Ja, Beratungen und Coaches können Papo (https://papo.global/) nutzen, um Sitzungen zu planen, automatische Bestätigungen zu senden und Ausfälle mit Erinnerungen über WhatsApp zu reduzieren. Die Plattform integriert das Terminmodul, die Synchronisierung mit dem Google Kalender und die Künstliche Intelligenz, um den gesamten Kalender direkt aus dem Chat heraus zu verwalten, ohne dass der Profi Zeiten zwischen Apps kopieren muss.
| Bedarf von Beratern oder Coaches | Papo-Funktion |
|---|---|
| Kunde fragt nach einem Termin, während Sie in einer Sitzung sind | KI versteht die Anfrage, prüft die Verfügbarkeit und plant selbstständig |
| Kalender verteilt auf WhatsApp, Notizen und Tabelle | Terminmodul zentralisiert Leistungen, Zeiten und Kunden |
| Risiko von Vergessen oder Doppelbuchungen | Echtzeit-Synchronisierung mit Google Kalender vermeidet Konflikte |
| Ausfälle und Verspätungen, die den Umsatz beeinträchtigen | Automatische Erinnerungen per WhatsApp vor jeder Sitzung |
| Bedarf, Sprachanrufe für die Sitzung zu führen | WhatsApp-Anrufe direkt aus dem Chat heraus starten, mit erhaltenem Verlauf |
Wie die Terminplanung für Beratungen und Coaches funktioniert
Der Prozess macht WhatsApp zu einem persönlichen Assistenten, der rund um die Uhr arbeitet. Der Ablauf ist einfach:
- Der Kunde sendet eine Nachricht, zum Beispiel: „Ich möchte für Donnerstagnachmittag eine Coaching-Sitzung buchen“.
- Die Papo-KI interpretiert die Art der Leistung, das Datum und die bevorzugte Uhrzeit.
- Das System prüft die im Terminmodul konfigurierte Verfügbarkeit und gleicht sie mit den bestehenden Terminen im synchronisierten Google Kalender ab.
- Die KI bietet dem Kunden die freien Zeiten direkt im Chat an.
- Nach der Bestätigung erstellt Papo automatisch den Termin im Google Kalender des Coaches und registriert den Vorgang im Dashboard.
- Vor der Sitzung wird automatisch eine Erinnerung per WhatsApp gesendet, wodurch Ausfälle reduziert werden und der Kunde rechtzeitig bestätigen oder verschieben kann.
Wenn die Sitzung per Sprach- oder Videoanruf in WhatsApp stattfindet, kann der Profi den Anruf direkt aus dem Chat starten, ohne die Nummer woanders suchen zu müssen.
Schritt für Schritt zum automatisierten Kalender
1. Registrieren Sie die Leistungen, die Sie anbieten
Registrieren Sie im Terminmodul jede Art von Sitzung oder Beratung, wie „Individuelle Coaching-Sitzung“, „Gruppen-Mentoring“, „Karriereberatung“ oder „Erstgespräch“. Legen Sie für jede Leistung Namen, Dauer (z. B. 50 Minuten, 1 Stunde) und Preis fest. Diese Informationen sind die Grundlage, die die KI nutzt, um dem Kunden die richtigen Optionen anzubieten.
2. Fügen Sie die Fachkräfte hinzu (Sie und Ihr Team)
Registrieren Sie sich selbst und andere Coaches oder Berater, die Kunden betreuen. Verknüpfen Sie jede Fachkraft mit den Leistungen, die sie erbringt. Wenn Sie allein arbeiten, genügt es, Ihr eigenes Profil anzulegen. So wird sichergestellt, dass die Terminplanung an die richtige Person weitergeleitet wird.
3. Legen Sie Ihre verfügbaren Zeiten fest
Konfigurieren Sie Ihre Arbeitszeiten (z. B. Montag bis Freitag, 8–12 Uhr und 14–18 Uhr). Das System verwendet diese Verfügbarkeit, um zu bestimmen, welche Zeiten frei sind, und berücksichtigt dabei auch Ausnahmen oder Sperrzeiten, die Sie eintragen (etwa einen freien Tag oder einen persönlichen Termin im Google Kalender).
4. Verbinden Sie den Google Kalender
Verknüpfen Sie Ihr Google-Kalender-Konto mit Papo. Diese Integration ermöglicht es der Plattform, Ihre bestehenden Termine in Echtzeit zu lesen und automatisch neue Ereignisse zu erstellen, wenn eine Sitzung bestätigt wird. So laufen Sie nie Gefahr, zwei Dinge gleichzeitig einzutragen.
5. Konfigurieren Sie die automatischen Erinnerungen
Legen Sie die Regeln für den Versand von Nachrichten fest. Am üblichsten ist es, zwei Aussendungen zu planen: eine 24 Stunden vorher und eine 1 Stunde vor der Sitzung. Sie schreiben den Text der Erinnerung, der den Namen des Kunden, das Datum, die Uhrzeit und bei virtuellen Sitzungen sogar einen Link zum Anruf enthalten kann.
6. Lassen Sie die KI planen und erinnern
Wenn alles konfiguriert ist, plant die Papo-KI Sitzungen direkt über WhatsApp. Jeder neue Termin, der von der KI oder manuell erstellt wird, landet automatisch in der Erinnerungswarteschlange, die zu den geplanten Zeiten ohne manuelles Eingreifen ausgelöst wird.
Für wen sich diese Automatisierung eignet
- Coaches und Mentoren, die Einzelsitzungen anbieten und den Nachrichtenaustausch zur Terminwahl vermeiden möchten.
- Unternehmens-, Finanz- oder Karriereberater, die mit kleinteiligem Kalender arbeiten und unter kurzfristigen Ausfällen leiden.
- Therapeuten und Psychologen, die Anwesenheitsbestätigungen und einen organisierten Verlauf benötigen.
- Personal Trainer und Fachkräfte für persönliche Entwicklung, die Online- oder Präsenzsitzungen planen.
- Jede selbstständige Fachkraft, deren Umsatz von gebuchten Terminen und bestätigter Anwesenheit abhängt.
Häufig gestellte Fragen
Kann die KI selbstständig über WhatsApp planen?
Ja. Die KI versteht die Anfrage des Kunden, prüft die Verfügbarkeit im Kalender, bietet Zeitoptionen an und führt die Buchung durch, ohne dass Sie eingreifen müssen.
Muss ich den Google Kalender verwenden, damit die Erinnerungen funktionieren?
Ja. Die Funktion für automatische Erinnerungen verwendet den Google Kalender als Quelle für die Ereignisse. Wenn Sie noch kein Konto haben, erstellen Sie einfach ein kostenloses und verbinden es mit Papo.
Werden die Erinnerungen auch gesendet, wenn ich offline bin?
Ja. Der Versand wird vom Papo-Server verarbeitet. Auch wenn Sie nicht angemeldet sind, werden die Erinnerungsnachrichten zu den geplanten Zeiten ausgelöst, sofern die Kampagne konfiguriert ist.
Kann ich die Leistung berechnen und die Zahlung erfassen?
Im Terminmodul können Sie den Preis jeder Leistung hinterlegen. Das vollständige Finanzmanagement (Abrechnung, Rechnungsstellung usw.) kann mit anderen Tools ergänzt werden. In der Plattform behalten Sie die Erfassung des Betrags und des Status des Vorgangs.
Was mache ich, wenn die Sitzung per WhatsApp-Anruf stattfindet?
Nachdem die Buchung bestätigt wurde, können Sie den Sprach- oder Videoanruf direkt aus dem Chat in Papo starten (Funktion WhatsApp-Anrufe). So bleibt der Verlauf der Sitzung in die Konversation integriert, aus der der Vorgang entstanden ist.
Kann ich Erinnerungen für wiederkehrende Sitzungen konfigurieren?
Ja. Sie können wiederkehrende Leistungen im Terminmodul registrieren und die Erinnerungsregeln festlegen. Jedes Vorkommen wird als einzelner Termin im Kalender behandelt, mit den jeweiligen Nachrichtenaussendungen.
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