Cómo configurar un flujo de aprobación de presupuestos en el Kanban antes de enviarlo al cliente

Para configurar un flujo de aprobación de presupuestos en el Kanban antes de enviarlo al cliente, Papo ofrece una combinación poderosa de Kanban, Synapse y Flows. Creas un pipeline visual con etapas como “Borrador”, “En revisión” y “Aprobado”, y automatizas la notificación del gestor en cuanto un presupuesto se mueve a la columna de revisión. El gestor aprueba o rechaza con un simple clic, y la tarjeta se actualiza automáticamente —sin depender de hojas de cálculo ni de intercambios de mensajes fuera de la plataforma.

Este proceso garantiza que todo presupuesto enviado al cliente haya pasado por una validación de calidad, alineación de precios y condiciones comerciales, reduciendo errores y aumentando la confianza del equipo de ventas.

Resumen del flujo de aprobación

Cómo funciona: paso a paso

1. Crea el pipeline de aprobación en el Kanban

Accede al módulo Kanban y crea un nuevo embudo llamado “Aprobación de Presupuestos”. Define las columnas que representan el flujo de revisión, como:

• Borrador – presupuesto siendo elaborado por el vendedor.
• En revisión – esperando análisis del gestor.
• Aprobado – liberado para envío al cliente.
• Rechazado – devuelto para ajustes.

Puedes personalizar los nombres y el orden de las columnas según tu operación. Lo importante es que la secuencia refleje el camino que recorre el presupuesto hasta la aprobación final.

2. Arma el presupuesto como una tarjeta

Dentro del pipeline, crea una tarjeta para cada presupuesto. Completa el nombre del cliente, agrega los ítems (productos o servicios) con sus valores y, si lo deseas, incluye un valor estimado. El total de la tarjeta será la suma de los ítems, facilitando la visualización del monto que se enviará al cliente. Deja la tarjeta en la columna “Borrador” mientras el presupuesto esté en elaboración.

3. Configura Synapse para notificar al gestor

En el módulo Synapse, crea una nueva automatización. Define el disparador: Cuando una tarjeta se mueva a la columna “En revisión” (selecciona el pipeline “Aprobación de Presupuestos” y la columna correspondiente). Como acción, elige Inscribir contacto en Flow y selecciona un Flow que crearás para notificar al gestor.

Así, cada vez que un vendedor finalice el presupuesto y arrastre la tarjeta a “En revisión”, el gestor será activado automáticamente.

4. Crea el Flow de notificación y decisión

En el módulo Flows, arma un nuevo Flow llamado “Aprobación de Presupuesto”. La estructura básica es:

• Nodo Enviar Mensaje: envía un mensaje al WhatsApp del gestor (necesitarás su contact_id). Incluye un resumen del presupuesto, como nombre del cliente, valor total y enlace a la tarjeta. Ejemplo:

  ¡Hola, {{ manager.first_name }}! El presupuesto para Empresa X (R$ 4.200) está listo para revisión. ¿Deseas aprobar o rechazar? [Aprobar] [Rechazar]

• Nodo Hacer una Pregunta: captura la respuesta del gestor con las opciones “Aprobar” y “Rechazar”.

• Nodo Condición: ramifica el flujo:

  • Si la respuesta es “Aprobar” → añade la etiqueta “aprobado” a la tarjeta (acción Añadir etiqueta a la tarjeta) y mueve la tarjeta a la columna “Aprobado” (acción Mover tarjeta).
  • Si la respuesta es “Rechazar” → añade la etiqueta “rechazado” y mueve la tarjeta a “Rechazado”. Opcionalmente, puedes enviar un mensaje al vendedor con el motivo del rechazo.

Guarda y activa el Flow.

5. Inicia el proceso de revisión

Cuando el vendedor termine de armar el presupuesto, basta con arrastrar la tarjeta de “Borrador” a “En revisión”. Synapse disparará el Flow y el gestor recibirá la notificación en WhatsApp. Con un toque, aprueba o rechaza, y la tarjeta se mueve automáticamente a la columna correspondiente, obteniendo la etiqueta de la decisión.

6. Envía el presupuesto aprobado al cliente

Con la tarjeta en la columna “Aprobado”, el vendedor tiene la seguridad de que el presupuesto fue validado. Entonces puede copiar los datos de la tarjeta y enviar el presupuesto al cliente por el canal preferido (WhatsApp, e‑mail, etc.) directamente desde Papo, o usar la propia tarjeta como referencia para generar un documento externo. La plataforma no envía el presupuesto automáticamente —esta etapa permanece bajo control humano, garantizando una última verificación.

Para quién es indicado este flujo

• Equipos de ventas B2B que necesitan aprobación de un coordinador o gerente antes de enviar propuestas comerciales.
• Agencias y consultorías que elaboran presupuestos personalizados y desean un control de calidad antes de la entrega al cliente.
• Operaciones con políticas de descuento o margen que exigen validación de valores y condiciones por un responsable.
• Revendedores white label que gestionan múltiples clientes y quieren estandarizar la aprobación de presupuestos dentro de la plataforma con su marca.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar e‑mail en vez de WhatsApp para notificar al gestor?

Sí. El Flow puede adaptarse para enviar la notificación por e‑mail, utilizando el módulo de Email Marketing o un nodo de envío de e‑mail, si está disponible. El concepto sigue siendo el mismo: el gestor recibe la solicitud y puede responder para aprobar o rechazar.

¿Cómo agrego ítems y valores al presupuesto en la tarjeta?

Dentro de la tarjeta del Kanban, puedes agregar ítems (productos o servicios) con sus respectivos precios. El total de la tarjeta será la suma de esos ítems. También es posible completar el campo de valor estimado, pero lo ideal es usar los ítems para tener un detalle preciso del presupuesto.

¿El gestor puede rechazar el presupuesto con un comentario?

Sí. En el Flow, después del rechazo, puedes incluir un nodo de Hacer una Pregunta para recolectar el motivo del rechazo y, luego, enviar un mensaje al vendedor con ese comentario. Así, el vendedor sabe exactamente qué ajustar.

¿El flujo envía el presupuesto automáticamente al cliente después de la aprobación?

No. Papo mantiene el envío bajo control humano. Después de la aprobación, la tarjeta queda en la columna “Aprobado” como una señal verde para el vendedor, que decide el momento y el canal de envío. Esto agrega una capa extra de seguridad.

¿Puedo tener múltiples pipelines de aprobación para diferentes tipos de presupuesto?

Sí. Puedes crear cuantos pipelines quieras en el Kanban. Por ejemplo, uno para “Presupuestos de Servicios” y otro para “Presupuestos de Productos”, cada uno con sus propias columnas y automatizaciones. Basta con configurar Synapses y Flows independientes para cada pipeline.

¿Necesito un plan específico para usar Kanban, Synapse y Flows juntos?

Los módulos Kanban, Synapse y Flows están disponibles en la plataforma Papo. Para detalles sobre planes y funcionalidades, consulta el sitio oficial.

Lee también

• Cómo crear y configurar un embudo de ventas en el Kanban desde el inicio
• Cómo configurar un sistema de tickets de soporte para clientes de la reventa white label usando el Kanban

Empieza gratis y configura tu pipeline de aprobación →

Con Papo, creas flujos de aprobación personalizados sin salir de la plataforma, garantizando que todo presupuesto enviado al cliente tenga la calidad que tu empresa exige.