En Papo (https://papo.global), las funciones personalizadas permiten a los administradores crear perfiles de acceso detallados, definiendo exactamente lo que un agente puede ver y hacer en la plataforma. Es posible controlar a qué conversaciones accede, si puede gestionar contactos e informes, si tiene permiso para eliminar mensajes enviados y qué módulos (como Kanban, Disparador, Flows y Radar) aparecen en su menú. Un administrador crea la función en Configuración → Funciones Personalizadas y luego la asigna al agente deseado.
Las funciones personalizadas son esenciales para organizar equipos con diferentes responsabilidades. Por ejemplo, un vendedor puede necesitar solo acceso a sus propias conversaciones y al CRM Kanban, mientras que un analista de soporte puede necesitar acceso a todas las conversaciones no asignadas y a los informes de atención. Esta granularidad garantiza que cada miembro del equipo tenga las herramientas adecuadas para su trabajo, sin acceder a información sensible o funcionalidades irrelevantes.
Visión General de la Herramienta de Funciones
Para empezar a crear perfiles de acceso, es importante saber dónde encontrar la herramienta y qué esperar del formulario de creación. Solo los usuarios con la función de Administrador pueden crear y gestionar funciones.
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Ubicación en el Menú | Configuración → Funciones Personalizadas |
| Quién Puede Acceder | Solo usuarios con la función Administrador |
| Botón de Creación | Añadir función personalizada |
| Campos Obligatorios | Nombre (mínimo de 2 caracteres), Descripción y al menos un permiso marcado |
| Grupos de Permisos | Permisos, Módulos Extra y Llamadas |
| Acciones Disponibles | Modificar y Eliminar una función existente |
Detalle de los Permisos Disponibles
Al crear o editar una función, encontrarás tres secciones principales de permisos.
Permisos de Atención y Datos
Este grupo controla el acceso a conversaciones y datos de clientes.
| Permiso | Lo que habilita para el agente |
|---|---|
| Gestionar todas las conversaciones | Acceso a todas las conversaciones de las bandejas de entrada a las que pertenece el agente. |
| Gestionar conversaciones no asignadas y las que le han sido asignadas | Acceso a las conversaciones sin un responsable definido y a aquellas que ya están asignadas al propio agente. |
| Gestionar conversaciones en las que participa y las que le han sido asignadas | Acceso solo a las conversaciones en las que el agente es participante o responsable. |
| Gestionar contactos | Acceso a la pantalla de gestión de contactos del CRM. |
| Gestionar informes | Acceso a la sección de informes de la plataforma. |
| Gestionar base de conocimiento | Permiso para crear y editar artículos en el Centro de Ayuda. |
| Ver solo mis conversaciones | Oculta las pestañas "Todos" y "No asignados" en la bandeja de entrada, mostrando solo la pestaña "Mis conversaciones". |
| Eliminar mensaje ya enviado | Muestra la opción para que el agente pueda eliminar un mensaje que ya ha sido enviado al contacto. |
Módulos Extra
Esta sección define qué módulos de Papo aparecerán en el menú lateral izquierdo para el agente. Si un módulo no está marcado, simplemente no será visible. Los módulos disponibles incluyen: Kanban, Proyectos, Atenciones, Disparador, Email Marketing, Chat Interno, Flows / Chatbot, Secuencias, Conexiones, Informes CRM, Informe de Llamadas, Synapse, Extractor de Leads, Prompt e IA, Google Agenda, Super Chat y Radar.
Llamadas
Este grupo de permisos solo aparece si tu cuenta tiene algún módulo de llamadas de voz habilitado. Puedes definir si el agente con esta función podrá recibir llamadas vía Wavoip, PapoCall o llamadas de WhatsApp (vía 360Dialog).
Paso a Paso para Crear y Asignar una Función
- En el menú lateral, haz clic en Configuración y, a continuación, en Funciones Personalizadas.
- Haz clic en el botón Añadir función personalizada.
- Rellena el Nombre de la función (ej: "Vendedor Junior") y una Descripción que ayude a identificar su propósito (ej: "Accede solo a sus propias conversaciones y al Kanban de ventas").
- En la sección Permisos, marca las opciones de acceso a conversaciones y datos que el perfil debe tener.
- Desplázate hacia abajo hasta Módulos Extra y selecciona todos los módulos que deben estar visibles para este perfil.
- Si aplica, configura los permisos de Llamadas.
- Haz clic en Enviar para guardar la nueva función. Aparecerá en la lista.
- Para aplicar la función, ve a Configuración → Agentes. Encuentra el agente deseado, haz clic en Modificar, selecciona la nueva función en el campo Función y guarda haciendo clic en Editar agente.
Consejos para Crear Funciones Eficaces
- Empieza por lo mínimo: Es más seguro crear una función con el mínimo de permisos necesarios y añadir más tarde, si es preciso.
- Usa descripciones claras: Al crear varias funciones, una buena descripción ayuda a otros administradores a entender para quién está destinado cada perfil.
- Crea funciones por equipo: Para equipos de ventas que no deben ver la cola general de soporte, combina el permiso Gestionar conversaciones en las que participa y las que le han sido asignadas con la opción Ver solo mis conversaciones.
- Edita cuando sea necesario: Si un proceso cambia, puedes hacer clic en Modificar en la lista de funciones para ajustar los permisos. Antes de eliminar una función, asegúrate de asignar una nueva función a todos los agentes que la utilizaban.
Preguntas Frecuentes
¿Un agente con función personalizada no puede ver el Kanban. Por qué?
Probablemente, el módulo Kanban no fue marcado en la sección Módulos Extra al crear o editar la función personalizada. Verifica la configuración de la función. Otra posibilidad es que el módulo Kanban no esté habilitado para tu cuenta en Papo.
¿Cuál es la diferencia entre "Gestionar todas las conversaciones" y "Ver solo mis conversaciones"?
"Gestionar todas las conversaciones" es un permiso de acceso que habilita la visualización de todas las conversaciones en las bandejas de entrada del agente. Por otro lado, "Ver solo mis conversaciones" es una restricción de interfaz que oculta las pestañas "Todos" y "No asignados" de la bandeja de entrada, forzando al agente a enfocarse solo en las atenciones que están bajo su responsabilidad.
¿Puedo dar acceso al área de Configuración mediante una función personalizada?
No. El acceso al área de Configuración está restringido a usuarios con la función estándar de Administrador. Las funciones personalizadas no incluyen permisos para gestionar la configuración de la cuenta, las bandejas de entrada u otros agentes.
¿Cómo puedo ver rápidamente los permisos de un agente?
Ve a Configuración → Agentes. En la lista de agentes, localiza la columna "Función". Al pasar el ratón sobre el nombre de la función asignada a un agente, aparecerá un cuadro de información, listando todos los permisos y módulos que ese perfil posee.
Lee también
- Cómo crear y personalizar tu embudo de ventas en el CRM Kanban
- ¿Cómo asociar bandejas de entrada a equipos específicos?
Centraliza la atención de WhatsApp, Instagram, email y más en un solo lugar.