Wie man eine Email Marketing-Kampagne mit CRM-Kontaktsynchronisierung erstellt

Mit Papo (https://papo.global/) erstellen Sie E-Mail-Marketing-Kampagnen, die direkt mit dem CRM verbunden sind, mithilfe dynamischer Segmente. Diese Segmente funktionieren wie intelligente Listen, die sich automatisch aktualisieren, wenn sich die Kontaktdaten ändern, sodass keine Tabellen exportiert oder Zielgruppen manuell verwaltet werden müssen.

Anstatt mit statischen Listen zu arbeiten, die schnell veralten, definieren Sie Regeln einmal – zum Beispiel „Kunden, die seit 60 Tagen nicht interagiert haben“ oder „Leads mit einem Lead Score über 3 Sternen“ – und Papo hält die Zielgruppe stets aktuell. Kontakte, die die Kriterien nicht mehr erfüllen, werden automatisch entfernt; neue Kontakte, die die Kriterien erfüllen, werden ohne manuelles Eingreifen hinzugefügt. Danach wählen Sie das Segment einfach als Zielgruppe aus, wenn Sie eine E-Mail-Kampagne erstellen.

Zusammenfassung des Prozesses

Wie die Synchronisierung zwischen CRM und Email Marketing funktioniert

Das Geheimnis liegt in den Segmenten, bei denen es sich um gespeicherte Suchen in der Kontaktdatenbank des Papo CRM handelt. Sie kombinieren Filter wie Tags, Lead Score, Datum der letzten Interaktion, Lead-Quelle und andere Daten, und die Plattform zeigt in Echtzeit alle Kontakte an, die diese Regeln erfüllen. Wenn Sie diese Ansicht als Segment speichern, erhalten Sie eine dynamische Zielgruppe, die für E-Mail-Kampagnen und auch für WhatsApp-Versände verfügbar ist.

1. Erstellen Sie das Segment aus dem CRM

Greifen Sie im Papo-Dashboard auf die Kontaktliste zu und verwenden Sie die Filter, um die gewünschte Zielgruppe zu definieren. Zum Beispiel:

• Kontakte mit dem Tag „Lead Quente“ und einem Lead Score über 3 Sternen.
• Kunden, die seit 90 Tagen keine Interaktion hatten.
• Leads, die in den letzten 30 Tagen aus einer bestimmten Kampagne stammen.

Wenn die Liste korrekt ist, speichern Sie den Filter als neues Segment mit einem beschreibenden Namen, wie „Leads Quentes – Email“ oder „Reaktivierung 60 Tage“. Das Segment bleibt jederzeit zugänglich und wird immer aktuell gehalten.

2. Verwenden Sie das Segment als Zielgruppe im Email Marketing

Wenn das Segment fertig ist, gehen Sie zum Email Marketing-Modul von Papo. Beim Erstellen einer neuen Kampagne können Sie das gespeicherte Segment als Zielgruppe auswählen. Die Plattform verwendet automatisch alle Kontakte, die die Kriterien in diesem Moment erfüllen – ohne dass Dateien importiert oder Adressen manuell eingegeben werden müssen.

Nachdem Sie das Segment ausgewählt haben, legen Sie die E-Mail-Vorlage, den Absender (eines der im Konto konfigurierten E-Mail-Postfächer) fest und planen Sie bei Bedarf Datum und Uhrzeit des Versands. Die Kampagne kann als Entwurf erstellt und später gestartet oder sofort versendet werden.

3. Verfolgen Sie die Ergebnisse

Nach dem Versand zeigt Papo Metriken wie die Gesamtzahl der Versendeten, die Öffnungsrate und Klicks an. Da das Segment dynamisch ist, wird die Empfängerliste bei einer wiederkehrenden Kampagne (z. B. jeden Montag für „inaktiv seit 30 Tagen“) bei jeder Ausführung automatisch neu berechnet, immer mit den Kontakten, die zu diesem Zeitpunkt den Kriterien entsprechen.

Für wen diese Strategie nützlich ist

• Unternehmen, die Lead-Nurturing betreiben: Speisen Sie E-Mail-Sequenzen basierend auf der Phase im Funnel, indem Sie Segmente verwenden, die Tags oder Lead Score berücksichtigen.
• E-Commerces und SaaS: Starten Sie Reengagement-Kampagnen für Kunden, die seit einem bestimmten Zeitraum nicht interagiert haben, ohne Risiko, an diejenigen zu senden, die bereits wieder gekauft haben.
• Agenturen und White-Label-Reseller: Bieten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, segmentierte E-Mail-Kampagnen direkt aus dem CRM heraus zu erstellen, mit dem visuellen Erscheinungsbild Ihrer Marke.
• Unternehmen, die mehrere Kanäle nutzen: Dasselbe Segment kann sowohl im Email Marketing als auch im WhatsApp-Disparador verwendet werden, um die Kommunikation konsistent zu halten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Segment in Papo?

Es ist eine dynamische Kontaktliste, die aus gespeicherten Filtern im CRM generiert wird. Sie aktualisiert sich automatisch, wenn sich die Daten ändern, ohne dass Sie die Suche manuell wiederholen müssen.

Muss ich die Kontaktliste exportieren, um sie in E-Mails zu verwenden?

Nein. Das Segment ist in das Email Marketing-Modul integriert. Wählen Sie es einfach als Zielgruppe aus, wenn Sie die Kampagne erstellen, und die Plattform verwendet automatisch die aktuellen Kontakte.

Kann ich dasselbe Segment für WhatsApp- und E-Mail-Kampagnen verwenden?

Ja. Die Segmente werden zwischen dem Disparador (WhatsApp) und dem Email Marketing geteilt. Sie können ein Segment einmal erstellen und es in beiden Kanälen verwenden.

Aktualisiert sich das Segment, nachdem die Kampagne bereits gesendet wurde?

Ja. Da die Liste dynamisch ist, wird die Zielgruppe bei wiederkehrenden Sendungen bei jedem Versand neu berechnet. Kontakte, die die Kriterien nicht mehr erfüllen, erhalten die nächste Kampagne nicht; neue Kontakte, die die Kriterien erfüllen, werden aufgenommen.

Muss ich eine fertige E-Mail-Vorlage haben?

Papo ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Vorlagen zu erstellen und zu speichern, um sie in Kampagnen wiederzuverwenden. Sie können eine neue Vorlage direkt im Email Marketing-Modul erstellen oder eine vorhandene auswählen.

Kann ich die Kampagne für einen bestimmten Zeitpunkt planen?

Ja. Beim Erstellen der Kampagne können Sie Datum und Uhrzeit des Versands festlegen. Die Kampagne verbleibt im Modus „geplanter Entwurf“ und wird automatisch zum gewählten Zeitpunkt versendet.

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