Ja, Sie können den Versand einer täglichen Zusammenfassung der Gespräche per E-Mail in Papo (https://papo.global/) mit dem Modul Flows automatisieren. Die Plattform kombiniert die künstliche Intelligenz, die die Kontakte bereits analysiert und zusammenfasst, mit einer geplanten Versandaktion und erzeugt so einen Bericht, der jeden Tag im Posteingang des Managers landet – ohne manuelle Arbeit.
Mit dieser Automatisierung erhält die für den Betrieb verantwortliche Person eine konsolidierte Übersicht darüber, was im Kundenservice passiert ist: Gesprächsvolumen, wichtigste Themen, heiße Leads und sogar die Stimmung der Kunden. Alles automatisch von der KI von Papo extrahiert und in einem klaren Format per E-Mail geliefert.
| Schritt | Aktion | Wo konfigurieren |
|---|---|---|
| 1 | E-Mail-Zugangsdaten (SMTP) konfiguriert haben | Einstellungen → Posteingänge |
| 2 | Einen Flow mit täglichem Trigger (Zeitplan) erstellen | Modul Flows |
| 3 | Eine KI-Aktion hinzufügen, um die Tageszusammenfassung zu erstellen | Aktionsknoten im Flow (KI/Verarbeitung) |
| 4 | Eine E-Mail-Versandaktion mit der Zusammenfassung einfügen | E-Mail-Aktionsknoten im Flow |
| 5 | Den Flow aktivieren und testen | Modul Flows |
Wie die automatisierte tägliche Zusammenfassung funktioniert
Papo nutzt bereits künstliche Intelligenz, um Gespräche in Echtzeit zu analysieren – Leads zu bewerten, Themen zu kategorisieren und über den Assistenten Capitão Insights zu liefern. Der tägliche Flow plant einfach das Sammeln dieser Informationen und sendet sie per E-Mail.
- Geplanter Trigger: Der Flow wird automatisch einmal pro Tag zu der von Ihnen festgelegten Uhrzeit gestartet (z. B. 20 Uhr, nach Feierabend).
- Sammlung und Zusammenfassung: Eine KI-Aktion ruft die Gespräche des Zeitraums ab und erstellt eine Zusammenfassung mit den relevantesten Daten: Gesamtzahl der Servicefälle, offene Gespräche, Leads mit dem höchsten Score, am häufigsten verwendete Tags und sogar eine Analyse der vorherrschenden Stimmung.
- E-Mail-Versand: Der generierte Text wird in den Text einer E-Mail eingefügt und unter Verwendung der bereits in der Plattform konfigurierten SMTP-Zugangsdaten an den Manager (oder eine Empfängerliste) gesendet.
Das Ergebnis ist ein täglicher Bericht, der ankommt, ohne dass jemand Tabellen zusammenstellen oder Dutzende Chats lesen muss.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen des Flows
Voraussetzung: E-Mail-Versandzugangsdaten
Bevor Sie den Flow erstellen, müssen Sie in Papo einen E-Mail-Posteingang für den Versand konfiguriert haben. Gehen Sie zu Einstellungen → Posteingänge, fügen Sie einen Posteingang vom Typ E-Mail hinzu und geben Sie die Daten Ihres SMTP-Servers an (Server, Port, Benutzer und Passwort). Es wird empfohlen, Dienste wie Amazon SES oder SendGrid zu verwenden, um die Zustellbarkeit zu gewährleisten.
1. Einen neuen Flow erstellen
Greifen Sie im Seitenmenü auf das Modul Flows zu und klicken Sie, um einen neuen Flow zu erstellen. Geben Sie einen beschreibenden Namen ein, z. B. „Tägliche Gesprächszusammenfassung“.
2. Den geplanten Trigger konfigurieren
Fügen Sie einen Trigger-Knoten hinzu und wählen Sie die Zeitplanoption (täglich). Legen Sie die Uhrzeit fest, zu der die Zusammenfassung erstellt und gesendet werden soll – zum Beispiel um 19 Uhr, direkt nach dem Ende des Kundenservice des Tages.
3. Die KI-Aktion zur Zusammenfassung hinzufügen
Fügen Sie einen Aktions-Knoten ein, der die künstliche Intelligenz von Papo verwendet. Konfigurieren Sie den Prompt so, dass die KI:
- Die Gespräche der letzten 24 Stunden berücksichtigt.
- Metriken wie die Anzahl offener, gelöster und ausstehender Gespräche extrahiert.
- Die Kontakte mit dem höchsten Lead-Score auflistet (heiße Kunden).
- Die häufigsten Tags gruppiert (z. B. „Budget“, „Technischer Support“).
- Optional eine allgemeine Stimmungsanalyse einbezieht.
Die KI gibt einen strukturierten Text zurück, der als E-Mail-Text dient.
4. Die E-Mail-Versandaktion hinzufügen
Fügen Sie nach dem KI-Knoten einen weiteren Aktions-Knoten vom Typ E-Mail senden ein. Wählen Sie die in der Voraussetzung konfigurierten Zugangsdaten aus, geben Sie die Empfängeradresse (Manager) an und verwenden Sie die Variable mit der im vorherigen Schritt erstellten Zusammenfassung als Inhalt der Nachricht. Sie können auch einen festen Betreff festlegen, z. B. „Zusammenfassung der Servicefälle – {{data}}“.
5. Aktivieren und testen
Speichern Sie den Flow und aktivieren Sie ihn. Zum Testen können Sie eine manuelle Ausführung erzwingen (falls verfügbar) oder auf den nächsten geplanten Zeitpunkt warten. Prüfen Sie, ob die E-Mail korrekt ankommt und ob der Inhalt die Gespräche des Tages widerspiegelt. Passen Sie den KI-Prompt nach Bedarf an, um genau die Informationen aufzunehmen, die der Manager benötigt.
Für wen diese Automatisierung nützlich ist
- Service-Manager, die den Betrieb verfolgen müssen, ohne sich mehrmals täglich in die Plattform einzuloggen.
- Vertriebsleiter, die wissen möchten, welche Leads am heißesten sind und welche Geschäfte vorangekommen sind.
- Geschäftsinhaber, die den Kundenservice auslagern, aber eine tägliche Zusammenfassung von Qualität und Volumen der Interaktionen wünschen.
- Betriebe mit mehreren Kanälen (WhatsApp, Instagram, E-Mail), die alles in einem einzigen Morgenbericht konsolidieren möchten.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich vor dem Erstellen des Flows konfigurierte E-Mail-Zugangsdaten haben?
Ja. Der Versand der Zusammenfassung hängt von einem in Papo konfigurierten E-Mail-Posteingang mit SMTP ab. Ohne diesen kann der Flow die Nachricht nicht senden.
Erstellt die KI die Zusammenfassung automatisch oder muss ich jedes Detail programmieren?
Die KI von Papo analysiert die Gespräche bereits in Echtzeit (Score, Tags, Assistent). Im Flow geben Sie lediglich über einen Prompt vor, was in die Zusammenfassung aufgenommen werden soll. Die Plattform übernimmt das Sammeln und Formatieren der Informationen.
Kann ich den Inhalt der E-Mail anpassen?
Ja. Der E-Mail-Text wird aus dem von der KI generierten Text zusammengestellt. Sie können den Prompt anpassen, um bestimmte Metriken, Begrüßungen oder sogar eine Tabelle mit den heißesten Leads aufzunehmen.
Was passiert, wenn es an dem Tag keine Gespräche gibt?
Der Flow wird normal ausgeführt, aber die Zusammenfassung zeigt an, dass es keine Aktivität gab. Sie können eine optionale Bedingung konfigurieren, um die E-Mail nicht zu senden, wenn keine Gespräche vorhanden sind, und so leere Nachrichten zu vermeiden.
Kann ich die Zusammenfassung an mehr als einen Empfänger senden?
Ja. In der E-Mail-Aktion können Sie mehrere Adressen angeben (durch Kommas getrennt) oder sogar eine vordefinierte Kontaktliste verwenden, sofern die Versandzugangsdaten das Volumen unterstützen.
Verbraucht der Flow KI-Credits?
Die Erstellung der Zusammenfassung nutzt die KI-Verarbeitung von Papo, die in den Tarifen der Plattform enthalten ist. Details zu Nutzungslimits können direkt auf der Website eingesehen werden.
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