Cómo crear un flujo de bienvenida automático para nuevos contactos en WhatsApp

Para crear un flujo de bienvenida automático para nuevos contactos en WhatsApp, utiliza el módulo Flows de Papo. Arma un flujo con una acción de envío de mensaje de presentación y calificación, y configura el Synapse para matricular automáticamente a todo contacto que inicie una conversación.

Con esta estructura, tu equipo no necesita enviar mensajes manuales de bienvenida. El flujo entra en acción tan pronto como el lead envía el primer "hola" en WhatsApp, involucrándolo con una respuesta inmediata y dirigiéndolo al siguiente paso.

Resumen del flujo de bienvenida automático

Cómo funciona: paso a paso

1. Crea el Flow de bienvenida En el menú lateral de Papo, accede a Flows / Chatbot. Haz clic en el botón para agregar un nuevo Flow y dale un nombre sugerente, como “Bienvenida WhatsApp”. El editor se abrirá con el nodo inicial (“Start”).

2. Arma el mensaje de presentación y calificación Haz clic en el signo “+” después del Start y elige la acción Enviar Mensaje. En el campo de texto, escribe un mensaje claro y personalizable. Usa las variables disponibles para incluir el nombre del contacto, como {{ contact.first_name }}. Ejemplo:

   ¡Hola, {{ contact.first_name }}! Somos de [Tu Empresa]. ¿En qué podemos ayudarte hoy? Para dirigirte mejor, ¿estás buscando información sobre nuestros planes, soporte técnico o una demostración?

   También puedes agregar botones de respuesta rápida (cuando estén disponibles) para facilitar la interacción.

3. Agrega etapas de calificación (opcional) Después del primer mensaje, inserta un nodo de Hacer una Pregunta para capturar la respuesta del contacto. Luego, usa un nodo de Condición para dividir el camino:

   • Si el contacto responde con una palabra clave como “planes” → enviar a un vendedor (acción “Enviar Mensaje” con enlace de agendamiento).
   • Si responde “soporte” → derivar a la bandeja de entrada de soporte (acción “Transferir a Agente” o “Agregar Etiqueta”). Estas ramificaciones hacen que el flujo sea interactivo y reducen el trabajo manual.

4. Activa el Flow Después de armar la secuencia, haz clic en guardar y, a continuación, activa el estado del Flow a Activo. El flujo solo se procesará cuando esté activo.

5. Configura la matrícula automática con el Synapse Para que el Flow se dispare tan pronto como un nuevo contacto inicia una conversación en WhatsApp, necesitas que el contacto sea matriculado en él automáticamente. Papo ofrece el módulo Synapse para crear conexiones entre módulos.

   • Accede al Synapse y crea una nueva automatización.
   • Define el disparador: Cuando se crea una nueva conversación (seleccionando la bandeja de entrada de WhatsApp deseada).
   • Elige la acción: Matricular contacto en Flow y selecciona el Flow “Bienvenida WhatsApp”. Así, cada vez que un número nuevo envíe un mensaje, el contacto será instantáneamente inscrito en el flujo de bienvenida.

A partir de ese momento, la atención inicial será estandarizada, incluso fuera del horario comercial, sin intervención manual.

¿Para quién está indicado este flujo?

• Negocios que reciben un alto volumen de primeros contactos en WhatsApp y no logran responder a todos manualmente.
• E-commerce, proveedores de servicios y SaaS que quieren calificar al lead antes de involucrar a un vendedor.
• Equipos de ventas que necesitan ganar tiempo: el flujo ya entrega información básica y filtra el interés, dejando a los agentes enfocados en leads más calientes.
• Empresas que atienden fuera del horario comercial: el mensaje de bienvenida se envía inmediatamente, manteniendo al lead involucrado hasta que un humano asuma.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un modelo de mensaje aprobado (HSM) para el flujo de bienvenida?

No obligatoriamente. Como el flujo se dispara tan pronto como el contacto inicia una conversación (dentro de la ventana de 24 horas de servicio al cliente), el mensaje se clasifica como respuesta y no exige un HSM aprobado. Sin embargo, si deseas incluir botones o multimedia, es recomendable usar una plantilla para garantizar la entrega.

¿Puedo usar el flujo para enviar una imagen o un video de presentación?

Sí. En el nodo Enviar Mensaje, puedes adjuntar una imagen, video o documento, además del texto. Esto es útil para enviar un catálogo, una tarjeta de visita virtual o un video corto de bienvenida.

¿Cómo personalizar el mensaje con el nombre del contacto que inició la conversación?

El editor del Flow permite insertar variables dinámicas. Al escribir {{ contact. verás opciones como first_name, last_name o campos personalizados. Elige la deseada y el sistema la sustituirá por el valor real del contacto al momento del envío.

¿Y si el contacto ya tiene una conversación anterior? ¿El flujo se disparará nuevamente?

No. La automatización en Synapse se puede configurar para matricular solo a contactos que están iniciando la primera conversación. Así, los leads que ya hablaron con la empresa no recibirán el mensaje de bienvenida repetidamente.

¿Puedo agregar un retraso antes de enviar el mensaje de bienvenida?

Sí. Entre el nodo Start y la acción de envío, inserta un nodo de Espera (delay) y define el tiempo deseado (por ejemplo, 10 segundos). Esto da una sensación de respuesta “natural” antes de que el bot se presente.

¿Qué sucede si el contacto no responde al mensaje de calificación?

Puedes finalizar el flujo en ese punto o configurar una nueva automatización para, después de un período sin respuesta, enviar un seguimiento o matricularlo en otro flujo de nutrición.

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