Sí, es posible programar mensajes de ausencia diferentes para días festivos en Papo (https://papo.global/). En lugar de editar el horario de atención cada vez que surge una fecha especial, usas un Flow con una condición de fecha y una acción de enviar mensaje. La automatización identifica el día festivo y responde con el texto personalizado que definiste, mientras que la operación normal permanece sin cambios en los demás días.
La configuración funciona como una superposición temporal sobre el comportamiento estándar de la bandeja de entrada. Cuando llega una nueva conversación, el Flow verifica si la fecha actual coincide con el día festivo programado. Si coincide, Papo envía el mensaje de ausencia festiva y, según la configuración, puede mantener la conversación en la cola hasta el siguiente día hábil. Si la fecha no es especial, la conversación sigue el flujo normal (incluido el horario de atención global, si está activo).
| Situación | Comportamiento sin Flow de día festivo | Comportamiento con Flow de día festivo |
|---|---|---|
| Llega una conversación en un día hábil común | Atención normal o mensaje de ausencia estándar, según el horario de atención. | Atención normal, ya que la condición de fecha no se cumple. |
| Llega una conversación en un día festivo configurado | Envía el mensaje de ausencia genérico (si el horario está cerrado) o intenta asignarla a un agente. | Envía automáticamente el mensaje específico del día festivo, informando la ausencia y la previsión de retorno. |
| Día festivo no mapeado en el Flow | Ninguna acción especial; el sistema se comporta como si fuera un día normal. | Solo los días definidos en el Flow se tratan de forma diferente. |
Cómo funcionan los Flows para respuesta automática en días festivos
Papo permite crear Flujos (Flows) con múltiples pasos, incluyendo condiciones, acciones de envío de mensaje y otras integraciones. Para un día festivo, el recorrido es simple: el nodo inicial del Flow activa una verificación de fecha; si la fecha actual es igual a la configurada, el Flow ejecuta el nodo que envía el mensaje de ausencia festiva.
Este enfoque no altera las configuraciones de horario de atención de tu cuenta o bandeja de entrada. El Flow actúa de forma independiente, interceptando solo las conversaciones que llegan en los días definidos. Puedes crear un único Flow que contenga varios días festivos (usando múltiples condiciones) o un Flow separado para cada fecha, lo que facilita el mantenimiento y la duplicación para nuevos días festivos.
Paso a paso para crear un mensaje de ausencia para día festivo
Antes de comenzar, verifica si tienes permiso para crear y activar Flows en tu cuenta de Papo.
- Accede al módulo de Flows. En el panel de Papo, ubica la sección que gestiona las automatizaciones. Generalmente, el nombre es “Flows” o “Automatizaciones”.
- Crea un nuevo Flow. Dale un nombre sugerente, como “Ausencia Navidad” o “Festivo 25/12”. Elige comenzar desde cero o duplicar un Flow existente que ya tenga una lógica similar.
- Agrega el nodo de condición de fecha. En el editor visual, incluye un nodo que evalúe la fecha actual. Configúralo para comparar con una fecha específica (ej.: 25/12/2026) o un intervalo (víspera y día festivo). La condición debe ser verdadera solo el día del festivo.
- Agrega el nodo de acción “Enviar mensaje”. Inserta un nodo de envío de mensaje automático. Redacta el texto de ausencia especial, mencionando el día festivo, el motivo del cierre y cuándo regresará el equipo. Ejemplo: “¡Hola! Hoy es Navidad y nuestro equipo está en receso. Responderemos en cuanto volvamos, el día 26/12. ¡Les deseamos una feliz Navidad!”
- Conecta los nodos. Une el nodo inicial al nodo de fecha; si la condición es verdadera, avanza al envío; de lo contrario, el Flow puede terminar sin acción. Puedes agregar un nodo de “Fin” para mayor claridad.
- Asigna el Flow a la(s) bandeja(s) de entrada. Configura el Flow para que se ejecute en todos los mensajes recibidos o solo en las bandejas deseadas (ej.: WhatsApp, Instagram). Sin esta vinculación, el Flow no se activará.
- Guarda y activa. Revisa el Flow, guárdalo y cambia el estado a activo. Haz una prueba con una conversación de prueba en la fecha configurada (o ajusta la fecha del sistema para simular) para confirmar que el mensaje de ausencia por día festivo se envía correctamente.
Cuándo conviene usar Flows en lugar de editar el horario de atención
Usar Flows es más práctico cuando tienes varios días festivos a lo largo del año y no quieres estar cambiando manualmente las reglas globales. También es útil cuando deseas mantener el horario de atención estándar sin cambios, pero necesitas un mensaje diferente en días festivos — ya sea por tono de voz, información de retorno o por tratar una fecha conmemorativa. Para operaciones que cierran solo en fechas puntuales, este enfoque evita que el equipo olvide revertir los cambios hechos directamente en el horario de atención.
Si tu empresa solo cierra en Navidad y Año Nuevo y el resto del año sigue un único horario, la configuración vía Flow es rápida y puede duplicarse para cada día festivo.
Preguntas frecuentes
¿El mensaje de día festivo reemplaza el mensaje de ausencia estándar?
Sí, mientras el Flow esté activo y la condición de fecha se cumpla, el mensaje definido en él es el que recibe el contacto. El mensaje de ausencia del horario de atención no se envía en ese caso, siempre que el Flow se ejecute primero o la lógica de prioridad de Papo garantice la superposición.
¿Puedo crear un único Flow con varios días festivos?
Sí. Puedes agregar múltiples nodos de condición (uno para cada fecha) o encadenar varias ramificaciones en el mismo Flow. Basta con configurar cada condición para una fecha diferente y apuntar al respectivo nodo de envío de mensaje.
¿Qué sucede con la conversación después de que se envía el mensaje de día festivo?
La conversación permanece en la cola general, sin asignarse a un agente hasta el siguiente horario definido en el horario de atención. El Flow también puede configurarse para mover la conversación a un estado específico, como “Pendiente”, si lo deseas.
¿Necesito desactivar el Flow después del día festivo?
Si la condición de fecha es exacta (un único día), el Flow no se activará en los días siguientes, por lo que no es obligatorio desactivarlo. Pero, para mantener la organización, puedes desactivarlo después del día festivo y reactivarlo cuando la fecha se acerque nuevamente.
¿Puedo usar esto para respuestas diferentes en días festivos regionales?
Sí. Como la condición se basa en la fecha, puedes crear Flows distintos para días festivos estatales o municipales, en caso de que tu equipo atienda regiones diferentes.
¿El Flow funciona para todos los canales (WhatsApp, Instagram, Telegram)?
Sí, siempre que asocies el Flow a las bandejas de entrada deseadas. Puedes restringir la activación a canales específicos o dejarla para todos, según tus necesidades.
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