Um After-Sales-Aufgaben mit Fälligkeitsdaten im Kanban von Papo (https://papo.global/) zu verwalten, passen Sie einen Funnel mit Phasen an, die den Liefer- und Nachfasszyklus widerspiegeln – etwa „Warten auf Versand“, „In Produktion“ und „Geliefert“ – und erstellen Sie Aufgaben innerhalb der Karten mit Frist und Verantwortlichem. So wird jede Verpflichtung zu einer nachverfolgbaren Karte, und automatische Erinnerungen verhindern, dass Sie Follow-up- oder Lieferfristen verpassen.
Statt Lieferungen und After-Sales-Kontakte in Tabellen oder separaten Kalendern zu verwalten, bündeln Sie alle Aktivitäten in derselben visuellen Pipeline, mit der Sie bereits Ihre Verkäufe steuern. Papo integriert das Kanban in das CRM und den Super Chat, sodass Sie Benachrichtigungen planen und die Karten verschieben können, wenn sich der Status der After-Sales-Aufgabe weiterentwickelt.
Überblick über den After-Sales-Ablauf im Kanban
| Phase | Aktion | Wo |
|---|---|---|
| Funnel aufbauen | Spalten wie „Warten auf Versand“, „In Produktion“, „Geliefert“, „Follow-up geplant“ und „Abgeschlossen“ anlegen | Kanban-Modul |
| Aufgaben erfassen | Für jede After-Sales-Verpflichtung eine Karte mit Kunde, Beschreibung und Fälligkeitsdatum erstellen | Karte im Kanban |
| Benachrichtigungen planen | Eine Aufgabe mit Frist und Verantwortlichem innerhalb der Karte hinzufügen | Karte der Aufgabe |
| Automatisches Follow-up aktivieren | Das Kanban so konfigurieren, dass es benachrichtigt, wenn eine Karte zu lange in einer kritischen Phase liegen bleibt | Konfiguration des Funnels |
| Fortschritt verfolgen | Die Karte zwischen den Spalten verschieben, wenn die Lieferung oder das Follow-up voranschreitet | Drag-and-drop oder Super Chat |
| Ergebnis messen | Die abgeschlossenen Karten auflisten und offene Punkte je Verantwortlichem prüfen | Super Chat oder Berichte |
So funktioniert es
1. Erstellen Sie einen Funnel speziell für den After-Sales
Legen Sie einen Kanban-Funnel mit dem Namen „After-Sales“ an und definieren Sie Phasen, die den Lebenszyklus Ihrer Lieferungen und Nachfassaktionen abbilden. Beispiele für Spalten:
- Warten auf Versand – Bestellungen oder Dokumente, die versendet werden müssen.
- In Produktion – Artikel in Bearbeitung oder laufende Leistungen.
- Geliefert – physische oder digitale Lieferung abgeschlossen, aber noch ohne Bestätigung des Kunden.
- Follow-up geplant – Zufriedenheits- oder Verlängerungskontakt für ein zukünftiges Datum angesetzt.
- Abgeschlossen – Aufgabe erledigt und bestätigt.
Mit dieser Struktur sehen Sie auf dem Bildschirm, wie viele Aktivitäten sich in welcher Phase befinden und wo Sie zuerst handeln müssen.
2. Legen Sie jede Verpflichtung als Karte an
Jede Karte steht für eine After-Sales-Aufgabe. Füllen Sie beim Erstellen den Namen des Kunden, eine klare Beschreibung dessen, was zu tun ist (z. B. „Unterzeichneten Vertrag an die Clínica Vida senden“) und, falls gewünscht, einen geschätzten zugeordneten Wert aus. Verknüpfen Sie die Karte mit dem entsprechenden Kontakt, um den Verlauf einheitlich zu halten.
Verschieben Sie die Karte in die Phase, die dem aktuellen Stand der Aufgabe entspricht. Bei einer Lieferung, die noch nicht begonnen hat, ist die Startspalte „Warten auf Versand“ oder „In Produktion“.
3. Planen Sie Erinnerungen mit Aufgaben und Fristen
Öffnen Sie die Karte und erstellen Sie eine interne Aufgabe für die Verpflichtung. Füllen Sie aus:
- Titel – z. B. „Monatsbericht an die Empresa X liefern“.
- Verantwortlicher – wer die Aktion ausführt.
- Frist – legen Sie das genaue Fälligkeitsdatum fest.
Die Aufgabe ist mit der Karte verknüpft und kann direkt dort angezeigt werden. Auch wenn die Kanban-Aufgaben von sich aus keine automatischen Benachrichtigungen auslösen, verfügt das Kanban von Papo über ein automatisches Follow-up. Sie können den Funnel so konfigurieren, dass das Team benachrichtigt wird, sobald eine Karte zu lange in einer Phase wie beispielsweise „Warten auf Versand“ liegen bleibt. So bleibt keine kritische Frist unbemerkt.
4. Nutzen Sie den Super Chat, um das Erstellen und die Nachverfolgung zu beschleunigen
Mit dem Super Chat müssen Sie nicht bis zur Karte navigieren. Geben Sie Befehle wie diese ein:
criar tarefa 'Enviar proposta de renovação para a Clínica Vida' para 15/07mover negócio de [contato] para a etapa Entregueliste todos os ganhos do Kanban– um die abgeschlossenen Aufgaben und gegebenenfalls den Gesamtwert zu sehen
Das reduziert den operativen Aufwand und hält den Fokus auf der Kundenbetreuung.
5. Verschieben Sie die Karten, wenn die Aufgabe voranschreitet
Wenn die Lieferung versandt wurde, ziehen Sie die Karte zu „Geliefert“. Ist ein Follow-up geplant, verschieben Sie sie zu „Follow-up geplant“ und erstellen Sie eine neue Aufgabe mit dem Datum des Kontakts. Zum Abschluss bringen Sie die Karte zu „Abgeschlossen“. Diese Bewegung dokumentiert das Ergebnis und erlaubt es Ihnen, auf einen Blick zu sehen, wie viele Aktivitäten noch offen sind.
6. Messen Sie den Erfolg des After-Sales
Um zu erfahren, wie viele Aufgaben in einem Zeitraum abgeschlossen wurden, nutzen Sie den Super Chat mit dem Befehl Wow do mês oder vendas fechadas – das System gibt die als gewonnen (won) markierten Karten zurück. Im Modul Berichte zeigt die Funnel-Zusammenfassung, wie viele Karten sich in welcher Phase befinden, und hilft dabei, Engpässe zu erkennen und die Abschlussquote der After-Sales-Aktivitäten zu berechnen.
Für wen ist das nützlich
- Unternehmen, die physische Produkte oder Dienstleistungen mit Lieferphasen verkaufen und Fristen für Versand, Installation oder Follow-up kontrollieren müssen.
- Customer-Success- oder Operations-Manager, die eine zentrale Übersicht der offenen After-Sales-Punkte wünschen, ohne auf Tabellen oder manuelle Erinnerungen angewiesen zu sein.
- B2B-Abläufe mit komplexen Lieferungen, bei denen nach dem Abschluss des Geschäfts mehrere Aktivitäten ausgeführt werden müssen.
Häufig gestellte Fragen
Lösen Aufgaben mit Fälligkeitsdatum automatische Benachrichtigungen aus?
Die innerhalb einer Kanban-Karte erstellten Aufgaben erzeugen von sich aus keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch das automatische Follow-up des Funnels so konfigurieren, dass das Team benachrichtigt wird, wenn eine Karte zu lange in einer kritischen Phase wie „Warten auf Versand“ liegen bleibt. Für Erinnerungen auf Basis eines exakten Datums bietet das Modul Projekte diese Funktion.
Kann ich alle After-Sales-Aufgaben mit Frist an einem einzigen Ort sehen?
Die Aufgaben sind innerhalb jeder Karte sichtbar. Für eine konsolidierte Ansicht aller Aktivitäten mit Daten ist das Modul Projekte das empfohlene Werkzeug, da es erlaubt, Aufgaben nach Projekt und nach Verantwortlichem aufzulisten.
Kann ich eine After-Sales-Aufgabe einem anderen Teammitglied zuweisen?
Ja. Beim Erstellen der Aufgabe in der Karte können Sie jedes Teammitglied als Verantwortlichen auswählen, sofern es Zugriff auf den Funnel hat.
Wie verschiebe ich eine Karte nur mit dem Super Chat?
Verwenden Sie Befehle wie mover negócio de [nome do contato] para a etapa [nome da etapa]. Der Super Chat führt die Aktion aus, ohne dass Sie das Kanban öffnen müssen.
Funktioniert das automatische Follow-up in jeder Phase des Funnels?
Ja. Sie können die Inaktivitätswarnung für jede Spalte des Funnels konfigurieren und dabei festlegen, wie lange eine Karte maximal liegen bleiben darf, bevor das Team benachrichtigt wird.
Kann ich das After-Sales-Kanban zusammen mit dem Vertriebs-Kanban nutzen?
Ja. Papo erlaubt es, mehrere unabhängige Funnels zu erstellen. Sie können einen Funnel für den Vertrieb und einen für den After-Sales pflegen, jeder mit eigenen Phasen und Regeln.
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Mit Papo organisieren Sie alle After-Sales-Aufgaben in derselben visuellen Pipeline, verringern das Risiko, Fristen zu vergessen, und verbessern die Kundenerfahrung.