En Papo (https://papo.global/), los roles personalizados permiten que los administradores creen perfiles de acceso detallados, definiendo exactamente qué puede ver y hacer un agente en la plataforma. Con ellos, controlas qué conversaciones accede cada usuario, si puede gestionar contactos e informes, si tiene permiso para eliminar mensajes enviados y qué módulos aparecen en su menú. Esta granularidad es esencial para organizar equipos con diferentes responsabilidades, garantizando que cada miembro tenga las herramientas correctas para su trabajo sin acceder a información sensible o funcionalidades irrelevantes.
Visión general de los roles personalizados
Los roles personalizados son la base para una gestión segura y organizada de equipos en Papo. Solo los usuarios con el rol de Administrador pueden crear, editar y asignar roles.
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Ubicación en el menú | Configuración → Roles personalizados |
| Quién puede acceder | Solo usuarios con el rol Administrador |
| Botón de creación | Agregar rol personalizado |
| Campos obligatorios | Nombre (mínimo 2 caracteres), Descripción y al menos un permiso marcado |
| Grupos de permisos | Permisos, Módulos adicionales y Llamadas |
| Acciones disponibles | Editar y Eliminar un rol existente |
Detallando los permisos disponibles
Al crear o editar un rol, encuentras tres secciones principales de permisos.
Permisos de atención y datos
Este grupo controla el acceso a conversaciones y datos de clientes en el CRM.
| Permiso | Qué habilita para el agente |
|---|---|
| Gestionar todas las conversaciones | Acceso a todas las conversaciones de las bandejas de entrada a las que pertenece el agente. |
| Gestionar conversaciones no asignadas y aquellas asignadas a ellos | Acceso a las conversaciones sin un responsable definido y a aquellas que ya están asignadas al propio agente. |
| Gestionar conversaciones en las que participa y aquellas asignadas a ellos | Acceso solo a las conversaciones en las que el agente es participante o responsable. |
| Gestionar contactos | Acceso a la pantalla de gestión de contactos del CRM. |
| Gestionar informes | Acceso a la sección de informes de la plataforma. |
| Gestionar base de conocimiento | Permiso para crear y editar artículos en el Centro de ayuda. |
| Ver solo mis conversaciones | Oculta las pestañas "Todos" y "No asignadas" en la bandeja de entrada, mostrando solo la pestaña "Mías". |
| Eliminar mensaje ya enviado | Muestra la opción para que el agente pueda eliminar un mensaje que ya fue enviado al contacto. |
Módulos adicionales
Esta sección define qué módulos de Papo aparecerán en el menú lateral izquierdo para el agente. Si un módulo no se marca, simplemente no será visible. Los módulos disponibles incluyen: Kanban, Proyectos, Atenciones, Disparador, Email Marketing, Chat interno, Flows / Chatbot, Secuencias, Conexiones, Informes CRM, Informe de llamadas, Synapse, Extractor de leads, Prompt e IA, Google Calendar, Super Chat y Radar.
Llamadas
Este grupo de permisos solo aparece si tu cuenta tiene algún módulo de llamadas de voz habilitado. Puedes definir si el agente con este rol podrá recibir llamadas vía Wavoip, PapoCall o llamadas de WhatsApp (a través de 360Dialog).
Paso a paso para crear y asignar un rol
- En el menú lateral, haz clic en Configuración y luego en Roles personalizados.
- Haz clic en el botón Agregar rol personalizado.
- Completa el Nombre del rol (ej.: "Vendedor Junior") y una Descripción que ayude a identificar su propósito (ej.: "Accede solo a sus propias conversaciones y al Kanban de ventas").
- En la sección Permisos, marca las opciones de acceso a conversaciones y datos que debe tener el perfil.
- Desplázate hacia abajo hasta Módulos adicionales y selecciona todos los módulos que deben estar visibles para este perfil.
- Si aplica, configura los permisos de Llamadas.
- Haz clic en Enviar para guardar el nuevo rol. Aparecerá en la lista.
- Para aplicar el rol, ve a Configuración → Agentes. Encuentra al agente deseado, haz clic en Editar, selecciona el nuevo rol en el campo Rol y guarda.
Consejos para crear roles eficaces
- Empieza por lo mínimo: Es más seguro crear un rol con el mínimo de permisos necesarios y agregar más después, si es necesario.
- Usa descripciones claras: Al crear varios roles, una buena descripción ayuda a otros administradores a entender para quién está destinado cada perfil.
- Crea roles por equipo o por cargo: En lugar de roles genéricos, piensa en roles para "Vendedor", "Analista de Soporte", "Supervisor", etc., cada uno con los permisos específicos de esa actividad.
Roles personalizados y reventa white label
En la reventa white label de Papo, los roles personalizados adquieren aún más importancia. Puedes crear un entorno aislado para cada cliente, evitando que los datos de una empresa se mezclen con los de otra. La combinación de equipos, bandejas de entrada y permisos personalizados transforma tu reventa en un hub profesional.
| Recurso | Cómo usarlo en la reventa | Resultado |
|---|---|---|
| Equipos | Crea un equipo para cada cliente y agrega los usuarios que harán la gestión | Cada cliente tiene su propio grupo de administradores y agentes |
| Bandejas de entrada | Configura canales exclusivos para cada cliente (WhatsApp, correo electrónico, etc.) | Las conversaciones de cada empresa quedan separadas, sin cruces |
| Permisos personalizados | Define qué puede ver y hacer cada usuario, limitando el acceso a equipos y bandejas específicos | Un cliente nunca accede a datos de otro, y cada agente ve solo lo que es relevante |
Cómo estructurar usuarios y permisos para tus clientes white label
- Crea un equipo para cada cliente: En el panel de Papo, crea un equipo para cada empresa que atiendes. Por ejemplo: "Clínica Vida", "Tienda Bella", "Consultoría Norte".
- Agrega al cliente como administrador del equipo: Invita al responsable del cliente y asócialo al equipo creado, definiendo que tenga permiso de administrador. Esto da autonomía al cliente para gestionar sus propios agentes.
- Configura bandejas de entrada exclusivas: Crea bandejas de entrada separadas para cada cliente (una para WhatsApp, otra para correo electrónico, etc.) y asócialas al equipo del cliente. Así, todas las conversaciones que entran por esos canales quedan restringidas a ese equipo.
- Aplica permisos personalizados para aislar los datos: Usa los permisos para controlar el acceso. Un agente del equipo "Clínica Vida" solo ve las bandejas de entrada de ese equipo. El administrador del cliente ve todos los agentes y conversaciones de su empresa, pero no tiene acceso a ningún dato de otros clientes de tu reventa.
- Permite que el cliente agregue sus propios agentes: Con la cuenta de administrador configurada, el propio cliente puede invitar nuevos agentes a su equipo, limitando el acceso solo a las bandejas que definiste.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear una cuenta de administrador para cada cliente en la reventa white label?
Sí. Al crear un equipo y agregar al responsable del cliente como administrador, le entregas un entorno propio para gestionar agentes, canales y conversaciones de su empresa.
¿Cómo garantizar que un cliente no vea los datos de otro?
Los permisos personalizados restringen el acceso de cada usuario a los equipos y bandejas de entrada autorizados. Un cliente solo ve lo que está vinculado a su equipo; los datos de los demás clientes quedan completamente invisibles para él.
¿El cliente puede agregar sus propios agentes sin mi intervención?
Sí. Con el permiso adecuado, el administrador del cliente puede invitar nuevos agentes a su equipo, limitando el acceso solo a las bandejas de entrada de esa empresa.
¿Quién puede crear roles personalizados en Papo?
Solo los usuarios con el rol de Administrador pueden crear, editar y eliminar roles personalizados. Los agentes comunes no tienen acceso a esta área de configuración.
¿Un agente puede tener acceso a solo una parte de los informes?
Sí. El permiso Gestionar informes es un control de acceso general. Puedes crear un rol para vendedores que no incluya este permiso, por ejemplo, mientras que un rol para supervisores sí lo incluye.
¿Qué sucede si un módulo no se marca en Módulos adicionales?
El módulo simplemente no aparece en el menú lateral izquierdo del agente. Esto ayuda a mantener la interfaz limpia y enfocada en las actividades que ese usuario realmente realiza.
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- Cómo usar el Chat interno para crear canales privados por equipo
Crea roles personalizados y organiza tu equipo con el control granular que Papo ofrece desde el primer acceso.