Wie man einen Flow automatisch auslöst, wenn ein neuer Kontakt im CRM erstellt wird

Um einen Flow automatisch auszulösen, sobald ein neuer Kontakt zum CRM hinzugefügt wird, verwenden Sie das Modul Flows von Papo und wählen Sie den Trigger „Kontakt erstellt“. Ausgehend von diesem Ereignis können Sie eine Willkommensnachricht über WhatsApp senden und das Vertriebsteam sofort mit den Informationen des Leads benachrichtigen – ohne manuelle Aktionen.

Mit dieser Automatisierung erhält jeder Lead, der in die Datenbank gelangt – sei es durch Import, Formular oder manuelle Registrierung – eine sofortige erste Interaktion, und das Vertriebsteam wird benachrichtigt, um das Follow-up zum richtigen Zeitpunkt durchzuführen.

Zusammenfassung des automatischen Ablaufs für neue Kontakte

So funktioniert es: Schritt für Schritt

1. Erstellen Sie den Flow mit dem passenden Trigger
   Greifen Sie im Seitenmenü von Papo auf Flows / Chatbot zu. Klicken Sie, um einen neuen Flow hinzuzufügen, und geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen wie „CRM-Willkommen“. Im Editor ist der erste Knoten der Startknoten. Ersetzen Sie den Standard-Trigger durch das Ereignis Kontakt erstellt – es ist in der Ereignisliste des Moduls Flows verfügbar. So wird der Flow jedes Mal ausgeführt, wenn ein neuer Kontaktdatensatz im CRM eingefügt wird, unabhängig von der Quelle.

2. Erstellen Sie die Willkommensnachricht
   Klicken Sie nach dem Trigger auf das „+“ und wählen Sie die Aktion Nachricht senden. Schreiben Sie im Textfeld eine personalisierte Begrüßung unter Verwendung der Kontaktvariablen wie {{ contact.first_name }}. Beispiel:

   Hallo, {{ contact.first_name }}! Wir sind von [Ihr Unternehmen]. Wir haben Ihre Registrierung erhalten und möchten helfen. Suchen Sie Informationen zu unseren Tarifen, Support oder einer Demo?
   Wenn gewünscht, fügen Sie im selben Knoten ein Bild oder ein Präsentationsvideo an.

3. Fügen Sie die Benachrichtigung für das Vertriebsteam hinzu
   Fügen Sie nach der Nachricht einen neuen Aktionsknoten ein. Wählen Sie eine Option, die das Team alarmiert, wie Interne Nachricht senden oder Aufgabe im Kanban erstellen. Fügen Sie in den Inhalt der Benachrichtigung die relevanten Variablen ein: Name, Telefon, E-Mail und Quelle des Kontakts (z. B. {{ contact.phone }}, {{ contact.source }}). Auf diese Weise erhält der Vertriebler eine Zusammenfassung des Leads, sobald dieser in die Datenbank gelangt, und kann schnell handeln.

4. Aktivieren Sie den Flow
   Überprüfen Sie die Sequenz, speichern Sie und ändern Sie den Status des Flows auf Aktiv. Ab diesem Moment löst jeder im CRM erstellte neue Kontakt automatisch den Flow aus, sendet die Willkommensnachricht und die Benachrichtigung.

Für wen ist dieser Flow geeignet?

• Unternehmen, die Leads über Formulare, Landingpages oder Listenimporte gewinnen und eine sofortige erste Antwort wünschen.
• Vertriebsteams, die in Echtzeit über neue Kontakte benachrichtigt werden müssen, ohne auf manuelle Prüfungen im CRM angewiesen zu sein.
• B2B-Operationen, die mit aktiver Akquise arbeiten und den Lead in WhatsApp engagieren möchten, sobald die Registrierung abgeschlossen ist.
• Unternehmen, die Papo als zentralen Kontakt-Hub nutzen und den Empfang jeder neuen Registrierung automatisieren möchten, unabhängig vom Eingangskanal.

Häufig gestellte Fragen

Was genau ist der Trigger „Kontakt erstellt“?

Es ist ein Ereignis des Moduls Flows, das die Automatisierung auslöst, sobald ein neuer Kontakt im CRM von Papo gespeichert wird. Dazu gehören manuell hinzugefügte, in großen Mengen importierte oder durch Integrationen erstellte Kontakte.

Benötige ich eine genehmigte Nachrichtenvorlage (HSM), um die Willkommensnachricht zu senden?

Wenn der Kontakt noch kein Gespräch in WhatsApp begonnen hat, kann die Plattform eine genehmigte Nachrichtenvorlage (HSM) verwenden, um die Zustellung zu gewährleisten. Wenn der Lead bereits zuvor interagiert hat und sich innerhalb des 24-Stunden-Fensters befindet, wird die Nachricht als normale Antwort gesendet. Wir empfehlen, eine genehmigte Vorlage für Szenarien des ersten proaktiven Kontakts zu haben.

Kann ich diesen Flow für massenhaft importierte Kontakte verwenden?

Ja. Jeder über den Import hinzugefügte Kontakt löst den Flow einzeln aus. Auf diese Weise erhält eine ganze Liste von Leads die Willkommensnachricht und die Benachrichtigung wird für jeden einzelnen generiert.

Wie benachrichtige ich nur eine bestimmte Gruppe von Vertrieblern?

Sie können eine Bedingung im Flow basierend auf Tags, der Lead-Quelle oder einem beliebigen Kontaktfeld einfügen. So wird die Benachrichtigung nur an das Team oder die für dieses Lead-Profil verantwortliche Person gerichtet.

Funktioniert der Flow für Kontakte, die über die API oder andere Integrationen erstellt wurden?

Ja. Solange das Ereignis der Kontakterstellung vom Modul Flows erfasst wird, wird der Trigger normal ausgelöst, unabhängig davon, wie der Datensatz ins CRM gelangt ist.

Kann ich diesen Flow mit anderen Automatisierungsschritten kombinieren?

Ja. Nach der Willkommensnachricht und der Benachrichtigung können Sie Qualifizierungsknoten (Fragen, Bedingungen), Tag-Zuweisungen, Aktualisierungen von Kontaktfeldern oder sogar die Einschreibung in eine Sequenz hinzufügen. Der Flow ist vollständig anpassbar.

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