¿Cómo crear y gestionar tareas dentro de un Proyecto?

Para crear y gestionar tareas en Papo (https://papo.global/), utilice el módulo de Proyectos, accesible desde el menú lateral de la plataforma. Esta herramienta permite organizar el trabajo en tableros visuales estilo Kanban, donde puede crear tareas, asignarlas a miembros del equipo, definir plazos y prioridades, y seguir el progreso de cada actividad de forma centralizada, ya sea para entregas a clientes o proyectos internos.

El módulo de Proyectos es el centro de control para la gestión de actividades que van más allá de la atención al cliente. Transforma flujos de trabajo complejos en un tablero simple y visual, donde cada proyecto tiene columnas que representan las etapas del proceso (como "Por hacer", "En curso" y "Hecho"). Esto proporciona claridad sobre las responsabilidades, los plazos y el estado actual de todas las entregas.

Estructura del Módulo de Proyectos

La organización del trabajo se divide en tres niveles principales, diseñados para ser intuitivos y flexibles.

Cómo crear y gestionar tareas paso a paso

Siga estos pasos para organizar, asignar y seguir las actividades de su equipo directamente en Papo.

1. Acceda y cree su Proyecto

Para empezar, localice y haga clic en Proyectos en el menú lateral izquierdo del panel de Papo. Si el elemento no está visible, verifique con el administrador de su cuenta si el módulo está activo y si su perfil de usuario tiene el permiso necesario.

Al crear un nuevo proyecto:

1. Dentro del módulo, haga clic en el botón para añadir un nuevo proyecto.
2. Asigne un nombre claro y objetivo, como "Lanzamiento del Producto Q4".
3. El proyecto se creará con las columnas estándar: Por hacer, En curso y Hecho. Puede renombrar, añadir o eliminar columnas para adaptar el tablero al flujo de trabajo de su equipo.

Las cuentas nuevas ya vienen con un proyecto de ejemplo llamado Departamento Comercial para facilitar los primeros pasos.

2. Cree y detalle las Tareas

Con el proyecto configurado, el siguiente paso es añadir las tareas.

1. Haga clic para añadir una nueva tarea en la columna apropiada (generalmente "Por hacer").
2. Rellene los campos de la tarea para asegurar que el responsable tenga todo el contexto necesario:
   • Título: Un nombre corto y directo para la actividad (ej: "Preparar presentación de ventas").
   • Descripción: Detalle lo que debe hacerse. Puede añadir enlaces, instrucciones e incluso documentos editables en tiempo real.
   • Responsable: Asigne la tarea a uno o más miembros del equipo.
   • Fecha de Entrega: Establezca una fecha límite para la finalización.
   • Prioridad: Defina la urgencia de la tarea (ej: Baja, Media, Alta, Urgente).
   • Archivos adjuntos: Añada archivos relevantes como imágenes, videos o PDFs.
   • Checklists: Cree listas de verificación (subtareas) para dividir actividades mayores en pasos más pequeños y manejables.

3. Siga el progreso en el tablero Kanban

El gran beneficio del módulo de Proyectos es el seguimiento visual. A medida que el trabajo avanza, el responsable de la tarea debe arrastrar la tarjeta correspondiente de una columna a otra. Por ejemplo, al iniciar una actividad, la tarjeta se mueve de "Por hacer" a "En curso".

Esta dinámica ofrece a los gestores una visión en tiempo real del estado de todas las entregas, facilitando la identificación de cuellos de botella, el equilibrio de la carga de trabajo y el seguimiento de la productividad sin necesidad de microgestión.

Creando tareas con Super Chat

Para equipos que buscan aún más agilidad, es posible crear tareas usando comandos de texto a través de Super Chat. En lugar de navegar por los menús, basta con escribir una instrucción clara.

Ejemplo de comando: criar tarefa 'Revisar proposta para Cliente Alfa' com prioridade urgente para amanhã no projeto Vendas

La inteligencia artificial interpreta el comando y crea la tarea en el proyecto y con los detalles especificados, optimizando el tiempo de su equipo.

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre el módulo de Proyectos y el Kanban de Ventas?

Aunque ambos usan una visualización en tableros (Kanban), tienen propósitos diferentes. El Kanban de Ventas (módulo CRM) está diseñado para gestionar el embudo de ventas, moviendo oportunidades (negocios) desde el primer contacto hasta el cierre. El módulo de Proyectos se enfoca en la gestión de tareas y entregas internas o para clientes, organizando el trabajo del equipo después de la venta o para actividades operacionales.

¿Puedo crear tareas con subtareas o checklists?

Sí. Dentro de cada tarea, puede crear checklists detallados. Esto es ideal para dividir actividades complejas en pasos más pequeños y rastreables, asegurando que nada se olvide durante la ejecución.

¿Cómo veo todas mis tareas de todos los proyectos?

La plataforma le permite visualizar una lista consolidada de sus tareas más importantes de todos los proyectos en los que está involucrado. Esto ayuda a priorizar su día de trabajo sin necesidad de abrir cada proyecto individualmente.

¿Es posible personalizar las columnas del tablero de un proyecto?

Sí. Las columnas son totalmente personalizables. Al crear un proyecto, este viene con un modelo estándar ("Por hacer", "En curso", "Hecho"), pero puede renombrarlas, añadir nuevas etapas (como "Para Revisión" o "Esperando Aprobación") o reordenarlas para que el tablero represente fielmente el proceso de su equipo.

No encuentro el módulo "Proyectos" en mi menú. ¿Qué hago?

Si el módulo de Proyectos no aparece en su menú lateral, puede ser por dos razones: o no está activo para su cuenta, o su perfil de usuario no tiene permiso para acceder a él. Póngase en contacto con el administrador de su cuenta Papo para que pueda verificar las configuraciones y permisos.

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