Um Konversationen und Kontakte massenhaft programmatisch zu archivieren, verwenden Sie die REST-API von Papo. Mit den Endpunkten zur Aktualisierung von Kontakten und zum Anwenden von Tags auf Konversationen können Sie Datensätze als archiviert markieren und die Datenbank stets sauber halten, ohne manuellen Eingriff – ideal für Vorgänge mit großen Datenmengen oder für White-Label-Reseller, die mehrere Kunden verwalten.
Papo erfordert keinen exklusiven „Archivieren“-Endpunkt. Stattdessen verwenden Sie die bereits in der API verfügbaren Operationen, um den Status der Datensätze zu ändern: einen Kontakt aktualisieren (indem Sie ein Archivierungs-Tag oder ein benutzerdefiniertes Attribut hinzufügen) und ein Tag auf eine Konversation anwenden. Auf diese Weise können Skripte oder Automatisierungen Tausende von Elementen im Batch verarbeiten und die Datenbank gemäß den Regeln Ihres Geschäfts organisieren.
Zusammenfassung des Massenarchivierungsprozesses über die API
| Schritt | Aktion | Wichtiges Detail |
|---|---|---|
| 1. Schlüssel erhalten | Generieren Sie den geheimen Schlüssel (sk_live_…) und kopieren Sie den öffentlichen Schlüssel (pk_live_…) im Papo-Dashboard. | Der geheime Schlüssel wird nur einmal angezeigt; bewahren Sie ihn an einem sicheren Ort auf. |
| 2. Identifizieren, was archiviert werden soll | Listen Sie Kontakte oder Konversationen auf, die archiviert werden sollen (nach Datum, Status, fehlender Interaktion usw.). | Verwenden Sie die Listen-Endpunkte mit Filtern oder exportieren Sie eine CSV, um das Skript zu speisen. |
| 3. Kontakte archivieren | Senden Sie für jeden Kontakt eine Aktualisierungsanfrage, die das Tag „archiviert“ oder ein benutzerdefiniertes Attribut enthält. | Der Kontaktaktualisierungs-Endpunkt akzeptiert die Felder, die Sie ändern möchten. |
| 4. Konversationen archivieren | Wenden Sie für jede Konversation ein Tag wie „archiviert“ über den Tag-Endpunkt an. | Das Tag wird automatisch im Konto erstellt, falls es noch nicht existiert. |
| 5. Ergebnis überprüfen | Prüfen Sie, ob die Datensätze mit der Archivierungsmarkierung erscheinen und ob die Filter der Plattform die neue Organisation widerspiegeln. | Passen Sie die Filter im Modul Kontakte oder Konversationen an, um archivierte Elemente auszublenden. |
Wie es funktioniert – Schritt für Schritt
1. Authentifizierung und Schlüssel
Jeder Aufruf, der Daten ändert, erfordert den geheimen Schlüssel des Kontos. Er muss als Bearer-Token im Header Authorization (oder im Header X-Papo-Secret-Key) gesendet werden. Der öffentliche Schlüssel (pro Konto fest) kann die Anfrage im Header X-Papo-Public-Key begleiten – seine Verwendung ist optional, aber wenn er gesendet wird, muss er zum selben Konto wie der geheime Schlüssel gehören.
Generieren Sie die Schlüssel im Papo-Dashboard im Entwicklerbereich. Die Basis-URL der API ist https://app.papo.global/api/v1. Konsultieren Sie die offizielle Dokumentation, um die genauen Endpunkte, Parameter und Payload-Beispiele zu sehen.
2. Identifizieren der zu archivierenden Datensätze
Bevor Sie die Aktualisierungen auslösen, müssen Sie wissen, welche Kontakte oder Konversationen archiviert werden sollen. Die API bietet Listen-Endpunkte, die die erforderlichen Daten zurückgeben. Zum Beispiel können Sie:
- Kontakte auflisten (Suche nach Name, E-Mail, Telefon oder Filter nach Datum), um diejenigen ohne Interaktion seit X Tagen auszuwählen.
- Konversationen auflisten und mit Kriterien wie Status oder Datum der letzten Nachricht abgleichen.
Mit der Liste in der Hand kann ein Skript in Python, Node.js oder eine Automatisierung in n8n jeden Datensatz durchlaufen und die Archivierungsaktion ausführen.
3. Massenarchivierung von Kontakten
Die Papo-API ermöglicht das Aktualisieren eines vorhandenen Kontakts. Um ihn zu archivieren, können Sie:
- Ein Tag (z. B. „archiviert“) zum Kontakt hinzufügen. Der Aktualisierungs-Endpunkt akzeptiert die Aufnahme von Tags.
- Oder ein benutzerdefiniertes Attribut (falls Sie ein Feld wie „Status“ oder „archiviert“ erstellt haben) mit dem gewünschten Wert aktualisieren.
Wichtig ist, dass der Kontakt nach der Aktualisierung eine Markierung trägt, die ihn von aktiven Kontakten unterscheidet. Da die API einen Kontakt pro Anfrage verarbeitet, erfolgt der Massenvorgang durch Ausführen mehrerer Aufrufe nacheinander. Codebeispiele in JavaScript und Python sind in der API-Dokumentation verfügbar und können für den Aktualisierungs-Endpunkt angepasst werden.
4. Massenarchivierung von Konversationen
Für Konversationen bietet die API einen Endpunkt, der ein Tag im Konto erstellt (falls es noch nicht existiert) und es auf den Kontakt und die offene Konversation anwendet. So können Sie das Tag „archiviert“ erstellen und es auf alle Konversationen anwenden, die Sie aus der Hauptansicht entfernen möchten.
Der Ablauf ähnelt dem für Kontakte: Listen Sie die Konversationen auf, filtern Sie die zu archivierenden und senden Sie für jede die Anfrage zur Anwendung des Tags. Das Tag wird beim ersten Aufruf automatisch erstellt, falls es noch nicht existiert.
5. Überprüfen der Archivierung
Nachdem das Skript beendet ist, greifen Sie im Papo-Dashboard auf die Module Kontakte und Konversationen zu. Verwenden Sie die Filter nach Tag, um nur die als „archiviert“ markierten Elemente anzuzeigen – oder umgekehrt, um sie auszublenden und den Fokus auf aktive Datensätze zu behalten. Wenn der Vorgang nicht den erwarteten Effekt hat, überprüfen Sie die Payloads und die Authentifizierungs-Header.
Für wen diese Automatisierung geeignet ist
- Vorgänge mit großem Kontaktvolumen, die die Datenbank regelmäßig bereinigen müssen, indem sie kalte Leads oder beendete Konversationen aus der Hauptansicht entfernen.
- White-Label-Reseller, die Dutzende von Kundenkonten verwalten und einen automatisierten Organisationsservice über die API anbieten möchten.
- IT-Teams und Entwickler, die benutzerdefinierte Integrationen erstellen, um das CRM stets schlank zu halten, ohne auf manuelle Aktionen angewiesen zu sein.
- Unternehmen, die Daten aus anderen Systemen migriert haben und nun alte Datensätze archivieren möchten, die im Alltag nicht mehr verwendet werden.
Häufig gestellte Fragen
Hat die Papo-API einen spezifischen Endpunkt zum Archivieren?
Ein exklusiver Endpunkt ist nicht erforderlich. Sie verwenden die Endpunkte zur Kontaktaktualisierung und zur Anwendung von Tags auf Konversationen, um die Datensätze als archiviert zu markieren. Die offizielle Dokumentation beschreibt die akzeptierten Parameter.
Kann ich Kontakte oder Konversationen löschen anstatt zu archivieren?
Die aktuelle API bietet keine Lösch-Endpunkte. Die Empfehlung ist, die Archivierung über Tags oder benutzerdefinierte Attribute zu verwenden, wodurch die Daten erhalten bleiben, aber aus der Hauptansicht entfernt werden.
Wie authentifiziere ich die Anfragen?
Fügen Sie den Header Authorization: Bearer {Ihr_geheimer_Schlüssel} in alle Schreibaufrufe ein. Der geheime Schlüssel wird im Papo-Dashboard im Entwicklerbereich generiert.
Ist es möglich, Tausende von Datensätzen auf einmal zu archivieren?
Ja. Erstellen Sie einfach ein Skript, das die Liste der Kontakte oder Konversationen durchläuft und für jeden eine Anfrage sendet. Tools wie n8n können diesen Prozess ebenfalls orchestrieren.
Verschwinden archivierte Konversationen aus dem Posteingang?
Sie existieren weiterhin, aber durch das Anwenden eines Tags wie „archiviert“ können Sie sie aus der Standardansicht herausfiltern. Die Anzeige hängt von den im Modul Konversationen konfigurierten Filtern ab.
Wo finde ich die API-Schlüssel?
Greifen Sie im Papo-Dashboard auf den Entwicklerbereich oder die API-Einstellungen zu. Der geheime Schlüssel wird nur zum Zeitpunkt der Erstellung angezeigt; wenn er verloren geht, muss ein neuer generiert werden.
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