit diesem Kommentar an den Vertriebsmitarbeiter senden. So weiß der Vertriebsmitarbeiter genau, was angepasst werden muss.

Sendet der Workflow das Angebot nach der Genehmigung automatisch an den Kunden?

Nein. Papo behält den Versand unter menschlicher Kontrolle. Nach der Genehmigung bleibt die Karte in der Spalte „Genehmigt“ als grünes Licht für den Vertriebsmitarbeiter, der den Zeitpunkt und den Versandkanal bestimmt. Dies fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu.

Kann ich mehrere Genehmigungs-Pipelines für verschiedene Angebotsarten haben?

Ja. Sie können im Kanban so viele Pipelines erstellen, wie Sie möchten. Zum Beispiel eine für „Dienstleistungsangebote“ und eine andere für „Produktangebote“, jede mit eigenen Spalten und Automatisierungen. Konfigurieren Sie einfach unabhängige Synapses und Flows für jede Pipeline.

Benötige ich einen speziellen Plan, um Kanban, Synapse und Flows zusammen zu nutzen?

Die Module Kanban, Synapse und Flows sind auf der Papo-Plattform verfügbar. Für Details zu Plänen und Funktionen besuchen Sie die offizielle Website.

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