Cómo configurar el Capitão para generar y enviar presupuestos en PDF automáticamente por WhatsApp

Con Papo (https://papo.global/), puedes configurar el Capitão para generar y enviar presupuestos en PDF automáticamente por WhatsApp, usando una herramienta personalizada (custom tool HTTP) que busca precios y datos del contacto, genera el documento y lo entrega en la conversación — sin intervención manual. Basta con crear un asistente con preguntas de calificación y una herramienta que llama a un servicio externo de generación de PDF; el Capitão recopila la información, activa la generación y envía el archivo o el enlace al cliente.

Cómo funciona la generación automática de presupuestos

El Capitão es el asistente de IA de Papo que puede ser entrenado con preguntas, documentos y herramientas personalizadas. Cuando un cliente pide un presupuesto por WhatsApp, el asistente hace las preguntas necesarias para entender la necesidad (producto, cantidad, plazo). Luego, una herramienta HTTP personalizada envía estos datos a un servicio externo (como una API de generación de PDF o un sistema de precios), que calcula los valores y devuelve el documento listo. El Capitão entonces entrega el PDF en la conversación, ya sea como archivo o como enlace, y registra la interacción en el CRM.

Todo el proceso ocurre en segundos, sin que un vendedor tenga que armar la propuesta manualmente. El equipo solo interviene si el cliente tiene dudas después de recibir el presupuesto.

Paso a paso para configurar

1. Crea un asistente Capitão dedicado. En el módulo Capitão, crea un nuevo asistente con un nombre como "Presupuestos Automáticos". Será responsable de toda la interacción de cotización.
2. Agrega las preguntas de calificación. Registra las FAQs que hará el asistente: "¿Qué producto buscas?", "¿Cuál es la cantidad?", "¿Cuál es el plazo de entrega deseado?". Estas preguntas guían la recopilación de datos.
3. Configura una custom tool HTTP. Crea una herramienta personalizada que apunte al endpoint de tu servicio de generación de PDF. Esta herramienta debe recibir los datos recopilados (ítems, cantidades, datos del contacto) y devolver el enlace del PDF o el archivo en sí. La documentación de la API de Papo proporciona los detalles para autenticar y estructurar la solicitud.
4. Define el escenario de activación. Crea un escenario (handoff) que transfiera el control a la herramienta HTTP una vez que todas las preguntas hayan sido respondidas. La instrucción puede ser: "Después de recopilar producto, cantidad y plazo, llama a la herramienta de generación de presupuesto y envía el resultado al cliente."
5. Habilita el envío del archivo. En el módulo Prompt & IA, utiliza la opción de envío de archivos para configurar al Capitão para entregar el PDF generado. Si el servicio externo devuelve un enlace, el asistente puede enviarlo como mensaje de texto. Si el PDF está alojado y es accesible, puedes configurar el envío directo del archivo.
6. Vincula el asistente a la bandeja de entrada. Asocia el asistente a la bandeja de WhatsApp deseada. A partir de ahí, toda conversación que solicite presupuesto será atendida por este flujo.
7. Prueba la automatización. Envía un mensaje de prueba pidiendo un presupuesto. Verifica si el Capitão hace las preguntas correctas, si la herramienta genera el PDF y si el archivo o enlace llega a la conversación. Ajusta las preguntas o el prompt según sea necesario.

Para quién es útil esta configuración

• Empresas de servicios y productos bajo consulta que necesitan enviar propuestas personalizadas rápidamente, sin depender de un vendedor disponible.
• Revendedores white label que desean ofrecer automatización de presupuestos como diferencial para sus clientes, permitiendo que cada uno configure su propio asistente de propuestas.
• Operaciones de ventas B2B que reciben muchas solicitudes de cotización por WhatsApp y quieren reducir el tiempo de respuesta.
• E-commerce con ítems de valor variable (como muebles planificados, servicios de impresión) que necesitan calcular precios en función de parámetros del cliente.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un sistema externo para generar el PDF?

Sí. La custom tool HTTP del Capitão actúa como puente entre la conversación y un servicio de generación de PDF (una API propia o de terceros). Papo no genera el PDF internamente, pero te permite integrar cualquier herramienta que devuelva el documento.

¿El Capitão puede enviar el archivo PDF directamente?

Si el servicio externo devuelve un enlace, el Capitão envía la URL en la conversación. Para el envío directo del archivo, puedes usar la funcionalidad de envío de archivos de Prompt & IA, siempre que el PDF esté accesible públicamente o cargado en la plataforma.

¿Puedo usar la misma herramienta para varios productos?

Sí. La custom tool se puede parametrizar para consultar diferentes tablas de precios o catálogos, dependiendo de las respuestas del cliente. Basta con configurar la lógica en el servicio externo que llama la herramienta.

¿Cómo queda registrado el presupuesto en el CRM?

Después del envío, puedes configurar un escenario adicional que crea una oportunidad en el Kanban o actualiza el contacto con el valor de la propuesta, usando la API de contactos de Papo.

¿Es posible incluir el logo de mi empresa en el PDF?

Sí, siempre que el servicio de generación de PDF permita personalización de plantilla. La custom tool envía los datos y el servicio arma el documento con la identidad visual deseada.

¿Esta configuración funciona para revendedores white label?

Sí. Cada cliente del revendedor puede tener su propio asistente Capitão y su propia custom tool, manteniendo la independencia de marcas y catálogos.

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