Sí, puedes automatizar la confirmación de asistencia en tus eventos y webinars con Papo (https://papo.global/), usando el módulo Flows para enviar recordatorios escalonados vía WhatsApp y email y aplicando etiquetas personalizadas para segmentar automáticamente los contactos que confirmaron, los que no respondieron y los ausentes.
Eventos, webinars y capacitaciones en vivo dependen de una audiencia confirmada. Cada inscrito que no comparece genera desperdicio de inversión en divulgación y contenido. Papo permite crear una jornada automática de confirmación, desde el recordatorio inicial hasta la clasificación pos-evento, sin trabajo manual repetitivo.
| Automatización para eventos | Cómo ayuda Papo | Beneficio principal |
|---|---|---|
| Recordatorios automáticos | El Flow dispara mensajes vía WhatsApp y email en fechas predefinidas (ej.: 24h antes, 1h antes), sin intervención humana. | Reduce ausencias y mantiene a la audiencia comprometida. |
| Confirmación de asistencia | El contacto puede responder o hacer clic en un enlace de confirmación dentro del mensaje. Papo captura esa interacción y actualiza el historial automáticamente. | Sabes exactamente a quién esperar, sin anotar manualmente. |
| Segmentación con etiquetas | Etiquetas como "confirmado", "ausente" o "no respondió" se aplican automáticamente o por el equipo, a partir de las respuestas. | Permite acciones segmentadas pos-evento, como envío de la grabación u ofertas. |
| Conexión con tu plataforma | Vía webhooks, los datos de inscripción de tu sistema de eventos (Sympla, Eventbrite, RD Station, etc.) crean el contacto y disparan el Flow en Papo. | Acelera el flujo de registro y confirmación sin sacar al equipo de sus prioridades. |
Cómo funciona la jornada automática de confirmación
La lógica se apoya en dos pilares de la plataforma Papo: el módulo Flows (flujos visuales) y las etiquetas del CRM.
- Disparador a partir de la inscripción – Cuando se captura un nuevo inscrito (vía webhook o importación), entra en el Flow que configuraste. Puedes iniciar el flujo con una etiqueta inicial, como "Inscrito Webinar".
- Espera inteligente – El Flow aguarda el momento ideal para cada recordatorio. Por ejemplo, un paso "Wait until 1 día antes del evento" para disparar el primer aviso.
- Envío multicanal – En la fecha programada, el mensaje se envía automáticamente por WhatsApp (usando un template oficial HSM) y/o por email marketing integrado, con el enlace del evento.
- Captación de respuesta – Si el contacto responde al WhatsApp o hace clic en el enlace de confirmación, el propio Flow le añade una etiqueta "Confirmado". Si no, puedes aplicar "Pendiente" y enviar un nuevo recordatorio.
- Pos-evento – Tras el término, el equipo o una regla del Flow clasifica a quienes asistieron y a los ausentes con etiquetas como "Asistió Webinar" o "Faltó Webinar", permitiendo enviar la grabación o nuevas ofertas segmentadas.
Paso a paso para configurar el Flow de confirmación
1. Define el disparador y los datos del evento
En el módulo Flows, crea un nuevo flujo. Elige el disparador que mejor se adapte:
- Webhook – Si tu plataforma de eventos envía automáticamente los datos de inscripción;
- Contacto creado con etiqueta – Si importas una lista y aplicas una etiqueta inicial.
Indica la fecha y hora del evento (como campo de inicio) – se usarán para calcular los plazos de espera.
2. Arma la secuencia de recordatorios
Añade pasos de Espera:
- "Wait until 2 días antes del evento",
- "Wait until 1 día antes",
- "Wait until 1 hora antes".
Para cada espera, inserta un paso de Enviar mensaje:
- Elige el canal (WhatsApp, Email o ambos) y el template de mensaje que crearás previamente. El template puede incluir el nombre del contacto, el título del evento y el enlace de acceso.
- Puedes usar la Biblioteca de Flows de Papo para cargar un modelo listo de confirmación y ajustarlo en segundos.
3. Añade la confirmación interactiva
Tras el segundo recordatorio por WhatsApp, inserta un paso Condición que verifica si el contacto respondió "sí" o hizo clic en el enlace en las últimas horas. Si es positivo, el Flow añade la etiqueta "Confirmado"; si es negativo, añade "Pendiente" y quizás envía un último aviso por SMS o email. Este ajuste es visual y no requiere código.
4. Pos-evento: clasifica con etiquetas
Tras la fecha del evento, crea un pas ...
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