En Papo Global (papo.global), agregas y gestionas a todos los miembros de tu equipo de atención desde la sección Configuración > Agentes. Un administrador invita a cada persona indicando nombre, función y correo electrónico; la persona invitada recibe un enlace para crear la contraseña y entra en la plataforma de inmediato. La misma pantalla permite editar datos, restablecer contraseña, ajustar la disponibilidad y eliminar agentes, manteniendo el control centralizado de la operación.
| Etapa | Qué hacer | Detalle |
|---|---|---|
| 1. Acceder a la configuración | Haz clic en el icono de engranaje y ve a Agentes | El menú solo aparece para usuarios con la función Administrador. |
| 2. Iniciar el registro | Haz clic en el botón Agregar Agente | Se mostrará el formulario. |
| 3. Completar los datos | Ingresa Nombre del Agente, Función y Dirección de correo electrónico | La función define lo que la persona puede ver y hacer en la cuenta. |
| 4. Finalizar | Haz clic en Agregar agente | El agente recibirá un correo de invitación. Hasta que acepte, el estado en la lista será Verificación Pendiente; después, Verificado. |
Cómo agregar un agente – paso a paso
- En el menú lateral, haz clic en Configuración y luego en la pestaña Agentes.
- Haz clic en Agregar Agente (esquina superior derecha).
- En el campo Nombre del Agente, escribe el nombre que aparecerá para el equipo — por ejemplo, “Ana Maria”.
- En Función, elige una de las opciones:
- Agente: atiende las conversaciones de las bandejas de entrada a las que tiene acceso. Ideal para la mayor parte del equipo.
- Administrador: acceso completo, incluidas configuraciones, canales, agentes y facturación. Úsalo solo para líderes y gestores de la cuenta.
- Funciones personalizadas: aparecen aquí si tu cuenta ya ha creado perfiles específicos.
- En Dirección de correo electrónico, ingresa el correo de trabajo del colaborador.
- Haz clic en Agregar agente. El mensaje “Agente agregado con éxito” confirma la acción.
- El colaborador recibirá una invitación por correo. Al aceptarla, creará una contraseña y podrá iniciar sesión. Hasta entonces, la lista muestra Verificación Pendiente.
- Si el correo ya tiene una cuenta Papo Global (por ejemplo, la persona trabaja en otra empresa que usa la plataforma), se agrega automáticamente, sin nueva invitación, e ingresa con la contraseña que ya tiene.
Gestionar agentes existentes
En la lista de agentes, cada fila muestra iconos para acciones de gestión. Las principales son:
- Cambiar: abre la pantalla “Editar Agente”. Puedes cambiar el Nombre del Agente, la Función y el campo Disponibilidad (opciones: Online, Ocupado u Offline). Después de editar, guarda haciendo clic en Editar agente. La disponibilidad también puede ser cambiada por el propio agente.
- Restablecer la contraseña: dentro de la pantalla de edición, esta opción envía al agente un correo con instrucciones para crear una nueva contraseña. Tú no ves ni defines la contraseña.
- Eliminar: elimina al agente de la cuenta. Las conversaciones que atendió no se borran; solo se revoca el acceso. Es necesario confirmar la eliminación.
Restricciones importantes:
- No editas ni eliminas tu propio usuario desde esta pantalla.
- El último administrador verificado de la cuenta no puede eliminarse, lo que garantiza que la cuenta nunca quede sin un administrador.
Organizar agentes en equipos y bandejas de entrada
Después de agregar a los agentes, es hora de organizar quién atiende qué. Los administradores pueden crear equipos e incluir a los agentes en ellos. Luego asocian esos equipos a bandejas de entrada específicas (WhatsApp, Instagram, Telegram, correo electrónico, chat del sitio, etc.). De esta forma, cada grupo ve solo las conversaciones que son de su responsabilidad, evitando confusión y cruces en la atención.
¿Cuánto cuesta cada agente?
En el plan Silver de Papo, el primer usuario es gratis para siempre. Cada usuario adicional cuesta R$ 97/mes. Si la cuenta alcanza el límite contratado, al intentar agregar un nuevo agente aparecerá un aviso y el registro no se creará. Para saber más, consulta la página de precios en el sitio.
Preguntas frecuentes
No veo el menú “Agentes” en Configuración. ¿Por qué?
La pantalla está disponible solo para usuarios con la función Administrador. Pide a un administrador de la cuenta que agregue al nuevo agente o que cambie tu función.
Apareció “El correo ingresado ya está en uso”. ¿Qué hacer?
Significa que ese correo ya está registrado en tu cuenta. Usa la búsqueda “Buscar agentes…” para localizarlo en la lista.
¿Puedo definir la disponibilidad del agente?
Sí. El administrador puede cambiar la disponibilidad en “Editar Agente”, eligiendo entre Online, Ocupado u Offline. El propio agente también puede cambiar su disponibilidad desde el panel.
Si elimino a un agente, ¿sus conversaciones desaparecen?
No. Las conversaciones permanecen en la cuenta. El agente solo pierde el acceso a la plataforma.
El agente recibió la invitación, pero no puede crear la contraseña. ¿Y ahora?
Pide al agente que revise la carpeta de spam o correo no deseado. Confirma también que el correo escrito sea correcto. Si es necesario, reenvía la invitación accediendo a la opción “Restablecer la contraseña” en la pantalla de edición del agente.
¿Cuántos agentes puedo agregar?
El límite es el contratado en tu plan. El primer usuario es gratuito y los adicionales tienen costo. Si superas el límite, la plataforma avisa e impide el registro.
Lee también
- ¿Cómo gestionar los permisos de acceso con Funciones Personalizadas?
- Entendiendo el Informe de Agentes: Cómo analizar la productividad de tu equipo
Comienza gratis en Papo Global →
Primer usuario gratis, sin necesidad de tarjeta de crédito.