Cómo configurar notificaciones por correo electrónico para nuevos leads en el CRM

Para recibir una alerta por correo electrónico cada vez que se agregue un nuevo lead al CRM de Papo, puede configurar un Flow con el disparador "Contacto creado" y una acción de envío de correo electrónico. De esta manera, el equipo de ventas recibe una notificación instantánea con los datos del lead, sin depender de verificaciones manuales.

Con esta automatización, cada lead que ingresa a la base — ya sea por importación, formulario o registro manual — genera un correo electrónico de notificación para los vendedores responsables, agilizando el seguimiento y reduciendo el tiempo de respuesta.

Resumen de la configuración

Cómo funciona: paso a paso

1. Cree el Flow con el disparador adecuado
   En el panel de Papo, acceda al módulo Flows / Chatbot. Inicie un nuevo Flow y asígnele un nombre como "Notificación de nuevo lead". En el editor, reemplace el disparador predeterminado por el evento Contacto creado — está disponible en la lista de eventos del módulo Flows. Así, el flujo se ejecutará cada vez que se inserte un nuevo registro de contacto en el CRM, independientemente del origen.

2. Configure la acción de envío de correo electrónico
   Después del disparador, haga clic en "+" y elija la acción de envío de correo electrónico. Seleccione la bandeja de entrada de correo electrónico que se utilizará como remitente (debe tener una bandeja configurada en Configuración → Bandejas de entrada). En el campo de destinatario, ingrese la dirección de correo electrónico del equipo de ventas o de un grupo de distribución. En el asunto y en el cuerpo del mensaje, utilice las variables del contacto para incluir automáticamente la información del lead. Ejemplo de cuerpo:

   Nuevo lead recibido:
   Nombre: {{ contact.first_name }} {{ contact.last_name }}
   Teléfono: {{ contact.phone }}
   Correo electrónico: {{ contact.email }}
   Origen: {{ contact.source }}
   Fecha de creación: {{ contact.created_at }}

   También puede agregar un saludo o instrucciones para el equipo.

3. Ajuste las condiciones (opcional)
   Si desea notificar solo a un grupo específico de vendedores o leads de un origen determinado, inserte una condición antes del envío del correo electrónico. Por ejemplo, verifique si la etiqueta del contacto es "lead caliente" o si el origen es "sitio web". Así, el correo electrónico se envía solo a los leads que cumplen con el criterio.

4. Active el Flow
   Revise la secuencia, guarde y cambie el estado del Flow a Activo. A partir de ese momento, todo nuevo contacto creado en el CRM activará automáticamente el flujo, enviando el correo electrónico de notificación.

¿Para quién está indicada esta automatización?

• Equipos de ventas que necesitan ser notificados en tiempo real sobre nuevos leads, sin depender de verificaciones manuales en el CRM.
• Empresas que captan leads por formularios, landing pages o importación de listas y desean acelerar el primer contacto.
• Operaciones B2B que trabajan con prospección activa y quieren que el vendedor reciba un resumen del lead tan pronto como se complete el registro.
• Negocios que utilizan Papo como hub central de contactos y desean automatizar la alerta de nuevos registros, independientemente del canal de entrada.

Preguntas frecuentes

¿Necesito tener una bandeja de correo electrónico configurada en Papo para enviar las notificaciones?

Sí. Es necesario tener al menos una bandeja de entrada de correo electrónico activa en la plataforma. Puede configurarla en Configuración → Bandejas de entrada, agregando una cuenta de correo electrónico que se utilizará como remitente de las notificaciones.

¿Puedo enviar el correo electrónico a múltiples destinatarios?

Sí, puede ingresar varias direcciones de correo electrónico en el campo de destinatario, separadas por comas, o utilizar una dirección de grupo de distribución. También es posible crear diferentes acciones de correo electrónico en el mismo Flow para notificar a equipos distintos según condiciones.

¿El Flow funciona para contactos importados en masa?

Sí. Cada contacto incluido vía importación activa el flujo individualmente. De esta forma, una lista completa de leads genera una notificación por correo electrónico para cada nuevo registro.

¿Cómo incluir información personalizada del lead en el cuerpo del correo electrónico?

Utilice las variables de contacto disponibles en el editor del Flow. Campos como nombre, teléfono, correo electrónico, origen y fecha de creación se pueden insertar dinámicamente usando la sintaxis {{ contact.campo }}. La plataforma muestra la lista de variables disponibles durante la edición del mensaje.

¿Es posible personalizar el remitente del correo electrónico de notificación?

Sí, el remitente será la bandeja de entrada de correo electrónico que seleccione en la acción de envío. Puede configurar diferentes bandejas con nombres y direcciones distintos, según la necesidad de su operación.

¿Qué sucede si el correo electrónico de notificación no se entrega?

Papo registra el estado de envío en el historial del contacto. Si ocurre una falla de entrega, puede verificar el registro de errores en el módulo de informes o en el propio Flow. Para obtener detalles sobre políticas de reenvío y límites, consulte la documentación de la plataforma.

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