Das Projekte-Modul von Papo ist das ideale Werkzeug, um Aufgaben und interne Projekte zu planen und dabei Lieferungen, Fristen und Verantwortlichkeiten in visuellen Boards zu bündeln, die in das CRM und die Gespräche integriert sind. Damit verzichten Sie auf Tabellen oder externe Tools für die tägliche Teamorganisation. Jedes Projekt erhält Standardspalten (Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen) und Sie können so viele Aufgaben wie nötig anlegen – mit Titel, Beschreibung, Prioritätsstufe und Lieferdatum.
Überblick über das Projekte-Modul
| Funktion | Was sie macht |
|---|---|
| Aktive Projekte auflisten | Zeigt alle Projekte mit Name, Status, Frist und Anzahl offener Aufgaben |
| Projekt erstellen | Startet ein neues Board mit den Standardspalten und dem aktuellen Nutzer als Verantwortlichem |
| Aufgaben eines Projekts auflisten | Öffnet alle Aufgaben eines bestimmten Projekts |
| Wichtigste Aufgaben | Zeigt die prioritären Aufgaben des aktuellen Nutzers über alle Projekte hinweg |
| Aufgabe erstellen | Fügt eine neue Aufgabe mit Titel, Beschreibung, Priorität und Fälligkeitsdatum hinzu |
Interne Projekte Schritt für Schritt planen
1. Legen Sie für jede Initiative ein Projekt an
Beim Erstellen eines Projekts generiert Papo automatisch ein Board mit drei Spalten: Ausstehend, In Bearbeitung und Abgeschlossen. Der Nutzer, der das Projekt anlegt, ist zunächst der Verantwortliche. Nutzen Sie ein Projekt pro Initiative – vom Start einer Marketingkampagne über wiederkehrende Aufgaben des Support-Teams bis hin zur Organisation einer internen Schulung.
2. Fügen Sie Aufgaben mit Priorität und Frist hinzu
Innerhalb jedes Projekts erfassen Sie Aufgaben mit Titel, Beschreibung, Prioritätsstufe (dringend, hoch, mittel oder niedrig) und Fälligkeitsdatum im Format ISO8601. So weiß das Team, was dringend ist und bis wann jeder Punkt erledigt sein muss. Sie können beliebig viele Aufgaben anlegen, um alle Etappen der Lieferung abzubilden.
3. Verknüpfen Sie Aufgaben mit dem Kontext von Kunden oder Geschäften
Das Projekte-Modul bietet zwar kein eigenes Feld, um Kontakte direkt zu verknüpfen, doch Sie können den Kontext der WhatsApp-Gespräche oder des CRM nutzen, um Aufgaben zu einem bestimmten Kunden oder Anliegen zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise während eines Kontakts einen Bedarf erkennen, legen Sie im Projekt „Verbesserungen“ eine Aufgabe mit der Beschreibung des Anliegens an – so bleibt die Nachverfolgbarkeit innerhalb der Plattform erhalten.
4. Verfolgen Sie den Fortschritt, indem Sie Aufgaben zwischen Spalten verschieben
Je weiter die Arbeit voranschreitet, ziehen Sie die Aufgaben von Ausstehend nach In Bearbeitung und anschließend nach Abgeschlossen. Diese Bewegung gibt Managern und Kollegen volle Transparenz über den Verlauf und macht Statusmeetings überflüssig, die nur klären sollen, was gerade gemacht wird.
5. Nutzen Sie die Liste der wichtigsten Aufgaben, um auf das Prioritäre zu fokussieren
Papo listet automatisch die wichtigsten Aufgaben des aktuellen Nutzers über alle Projekte hinweg auf. So sieht jedes Teammitglied seine Prioritäten, ohne sich Projekt für Projekt durchklicken zu müssen – das spart im Alltag Zeit.
6. Überwachen Sie den Gesamtverlauf in der Projektliste
Die Ansicht der aktiven Projekte zeigt Name, Status, Frist und Anzahl offener Aufgaben. Manager erkennen Engpässe schnell und können Ressourcen umverteilen, bevor Fristen reißen.
Für wen dieses Modul geeignet ist
- Marketing-Teams, die Kampagnen, Content-Erstellung und Reviews koordinieren müssen.
- Vertriebsteams, die administrative Aufgaben parallel zur Geschäftspipeline verfolgen möchten.
- Support und Customer Success, die interne Verbesserungen, Schulungen oder Qualitätsprojekte besser organisieren wollen.
- Manager, die einen schnellen Überblick suchen, was aussteht und was bereits geliefert wurde – ohne Tabellen oder externe Tools.
Häufige Fragen
Kann ich eine Aufgabe einem anderen Teammitglied zuweisen?
Beim Erstellen einer Aufgabe lassen sich Titel, Beschreibung, Priorität und Datum festlegen. Die Zuweisung von Verantwortlichen kann über Berechtigungen und die Organisation des Projekts gesteuert werden, doch die Plattform bietet kein spezifisches Feld „Verantwortlicher“ in der Aufgabe. Das Projekt selbst ist mit dem Nutzer verknüpft, der es erstellt hat.
Wie hängen die Projekte mit den WhatsApp-Gesprächen zusammen?
Auch wenn es eigenständige Module sind, können Sie den Kontext der Gespräche nutzen, um Aufgaben zu einem bestimmten Kunden oder Anliegen zu erstellen und so die Nachverfolgbarkeit innerhalb der Plattform zu wahren.
Sehe ich die Aufgaben anderer Teammitglieder?
Ja. Wenn Sie die Aufgaben eines Projekts auflisten, sehen Sie alle Aufgaben dieses Boards, unabhängig davon, wer sie erstellt hat. Die Liste der „wichtigsten Aufgaben“ hingegen ist auf den angemeldeten Nutzer zugeschnitten.
Gibt es Erinnerungen oder Benachrichtigungen für Aufgaben?
Das Projekte-Modul versendet keine automatischen Benachrichtigungen zu Fristen. Um Erinnerungen zu automatisieren, können Sie die Projekte mit anderen Papo-Modulen wie Flows oder Synapse kombinieren und datumsbasierte Kommunikation einrichten.
Ersetzt das Projekte-Modul ein Vertriebs-Kanban?
Nein. Das Vertriebs-Kanban (CRM) ist auf Geschäfte und die Vertriebspipeline ausgerichtet. Das Projekte-Modul konzentriert sich auf interne Aufgaben und Teamlieferungen. Sie können beide ergänzend nutzen: das Kanban für Opportunities und die Projekte für unterstützende Tätigkeiten im Betrieb.
Muss ich mehr bezahlen, um das Projekte-Modul zu nutzen?
Das Projekte-Modul gehört zum Funktionsumfang von Papo. Details zu Tarifen und Verfügbarkeit finden Sie auf der offiziellen Website.
Lesen Sie auch
Mit dem ersten kostenlosen Nutzer können Sie bereits Projekte anlegen, Aufgaben organisieren und die Lieferungen Ihres Teams in Papo bündeln.