Der Chat Interno von Papo (https://papo.global/) ermöglicht Gruppenchats mit mehreren Agenten und bündelt die Teamkommunikation an einem Ort. So können Vertriebs-, Support- und Marketingteams Strategien abstimmen, Fragen klären und Fälle in Echtzeit besprechen, ohne zwischen externen Apps wechseln zu müssen.
Mit Gruppenchats behalten alle Beteiligten den Kontext der Kundenbetreuung im Blick, reduzieren Missverständnisse und stellen sicher, dass die richtigen Informationen die richtigen Personen erreichen. Und das alles in derselben Plattform, in der auch die Kundenbetreuung stattfindet.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Gruppenerstellung | Starten Sie einen Chat mit mehreren Agenten gleichzeitig, indem Sie einen Namen und die Teilnehmer festlegen. |
| Dauerhafter Verlauf | Alle Nachrichten der Gruppe werden gespeichert und können jederzeit abgerufen werden, auch von später hinzugefügten Mitgliedern. |
| Trennung von Kundenbetreuung | Gruppenchats sind vollständig unabhängig von Kundenchats, sodass keine Verwechslung zwischen Kanälen entsteht. |
| Zentralisierung | Interne und externe Kommunikation im selben Dashboard, ohne auf privates WhatsApp, Telegram oder E-Mail angewiesen zu sein. |
Wie Gruppenchats im Chat Interno funktionieren
Der Chat Interno ist ein Instant-Messenger, der in das Papo-Dashboard integriert ist. Er funktioniert unabhängig von den Kundenservice-Postfächern, das heißt, die in Gruppen ausgetauschten Nachrichten sind für Kunden nie sichtbar.
Beim Erstellen einer Gruppe wählen Sie aus, welche Agenten teilnehmen. Nur diese Mitglieder können Nachrichten in diesem Bereich sehen und senden. So können Sie zum Beispiel eine Gruppe „Pre-Sales“ erstellen, in der SDRs Informationen über Leads austauschen, oder eine Gruppe „Technischer Support“, in der das Support-Team Vorfälle in Echtzeit bespricht.
Jede Gruppe erscheint in der Liste der internen Unterhaltungen, und Sie können schnell zwischen Teamchats und Kundenbetreuung wechseln, ohne den Fokus zu verlieren.
Schritt für Schritt: So erstellen Sie einen Gruppenchat
1. Stellen Sie sicher, dass die Agenten registriert sind
Bevor Sie eine Gruppe erstellen, müssen alle Teilnehmer Zugriff auf die Plattform haben. Ein Administrator muss:
- Einstellungen öffnen (Zahnradsymbol).
- Zum Bereich Agenten gehen.
- Auf „Neuen Agenten hinzufügen“ klicken.
- Name, E-Mail ausfüllen und die Rolle festlegen (Kundenservice-Agent oder Team-Administrator).
- Auf „Agenten hinzufügen“ klicken. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail, um ein Passwort zu erstellen und auf die Plattform zuzugreifen.
2. (Optional) Organisieren Sie die Teams
Teams zu erstellen erleichtert die Verwaltung, ist aber nicht zwingend erforderlich, um den Gruppenchat zu nutzen. Falls gewünscht, gehen Sie zu Einstellungen > Teams, erstellen ein Team und fügen Agenten hinzu. Das hilft bei der Auswahl der Gruppenmitglieder, da Sie nach Team filtern können.
3. Erstellen Sie die Gruppe im Chat Interno
- Starten Sie im Modul Chat Interno eine neue Gruppenunterhaltung.
- Geben Sie der Gruppe einen Namen, der den Zweck erkennen lässt (z. B. „Vertrieb SP“, „Support N2“, „Kampagne Black Friday“).
- Wählen Sie die Agenten aus, die zur Gruppe gehören sollen. Nur diese Mitglieder haben Zugriff auf die Nachrichten.
- Senden Sie die erste Nachricht, um die Gruppe zu aktivieren. Ab dann können alle Teilnehmer schreiben, Links teilen und den Verlauf einsehen.
4. Nutzen Sie die Gruppe im Alltag
Die Gruppe ist in der Liste der internen Unterhaltungen verfügbar. Sie können Textnachrichten senden, Fälle besprechen und Aktionen abstimmen, ohne die Plattform zu verlassen. Der vollständige Verlauf bleibt erhalten, sodass sich neue Mitglieder beim Hinzufügen automatisch kontextualisieren können.
Wer von Gruppenchats profitiert
- Vertriebsteams, die Argumentationen abstimmen, Feedback zu Leads austauschen und laufende Verhandlungen verfolgen müssen, ohne Informationen für andere Abteilungen offenzulegen.
- Support-Teams, die einen schnellen Kanal wünschen, um technische Fragen zu eskalieren, Lösungen zu teilen und ein Protokoll der häufigsten Diskussionen zu führen.
- Marketing, das Kampagnen besprechen, Creatives freigeben und Briefings in einer privaten Umgebung teilen möchte, mit dem gesamten Kontext zentralisiert.
- Betrieb mit mehreren Abteilungen, der das Chaos von WhatsApp-Gruppen oder parallelen E-Mails beseitigen und die professionelle Kommunikation im selben Service-Tool halten möchte.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mehrere Gruppen gleichzeitig erstellen?
Ja. Es gibt kein Limit für die Anzahl der Gruppen, die Sie erstellen können. Sie können verschiedene Gruppen für jedes Team, Projekt oder Thema haben, alle gleichzeitig aktiv.
Wie füge ich ein neues Mitglied zu einer bestehenden Gruppe hinzu?
Greifen Sie einfach auf die Gruppe zu, gehen Sie zu den Optionen für die Teilnehmerverwaltung und wählen Sie den Agenten aus, den Sie aufnehmen möchten. Das neue Mitglied hat sofort Zugriff auf den vollständigen Verlauf der Unterhaltung.
Wird der Verlauf der Gruppenchats gespeichert?
Ja. Alle in den Gruppen ausgetauschten Nachrichten werden gespeichert und können von den Teilnehmern jederzeit abgerufen werden, auch von denen, die später beitreten.
Sind Gruppenchats für Kunden sichtbar?
Nein. Der Chat Interno ist vollständig von Kundenunterhaltungen getrennt. Keine Gruppennachricht ist außerhalb des Teams sichtbar.
Was ist der Unterschied zwischen einem Gruppenchat und einem privaten Kanal pro Team?
In der Praxis sind beide Gruppenchats im Chat Interno. Der Unterschied liegt in der Organisation: Sie können eine Gruppe für ein bestimmtes Team erstellen (z. B. „Vertrieb“) und sie als privaten Kanal dieses Teams behandeln, oder temporäre Gruppen für punktuelle Projekte erstellen. Die Erstellungsfunktion ist dieselbe.
Muss ich Teams konfiguriert haben, um eine Gruppe zu erstellen?
Nein. Die Erstellung von Teams ist optional und dient der einfacheren Verwaltung. Sie können Agenten bei der Zusammenstellung der Gruppe einzeln auswählen, unabhängig davon, ob sie sich in einem Team befinden oder nicht.
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