Para organizar el flujo de atención y garantizar que las conversaciones lleguen a los equipos correctos, Papo (https://papo.global/) permite asociar bandejas de entrada específicas a equipos de colaboradores. El proceso se realiza en el área de "Configuraciones", seleccionando la bandeja de entrada deseada y añadiendo los equipos o agentes en la pestaña "Colaboradores", dirigiendo automáticamente los nuevos mensajes a los responsables.
Organizar quién atiende cada canal es fundamental para la eficiencia de una operación. Cuando tu empresa crece, es común tener equipos dedicados para Ventas, Soporte, Finanzas, entre otros. Dirigir los mensajes de un canal específico (como un número de WhatsApp para ventas) solo al equipo comercial evita que la bandeja de entrada de otros sectores se sature y garantiza que el cliente sea atendido por el especialista adecuado.
¿Por qué asociar bandejas de entrada a equipos?
Vincular canales a equipos específicos aporta organización, agilidad y enfoque a tu atención. En lugar de que todos los mensajes de todos los canales lleguen a todos los agentes, creas colas de atención especializadas.
| Beneficio | Descripción |
|---|---|
| Organización | Cada equipo (Ventas, Soporte, etc.) visualiza solo las conversaciones que le corresponden, manteniendo la bandeja de entrada limpia y enfocada. |
| Eficiencia | Los mensajes se dirigen automáticamente a los agentes correctos, eliminando la necesidad de transferencias manuales y reduciendo el tiempo de primera respuesta. |
| Especialización | Permite que equipos con habilidades específicas, como soporte técnico o negociación de ventas, actúen donde son más eficaces. |
| Seguridad y Control | Garantiza que solo los colaboradores autorizados tengan acceso a conversaciones de determinados canales, protegiendo información sensible. |
Por ejemplo, puedes tener una bandeja de entrada "Ventas - Instagram" asociada solo al equipo de Ventas y otra "Soporte - WhatsApp" asociada exclusivamente al equipo de Soporte.
Paso a paso para asociar una bandeja de entrada a un equipo
El proceso para definir qué colaboradores o equipos tendrán acceso a una bandeja de entrada es simple y rápido. Solo los usuarios con permiso de administrador pueden realizar esta configuración.
- En el menú lateral del panel de Papo, haz clic en el icono de Configuraciones (engranaje).
- En el menú de configuraciones, selecciona la opción Bandejas de Entrada. Verás una lista con todos los canales que tu empresa ha conectado (WhatsApp, Instagram, Correo electrónico, etc.).
- Localiza la bandeja de entrada que deseas configurar y haz clic en el botón de Configuraciones correspondiente a ella.
- Se abrirá una nueva página de configuraciones de esa bandeja de entrada. Haz clic en la pestaña Colaboradores.
- En esta pantalla, verás una lista de todos los agentes registrados en tu cuenta Papo. Selecciona los colaboradores que deben tener acceso a esta bandeja de entrada.
- Después de seleccionar todos los miembros deseados, haz clic en el botón Actualizar para guardar los cambios.
A partir de este momento, solo los colaboradores seleccionados podrán ver y responder a las conversaciones que lleguen por ese canal.
Creando y gestionando equipos para facilitar la asignación
Para empresas con muchos colaboradores, añadir agentes uno por uno a cada bandeja de entrada puede ser laborioso. Papo permite la creación de Equipos para simplificar esta gestión.
En lugar de asignar agentes individualmente, un administrador puede:
- Crear un equipo (ej: "Equipo de Soporte Nivel 1").
- Añadir todos los agentes de soporte a ese equipo.
- En la configuración de la bandeja de entrada, en lugar de seleccionar los agentes uno por uno, basta con seleccionar el "Equipo de Soporte Nivel 1".
De esta forma, todos los miembros actuales y futuros de ese equipo tendrán acceso automáticamente a la bandeja de entrada designada, optimizando la gestión de permisos conforme el equipo crece o cambia. La creación de equipos se realiza en una sección específica dentro de las configuraciones de la cuenta.
Preguntas Frecuentes
¿Quién puede asociar bandejas de entrada a equipos?
Solo usuarios con perfil de administrador en la cuenta de Papo tienen permiso para acceder al menú de "Configuraciones" y gestionar las bandejas de entrada, incluyendo la asociación de colaboradores y equipos.
¿Qué sucede si un agente no está asociado a ninguna bandeja de entrada?
Si un agente no es añadido a ninguna bandeja de entrada, no verá ninguna conversación en su pantalla de atención. Solo tendrá acceso a las conversaciones de las bandejas de entrada a las que fue explícitamente asociado.
¿Puedo asociar la misma bandeja de entrada a más de un equipo?
Sí. Puedes asociar una bandeja de entrada a múltiples colaboradores y/o a múltiples equipos. Esto es útil para escenarios donde, por ejemplo, un canal de "Atención VIP" necesita ser monitoreado tanto por el equipo de Soporte como por gerentes de Ventas.
Al añadir un nuevo agente a mi cuenta, ¿tendrá acceso automático a las bandejas de entrada?
No. Por defecto, un nuevo colaborador no tiene acceso a ninguna bandeja de entrada. Un administrador necesita añadirlo manualmente a las bandejas de entrada o a los equipos correctos para que pueda empezar a atender.
¿Un agente puede pertenecer a más de un equipo?
Sí, un mismo agente puede formar parte de diferentes equipos. Por ejemplo, un colaborador experimentado puede pertenecer tanto al "Equipo de Ventas" como al "Equipo de Capacitación", teniendo acceso a las bandejas de entrada asociadas a ambos.
¿Cómo sabe un agente a qué bandeja de entrada pertenece una conversación?
En la pantalla de conversaciones de Papo, cada diálogo se identifica claramente con la bandeja de entrada de origen (ej: "WhatsApp Ventas" o "Instagram Soporte"), permitiendo que el agente tenga contexto inmediato sobre el canal por el cual el cliente se puso en contacto.
Empieza a organizar tu atención gratis →
El primer usuario es gratis para que conectes tus canales y pruebes la organización de la atención.