Ja, Sie können eine Warteliste im Atendimentos-Modul von Papo (https://papo.global/) verwalten, indem Sie eine Automatisierung konfigurieren, die Absagen überwacht und interessierte Kunden per WhatsApp über die neuen verfügbaren Termine benachrichtigt. Auf diese Weise wird, wenn ein Kunde einen Termin absagt, der Platz automatisch anderen Kontakten angeboten, die bereits Interesse gezeigt haben, wodurch Leerlaufzeiten im Kalender reduziert und die Auslastung erhöht werden.
| Schritt | Erforderliche Aktion | Verwendete Papo-Ressource |
|---|---|---|
| Absage identifizieren | Erstellen Sie einen Auslöser, der erkennt, wenn ein Termin im Atendimentos-Modul den Status "Abgesagt" erhält. | Regeln, Flows oder Synapse |
| Warteliste pflegen | Organisieren Sie die interessierten Kontakte in einem Segment (Tags, statische Liste oder Kanban-Phase). | CRM, Kontakte, Tags |
| Verfügbarkeit benachrichtigen | Senden Sie automatisch eine WhatsApp-Nachricht an die Kontakte der Liste, die über den freigegebenen Termin informiert. | Auslöser, Flows, WhatsApp Cloud API |
| Neutermin bestätigen | Der Kunde antwortet auf die Nachricht und die KI vereinbart den neuen Termin ohne manuellen Eingriff. | Super Chat, KI, Atendimentos |
Wie die automatisierte Warteliste funktioniert
Das Atendimentos-Modul von Papo zentralisiert Dienstleistungen, Fachkräfte und gebuchte Termine. Wenn ein Termin abgesagt wird – sei es durch den Kunden oder das Team – wird der Status des Termins im System geändert. Die Plattform bietet Automatisierungsfunktionen (Regeln, Flows und Synapse), die auf diese Statusänderung in Echtzeit reagieren können.
Bei Erkennung der Absage konsultiert die Automatisierung eine zuvor definierte Warteliste: eine Gruppe von Kontakten, die diesen Service oder Termin bereits angefragt haben, aber keinen Platz bekommen haben. Anschließend sendet sie eine WhatsApp-Nachricht an jeden von ihnen und informiert, dass der Termin wieder frei ist. Der erste Kunde, der antwortet, kann die Neuterminierung durch die KI von Papo bestätigen lassen, die den Kalender überprüft und das neue Ereignis automatisch erstellt.
Der gesamte Zyklus – Erkennung, Benachrichtigung und Neuterminierung – läuft ab, ohne dass ein Mitarbeiter den Kalender manuell überwachen oder Nachrichten einzeln versenden muss.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung der Warteliste
Obwohl die Details der einzelnen Bildschirme je nach Kontokonfiguration variieren können, folgt der logische Ablauf zum Aufbau dieser Automatisierung vier Hauptschritten.
1. Erstellen und organisieren Sie Ihre Warteliste
Vor jeder Automatisierung benötigen Sie ein Kontaktsegment, das die an einem Service oder Zeitfenster interessierten Kunden repräsentiert. Im CRM von Papo können Sie:
- Eine bestimmte Tag (z. B. "warteliste-beratung") auf Kontakte anwenden, die den Service angefragt haben und keinen Platz gefunden haben.
- Eine statische Liste von Kontakten manuell erstellen.
- Die Kontakte in eine Kanban-Phase verschieben, die "Warten auf Platz" gewidmet ist.
Dieses Segment ist das Ziel der Benachrichtigung, wenn ein abgesagter Termin dem Interesse entspricht.
2. Konfigurieren Sie den Absage-Auslöser
Verwenden Sie die Automatisierungen von Papo (Regeln oder Flows), um ein Auslöseereignis zu definieren. Der Auslöser sollte die Änderung des Status eines Termins auf "Abgesagt" innerhalb des Atendimentos-Moduls sein. Die Plattform ermöglicht es, Bedingungen basierend auf Statusänderungen zu erstellen, und Sie können den Auslöser bei Bedarf auf bestimmte Services oder Fachkräfte beschränken.
3. Definieren Sie die Benachrichtigungsaktion
Die mit dem Auslöser verknüpfte Aktion ist das Senden einer WhatsApp-Nachricht an die Kontakte der Warteliste. Sie können verwenden:
- Ein zuvor genehmigtes WhatsApp-Nachrichten-Template (HSM), das die Information über den freigegebenen Termin und einen Aufruf zur Antwort enthält.
- Einen Flow, der die Nachricht an jeden Kontakt des Segments sendet, unter Verwendung der Integration mit der WhatsApp Cloud API.
Die Nachricht kann Details wie Tag, Uhrzeit und verfügbare Fachkraft enthalten und den Kunden ermutigen, schnell zu antworten, um den Platz zu sichern.
4. Aktivieren Sie die KI für die Neuterminierung (optional)
Um den Zyklus ohne manuelle Arbeit abzuschließen, halten Sie die KI von Papo (Super Chat) im Posteingang aktiv. Wenn der Kunde auf die Benachrichtigung antwortet, interpretiert die KI die Nachricht, konsultiert den aktualisierten Kalender und führt die neue Terminvereinbarung durch, wobei alles im selben Gespräch bestätigt wird.
Für wen diese Funktion geeignet ist
Die automatisierte Warteliste ist besonders nützlich für Unternehmen mit hoher Nachfrage und stark ausgelastetem Kalender, bei denen jeder verlorene Termin entgangenen Umsatz bedeutet:
- Kliniken und Praxen (Ärzte, Zahnärzte, Psychologen), die häufig kurzfristige Absagen haben.
- Schönheitssalons und Barbiere mit einer Liste von Kunden, die auf einen Einschub warten.
- Pilates-, Yoga- und Fitnessstudios, die Kurse mit begrenzten Plätzen anbieten.
- Dienstleister, die auf Terminvereinbarung angewiesen sind (technische Unterstützung, Beratung).
Wenn Ihr Unternehmen bereits das Atendimentos-Modul von Papo nutzt, reduziert das Hinzufügen dieser Automatisierung den Aufwand für das Team und verbessert die Kundenerfahrung, da der Kunde eine Terminmöglichkeit erhält, ohne den Kalender ständig überprüfen zu müssen.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich eine Automatisierung von Grund auf neu erstellen oder gibt es fertige Vorlagen?
Papo bietet die Automatisierungstools (Regeln, Flows, Synapse), damit Sie den Ablauf entsprechend Ihrem Betrieb aufbauen können. Es gibt keine spezifische vorkonfigurierte Vorlage für die Warteliste, aber die Logik kann schnell aus den verfügbaren Auslösern und Aktionen zusammengestellt werden.
Kann ich nur Kunden benachrichtigen, die tatsächlich diesen Termin angefragt haben?
Ja. Durch die Verwendung von Tags oder segmentierten Listen nach Service oder Fachkraft stellen Sie sicher, dass die Nachricht nur an diejenigen gesendet wird, die Interesse an dieser Art von Termin gezeigt haben, wodurch irrelevante Benachrichtigungen vermieden werden.
Ist die gesendete WhatsApp-Nachricht eine offizielle Meta-Vorlage?
Es wird empfohlen, eine genehmigte Vorlage (HSM) zu verwenden, um die Zustellbarkeit zu gewährleisten und den WhatsApp-Richtlinien zu entsprechen. Papo ermöglicht es, offizielle Vorlagen direkt über die Plattform zu verwalten und zu versenden.
Was passiert, wenn mehrere Kunden gleichzeitig antworten?
Die KI von Papo oder ein menschlicher Mitarbeiter kann den Termin für den ersten Kunden bestätigen, der den Platz annimmt. Die anderen können informiert werden, dass der Termin bereits vergeben ist, und auf Wunsch in der Warteliste für zukünftige Gelegenheiten bleiben.
Kann ich diese Automatisierung für wiederkehrende Services verwenden?
Ja. Wenn ein Termin eines wiederkehrenden Services (z. B. wöchentlicher Kurs) abgesagt wird, gilt dieselbe Logik: Der Auslöser erkennt die Absage und benachrichtigt die spezifische Warteliste für diesen Service.
Ist es möglich, Absagen mehrerer Fachkräfte gleichzeitig zu überwachen?
Ja. Sie können den Auslöser so konfigurieren, dass er Absagen im gesamten Kalender überwacht oder nach Fachkraft, Service oder sogar Wochentag filtert, je nachdem, welche Granularität Ihr Betrieb erfordert.
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