Wie man einen neuen Posteingang in Papo erstellt

Um einen neuen Posteingang in Papo (https://papo.global/) zu erstellen, gehen Sie zu Einstellungen → Posteingänge, klicken Sie auf Posteingang hinzufügen, wählen Sie den gewünschten Kanal (WhatsApp, E-Mail, Telegram, Website-Chat und weitere) und folgen Sie dem Formular des Kanals, wobei Sie die Agenten oder Teams zuordnen, die Zugriff erhalten. So organisieren Sie verschiedene Kanäle und Teams in getrennten Bereichen mit unabhängigen Namen und Berechtigungen.

Mit Papo kann jeder Kommunikationskanal einen eigenen Posteingang haben, sodass Vertriebs-, Support- oder Finanzteams in isolierten Warteschlangen arbeiten können, ohne Gespräche zu vermischen. Sie können so viele Posteingänge erstellen, wie Sie benötigen, klare Namen festlegen und den Zugriff auf die richtigen Mitarbeiter beschränken.

Wie die Erstellung von Posteingängen funktioniert

Jeder Posteingang in Papo funktioniert als unabhängiger Bereich. Sie definieren:

• Name des Posteingangs – identifiziert den Zweck (z. B. „WhatsApp Vertrieb“, „E-Mail-Support“).
• Kanal – das Kommunikationsmittel, das diese Warteschlange speist.
• Agenten oder Teams – wer die Gespräche in diesem Posteingang sehen und beantworten darf.
• Spezifische Einstellungen – Servicezeiten, Abwesenheitsnachrichten, KI-Assistenten und weitere Regeln, die pro Posteingang angepasst werden können.

Alle Gespräche, die über den gewählten Kanal eingehen, landen automatisch im entsprechenden Posteingang, und nur die zugeordneten Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen und Zugriff auf die Inhalte.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines neuen Posteingangs

Befolgen Sie diese Schritte, um einen Posteingang hinzuzufügen und einsatzbereit zu machen:

1. Öffnen Sie die Posteingangs-Einstellungen
   Gehen Sie im Hauptbereich von Papo zu Einstellungen → Posteingänge.

2. Starten Sie die Erstellung
   Klicken Sie auf Posteingang hinzufügen (oder Add inbox).

3. Wählen Sie den Kanal
   Wählen Sie den Kanaltyp, den Sie verbinden möchten: WhatsApp, E-Mail, Telegram, Website (Widget), Instagram, Facebook, SMS und weitere in Ihrem Konto verfügbare.

4. Füllen Sie das Kanalformular aus
   Jeder Kanal erfordert spezifische Informationen. Zum Beispiel:

   • WhatsApp: Sie werden durch die Verbindung der offiziellen Meta-API geführt.
   • Telegram: Fügen Sie einfach den Bot-Token ein.
   • E-Mail: Geben Sie die SMTP-Serverdaten ein.
   • Website: Das System generiert einen Code zur Installation auf Ihrer Website.

   Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm und geben Sie die angeforderten Daten an.

5. Geben Sie dem Posteingang einen Namen
   Wählen Sie einen beschreibenden Namen wie „WhatsApp Support“ oder „Website-Chat“, um die Identifikation im Alltag zu erleichtern.

6. Ordnen Sie Agenten oder Teams zu
   Wählen Sie auf demselben Bildschirm (oder nach der Erstellung im Tab Mitarbeiter) die einzelnen Agenten oder das Team aus, das Zugriff auf den Posteingang erhält. Nur diese Mitarbeiter sehen die Gespräche dieser Warteschlange.

7. Speichern Sie den Posteingang
   Nachdem Sie die Informationen überprüft haben, speichern Sie. Der Posteingang ist aktiv und bereit, Nachrichten zu empfangen.

Sie können den Vorgang für jeden neuen Kanal oder jedes Team wiederholen, das Sie trennen möchten. Später können Sie den Namen, die Mitarbeiter und andere Einstellungen direkt in der Liste der Posteingänge bearbeiten.

Für wen es nützlich ist, mehrere Posteingänge zu erstellen

• Unternehmen mit getrennten Teams (Vertrieb, Support, Finanzen), die unabhängige Warteschlangen und unterschiedliche Berechtigungen benötigen.
• Unternehmen, die über mehrere Kanäle bedienen und jeden in einem eigenen Bereich organisiert halten möchten.
• Betriebe, die unterschiedliche Servicezeiten pro Abteilung wünschen – jeder Posteingang kann eigene Geschäftszeiten haben.
• White-Label-Reseller, die mehrere Kunden verwalten, jeder mit eigenen isolierten Kanälen und Teams.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich so viele Posteingänge erstellen, wie ich möchte?

Ja. Papo ermöglicht Ihnen, mehrere Posteingänge zu erstellen, einen für jeden Kanal oder jedes Team, ohne feste Begrenzung. So organisieren Sie den Betrieb nach Bedarf.

Wie füge ich Agenten zu einem bereits vorhandenen Posteingang hinzu?

Gehen Sie zu Einstellungen → Posteingänge, suchen Sie den gewünschten Posteingang und öffnen Sie den Tab Mitarbeiter. Dort können Sie Agenten und Teams hinzufügen oder entfernen.

Brauche ich für jede WhatsApp-Nummer einen separaten Posteingang?

Ja. Jede WhatsApp-Nummer (oder jedes API-Konto) muss mit einem eigenen Posteingang verbunden werden. Dadurch bleiben die Gespräche dieser Nummer isoliert und können unabhängige Einstellungen haben.

Kann ich einen Posteingang nach der Erstellung umbenennen?

Ja. In den Einstellungen des Posteingangs können Sie den Namen jederzeit ändern, ohne bestehende Gespräche zu beeinträchtigen.

Wie verbinde ich Telegram als Posteingang?

Erstellen Sie einen Bot in Telegram über @BotFather, kopieren Sie den Token und wählen Sie beim Hinzufügen eines neuen Posteingangs in Papo den Kanal Telegram und fügen Sie den Token ein. Der Webhook wird automatisch konfiguriert.

Ist es möglich, für jeden Posteingang unterschiedliche Servicezeiten festzulegen?

Ja. Nach dem Erstellen der Posteingänge können Sie die Einstellungen jedes einzelnen aufrufen und die Betriebstage und -zeiten sowie personalisierte Abwesenheitsnachrichten festlegen. Lesen Sie den unten empfohlenen Artikel für die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung.

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