Para eliminar o editar documentos de la Base de Conocimiento en Papo (https://papo.global/), usted gestiona los archivos directamente en el módulo de Base de Conocimiento. La plataforma permite eliminar documentos obsoletos y reemplazarlos por versiones actualizadas, garantizando que la inteligencia artificial consulte siempre el contenido correcto durante las interacciones.
Mantener la base limpia y precisa es esencial para que asistentes como Capitão proporcionen respuestas alineadas con las políticas actuales de su empresa. Sin este mantenimiento, la IA puede basarse en información antigua, generando inconsistencias y retrabajo.
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Eliminar documento | Elimine permanentemente un archivo de la base. La IA deja de consultarlo inmediatamente después de la sincronización. |
| Editar documento | La edición se realiza reemplazando el archivo antiguo por una nueva versión. Suba el documento actualizado y elimine el anterior. |
| Ver historial de documentos | La lista de documentos de la base muestra nombre, fecha de carga y estado de sincronización, lo que facilita la identificación de lo que necesita revisión. |
| Impacto en las respuestas | Después de la eliminación o sustitución, las respuestas de la IA reflejan únicamente el contenido de los documentos activos en la base. |
Cómo funciona la gestión de documentos en la Base de Conocimiento
La Base de Conocimiento de Papo es el repositorio central donde usted almacena archivos que alimentan a los asistentes de IA. Manuales, FAQs, políticas comerciales o cualquier documento de texto puede enviarse y vincularse a un asistente como Capitão. La IA utiliza entonces estos archivos para generar respuestas automáticas en WhatsApp y otros canales.
Cuando un documento se vuelve obsoleto — por ejemplo, una política de devolución que cambió — lo ideal es eliminarlo y, si es necesario, agregar el nuevo documento correspondiente. Esto evita que la IA mezcle información desactualizada con la actual.
Cuándo eliminar o editar un documento
- Cambio de política o procedimiento – Siempre que se modifique un término de servicio, garantía o regla interna, elimine el archivo antiguo y envíe la versión revisada.
- Corrección de errores – Si un archivo contiene datos incorrectos, reemplácelo por la versión corregida para que la IA no reproduzca el error.
- Productos descontinuados – Elimine materiales de artículos fuera de línea para evitar que la IA recomiende algo que ya no está disponible.
- Reorganización de la base – Con el tiempo, la base puede acumular documentos sobre temas similares. Eliminar duplicados ayuda a la IA a encontrar el contenido correcto más rápidamente.
Pasos generales para eliminar y reemplazar documentos
- Acceda al módulo Base de Conocimiento en el panel de Papo.
- Seleccione la base que desea gestionar. Puede tener varias bases organizadas por tema (ej.: “Productos”, “Financiero”).
- Localice el documento que desea eliminar. La lista presenta nombre, tamaño y estado de sincronización.
- Elimine el documento usando la opción de eliminación disponible en la fila del archivo.
- Si es necesario, suba la nueva versión directamente en la misma base. El archivo será procesado y estará disponible para la IA en instantes.
La interfaz exacta puede variar según la versión de la plataforma, pero el flujo lógico es siempre el mismo: identificar, eliminar y reemplazar.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Puedo editar un texto directamente en la plataforma?
Papo no ofrece un editor de texto integrado para modificar el contenido de un documento ya enviado. Para efectuar una edición, elimine el archivo antiguo y suba una nueva versión con las correcciones deseadas.
Al eliminar un documento, ¿las respuestas de la IA cambian inmediatamente?
Sí. Tan pronto como se completa la eliminación y se actualiza la sincronización, la IA deja de consultar ese archivo. Si ya ha enviado un documento sustituto, la IA utilizará automáticamente el nuevo contenido.
¿Qué sucede si elimino un documento por error?
Basta con subir nuevamente el mismo archivo a la base. Como el proceso de sincronización es rápido, la IA volverá a utilizarlo en pocos instantes.
¿Cuántos documentos puedo tener en una única Base de Conocimiento?
No hay un límite estricto divulgado, pero se recomienda mantener solo los archivos realmente necesarios para una consulta eficiente. La acumulación excesiva puede diluir la precisión de las respuestas.
¿Los documentos en otros formatos (PDF, Word) pueden editarse de la misma manera?
Sí. Cualquier formato soportado por la plataforma (PDF, DOCX, TXT, etc.) sigue la misma lógica: eliminación del archivo actual y carga del archivo revisado.
¿Cómo organizar mejor los documentos para facilitar el mantenimiento?
Utilice carpetas en la Central de Archivos para categorizar los archivos antes de vincularlos a la base. Esto ayuda a mantener el control sobre las versiones y evita que documentos perdidos queden olvidados en la base de conocimiento.
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