Wie füge ich Teammitglieder in Papo hinzu und verwalte sie?

In Papo Global (papo.global) fügen Sie alle Mitglieder Ihres Kundenservice-Teams über den Bereich Einstellungen > Agenten hinzu und verwalten sie. Ein Administrator lädt jede Person ein, indem er Name, Rolle und E-Mail angibt; die eingeladene Person erhält einen Link zum Erstellen des Passworts und ist sofort auf der Plattform. Dieselbe Ansicht erlaubt es, Daten zu bearbeiten, das Passwort zurückzusetzen, die Verfügbarkeit anzupassen und Agenten zu entfernen – so bleibt die Kontrolle über den Betrieb zentralisiert.

Wie man einen Agenten hinzufügt – Schritt für Schritt

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf Einstellungen und dann auf den Tab Agenten.
2. Klicken Sie auf Agent hinzufügen (oben rechts).
3. Geben Sie im Feld Name des Agenten den Namen ein, der dem Team angezeigt wird – zum Beispiel „Ana Maria“.
4. Wählen Sie unter Rolle eine der Optionen:
   • Agent: betreut die Gespräche der Posteingänge, auf die er Zugriff hat. Ideal für den Großteil des Teams.
   • Administrator: vollständiger Zugriff, einschließlich Einstellungen, Kanäle, Agenten und Abrechnung. Nur für Leiter und Verantwortliche des Kontos verwenden.
   • Benutzerdefinierte Rollen: erscheinen hier, falls in Ihrem Konto bereits spezifische Profile erstellt wurden.
5. Geben Sie unter E-Mail-Adresse die geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.
6. Klicken Sie auf Agent hinzufügen. Die Meldung „Agent erfolgreich hinzugefügt“ bestätigt die Aktion.
7. Der Mitarbeiter erhält eine Einladung per E-Mail. Bei Annahme erstellt er ein Passwort und kann sich anmelden. Bis dahin zeigt die Liste Verifizierung ausstehend an.
8. Hat die E-Mail bereits ein Papo Global-Konto (zum Beispiel arbeitet die Person in einem anderen Unternehmen, das die Plattform nutzt), wird sie automatisch hinzugefügt, ohne neue Einladung, und meldet sich mit dem bereits vorhandenen Passwort an.

Bestehende Agenten verwalten

In der Agentenliste zeigt jede Zeile Symbole für Verwaltungsaktionen. Die wichtigsten sind:

• Ändern: öffnet die Ansicht „Agent bearbeiten“. Sie können den Namen des Agenten, die Rolle und das Feld Verfügbarkeit ändern (Optionen: Online, Beschäftigt oder Offline). Nach der Bearbeitung speichern Sie mit Agent bearbeiten. Die Verfügbarkeit kann auch der Agent selbst ändern.
• Passwort zurücksetzen: innerhalb der Bearbeitungsansicht sendet diese Option dem Agenten eine E-Mail mit Anweisungen zum Erstellen eines neuen Passworts. Sie sehen das Passwort weder ein noch legen Sie es fest.
• Löschen: entfernt den Agenten aus dem Konto. Die von ihm betreuten Gespräche werden nicht gelöscht; nur der Zugriff wird entzogen. Die Löschung muss bestätigt werden.

Wichtige Einschränkungen:

• Sie können Ihren eigenen Nutzer über diese Ansicht weder bearbeiten noch löschen.
• Der letzte verifizierte Administrator des Kontos kann nicht gelöscht werden, damit das Konto nie ohne Administrator bleibt.

Agenten in Teams und Posteingängen organisieren

Nach dem Hinzufügen der Agenten geht es darum, zu organisieren, wer was betreut. Administratoren können Teams erstellen und Agenten darin aufnehmen. Anschließend verknüpfen sie diese Teams mit bestimmten Posteingängen (WhatsApp, Instagram, Telegram, E-Mail, Website-Chat usw.). So sieht jede Gruppe nur die Gespräche, die in ihre Zuständigkeit fallen, was Verwirrung und Überschneidungen bei der Betreuung vermeidet.

Wie viel kostet jeder Agent?

Im Silver-Plan von Papo ist der erste Nutzer für immer gratis. Jeder zusätzliche Nutzer kostet 97 R$/Monat. Erreicht das Konto das vertraglich vereinbarte Limit, erscheint beim Versuch, einen neuen Agenten hinzuzufügen, ein Hinweis, und die Registrierung wird nicht erstellt. Weitere Informationen finden Sie auf der Preisseite der Website.

Häufige Fragen

Ich sehe das Menü „Agenten“ in den Einstellungen nicht. Warum?

Die Ansicht ist nur für Nutzer mit der Rolle Administrator verfügbar. Bitten Sie einen Administrator des Kontos, den neuen Agenten hinzuzufügen oder Ihre Rolle zu ändern.

Es erschien „Die angegebene E-Mail wird bereits verwendet“. Was tun?

Das bedeutet, dass diese E-Mail bereits in Ihrem Konto registriert ist. Nutzen Sie die Suche „Agenten suchen…“, um sie in der Liste zu finden.

Kann ich die Verfügbarkeit des Agenten festlegen?

Ja. Der Administrator kann die Verfügbarkeit unter „Agent bearbeiten“ ändern und zwischen Online, Beschäftigt oder Offline wählen. Der Agent selbst kann seine Verfügbarkeit ebenfalls über das Panel ändern.

Wenn ich einen Agenten lösche, verschwinden dann seine Gespräche?

Nein. Die Gespräche bleiben im Konto. Der Agent verliert nur den Zugriff auf die Plattform.

Der Agent hat die Einladung erhalten, kann aber kein Passwort erstellen. Was nun?

Bitten Sie den Agenten, den Spam- oder Junk-Ordner zu prüfen. Bestätigen Sie außerdem, ob die eingegebene E-Mail-Adresse korrekt ist. Bei Bedarf senden Sie die Einladung erneut über die Option „Passwort zurücksetzen“ in der Bearbeitungsansicht des Agenten.

Wie viele Agenten kann ich hinzufügen?

Das Limit ist das in Ihrem Plan vereinbarte. Der erste Nutzer ist kostenlos, weitere sind kostenpflichtig. Wird das Limit überschritten, weist die Plattform darauf hin und verhindert die Registrierung.

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