Cómo configurar un flujo de aprobación manual para campañas de WhatsApp en masa

Para configurar un flujo de aprobación manual para campañas de WhatsApp en masa en Papo (https://papo.global/), combina el Kanban, el Synapse y los Flows para crear un pipeline de revisión donde un gestor aprueba o rechaza el contenido antes del envío, garantizando control de calidad y evitando envíos indebidos.

Resumen del flujo de aprobación

Cómo funciona: paso a paso

1. Crea el pipeline de aprobación en el Kanban En el módulo Kanban, monta un nuevo pipeline específico para revisión de campañas. Añade columnas como “Borrador”, “En revisión”, “Aprobado” y “Rechazado”. Este tablero será el centro de control visual de todas las campañas que necesitan aprobación.

2. Prepara la campaña en el Disparador y crea un card Accede al Disparador y configura la campaña de WhatsApp en masa normalmente: define la caja de envío, la audiencia segmentada por etiquetas, el modelo de mensaje (HSM) aprobado y los parámetros de velocidad. Guarda la campaña como borrador — no se enviará todavía. Luego, crea manualmente un card en el pipeline de aprobación, vinculando la campaña (por ejemplo, incluyendo el nombre o ID en el título del card) y colócalo en la columna “Borrador”.

3. Configura el Synapse para notificar al gestor al entrar en revisión En el módulo Synapse, crea una nueva automatización. Define el disparador: Cuando un card se mueva a la columna “En revisión” (selecciona el pipeline y la columna). Como acción, elige Matricular contacto en Flow y selecciona un Flow que crearás para notificar al gestor. De esta forma, siempre que un card se arrastre a la columna de revisión, el gestor recibirá una alerta automática.

4. Monta el Flow de notificación y decisión En el módulo Flows, crea un nuevo Flow llamado “Aprobación de Campaña”. En el editor, añade un nodo de acción Enviar Mensaje para el canal WhatsApp del gestor (necesitarás el contact_id del gestor). El mensaje puede contener un resumen de la campaña y botones de respuesta rápida con las opciones “Aprobar” y “Rechazar”. Ejemplo:

   ¡Hola, {{ manager.first_name }}! La campaña “Oferta de Invierno” está lista para revisión. ¿Deseas aprobar o rechazar el envío? [Aprobar] [Rechazar]

   Tras el envío, inserta un nodo de Hacer una Pregunta para capturar la respuesta del gestor. Luego, usa un nodo de Condición para ramificar:

   • Si la respuesta es “Aprobar” → añade la etiqueta “aprobado” al card (acción Añadir Etiqueta al Card o similar, si está disponible) y mueve el card a la columna “Aprobado” (acción Mover Card).
   • Si la respuesta es “Rechazar” → añade la etiqueta “rechazado” y mueve el card a “Rechazado”, pudiendo también enviar un mensaje al creador de la campaña con el motivo.

   Guarda y activa el Flow.

5. Inicia el proceso de revisión Cuando la campaña esté lista, mueve el card de la columna “Borrador” a “En revisión”. El Synapse disparará el Flow, y el gestor recibirá el mensaje en WhatsApp. Podrá aprobar o rechazar con un toque. El card se moverá automáticamente a la columna correspondiente y recibirá la etiqueta de la decisión.

6. Envía la campaña aprobada Tras la aprobación, accede al Disparador, localiza la campaña borrador y, con la confirmación visual en el Kanban (card en la columna “Aprobado”), inicia el envío manualmente. Papo no envía la campaña automáticamente tras la aprobación — esta etapa permanece bajo control humano para seguridad extra.

¿Para quién está indicado este flujo?

• Empresas con equipos de marketing que producen campañas de WhatsApp y necesitan la validación de un coordinador o gestor antes del envío.
• Operaciones que siguen políticas de compliance y exigen que todo contenido masivo sea revisado por un responsable.
• Agencias que gestionan múltiples clientes y quieren un proceso claro de aprobación del cliente antes de enviar comunicaciones.
• Equipos que ya usan el Kanban de Papo para otras demandas y desean unificar el flujo de trabajo de campañas en el mismo entorno visual.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un plan específico para usar Kanban, Synapse y Flows juntos?

Los módulos Kanban, Synapse y Flows están disponibles en la plataforma Papo. Verifica los detalles de acceso según tu plan. El primer usuario puede probar la integración sin costo.

¿El gestor puede aprobar o rechazar directamente por WhatsApp sin acceder al panel?

Sí. El Flow envía el mensaje con botones de respuesta rápida. El gestor toca “Aprobar” o “Rechazar”, y la automatización ejecuta la acción correspondiente en el Kanban, sin que necesite abrir el navegador.

¿Es posible incluir una justificación cuando se rechaza la campaña?

Puedes configurar el Flow para que, tras el rechazo, envíe un nuevo mensaje al gestor preguntando el motivo. La respuesta puede registrarse como una nota en el card o enviarse por WhatsApp al solicitante.

¿La campaña se envía automáticamente tras la aprobación?

No. Por seguridad, el envío permanece manual. Tras la aprobación, el responsable debe acceder al Disparador e iniciar el envío. El Kanban sirve como registro visual de la decisión.

¿Puedo adaptar este flujo para aprobar otros contenidos, como emails de marketing?

Sí. El mismo pipeline de Kanban y Flow puede usarse para revisar campañas de Email Marketing o cualquier otra comunicación que requiera aprobación. Basta con ajustar los mensajes y los responsables.

¿Qué sucede si el gestor no responde?

El card permanece en la columna “En revisión” hasta que haya una interacción. Puedes crear un Flow de recordatorio con un bloque de espera (por ejemplo, 24 horas) para reenviar la notificación en caso de que no haya respuesta.

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