Para gestionar renovaciones de contrato en el Kanban de Papo (https://papo.global/), adapta un embudo con etapas que reflejen el ciclo del contrato —como "Contrato vigente", "Renovación propuesta" y "Renovado"— y crea tareas en las tarjetas con fechas de vencimiento. Así, cada contrato se convierte en una tarjeta rastreable y los recordatorios automáticos evitan que pierdas el plazo de renovación.
En lugar de dispersar fechas en hojas de cálculo, reúnes contratos, responsables y follow-ups en el mismo pipeline visual que ya gestiona tus ventas. Papo integra el Kanban con el CRM y el Super Chat, lo que te permite programar alertas y mover las tarjetas según el estado de la renovación.
Resumen del flujo de renovación vía Kanban
| Etapa | Acción | Dónde |
|---|---|---|
| Armar el embudo | Crear columnas como “Contrato activo”, “Vence en 30 días”, “Renovación enviada”, “Renovado”, “Perdido” | Módulo Kanban |
| Registrar contratos | Crear una tarjeta para cada contrato con valor, cliente y fecha de vencimiento | Tarjeta en el Kanban |
| Programar alertas | Agregar tarea con fecha límite y responsable dentro de la tarjeta | Tarjeta del contrato |
| Activar seguimiento automático | Configurar el Kanban para notificar si la tarjeta permanece demasiado tiempo en la etapa de renovación | Configuración del embudo |
| Seguir el progreso | Mover la tarjeta entre columnas a medida que avanza la negociación | Arrastrar y soltar o Super Chat |
| Medir el resultado | Listar las tarjetas “ganadas” (renovadas) y ver el total en R$ | Super Chat o Reportes |
Cómo funciona
1. Arma un embudo dedicado a contratos
Crea un embudo Kanban con nombre “Renovación de contratos” y define etapas que reflejen el ciclo de vida de tu servicio. Ejemplos de columnas:
- Contrato vigente – contratos activos sin acción inmediata.
- Vence en 30 días – alerta visual para prioridad de contacto.
- Propuesta de renovación enviada – después de contactar al cliente.
- Renovado – negocio ganado (marcado como won).
- Perdido – cliente que no renovó (marcado como lost).
Con esta estructura, ves en pantalla cuántos contratos están en cada fase y dónde actuar primero.
2. Registra cada contrato como una tarjeta
Cada tarjeta representa un contrato. Al crearla, completa el nombre del cliente, el valor estimado (la mensualidad o ticket) y, en la descripción o en una nota, la fecha de vencimiento. Si el cliente ya está en la base de contactos, vincula la tarjeta al contacto para mantener el historial unificado.
Mueve la tarjeta a la etapa correspondiente al momento actual del contrato. Para contratos que ya están vigentes, la columna inicial será “Contrato vigente” o “Vence en X días”.
3. Programa recordatorios con tareas y plazos
Abre la tarjeta y crea una tarea para la renovación. Completa:
- Título – ej.: “Renovar contrato de la Empresa X”.
- Responsable – quién hará el contacto.
- Plazo – define una fecha cercana al vencimiento o un intervalo antes (ej.: 30 días antes).
La tarea queda vinculada a la tarjeta y aparece en el módulo de Proyectos, donde puedes ver todas las tareas del equipo con fechas. Cuando el plazo se acerca, la plataforma lo señala —y si usas el módulo de Proyectos para tareas con fecha, los recordatorios se generan automáticamente.
El Kanban de Papo también cuenta con seguimiento automático. Puedes configurar el embudo para alertar al equipo siempre que una tarjeta permanezca detenida demasiado tiempo en la etapa “Vence en 30 días”, por ejemplo. Así, ningún contrato queda sin acción.
4. Usa el Super Chat para agilizar la creación y el seguimiento
Con el Super Chat, no necesitas navegar hasta la tarjeta. Escribe comandos como:
crear tarea 'Renovar contrato de la Clínica Vida' para 15/07mover negocio de [contacto] a la etapa Renovación enviadalista todas las ganancias del Kanbanpara ver el total renovado en R$
Esto reduce el tiempo de operación y mantiene el foco en la atención al cliente.
5. Mueve las tarjetas a medida que avanza la renovación
Cuando hagas el contacto y envíes la propuesta, arrastra la tarjeta a “Propuesta de renovación enviada”. Si el cliente acepta, muévela a “Renovado”; si rechaza, a “Perdido”. Este movimiento registra el desenlace y alimenta los reportes de conversión del embudo.
6. Mide el éxito de las renovaciones
Para saber el volumen financiero renovado, usa el Super Chat con el comando Wow del mes o ventas cerradas. El sistema devuelve el total en R$ de las tarjetas marcadas como won. En el módulo de Reportes, el resumen del embudo muestra cuántos contratos están en cada etapa y permite calcular la tasa de renovación —esencial para planificación financiera y comisiones.
Para quién es útil
- Empresas con suscripciones, contratos de prestación de servicios o licencias recurrentes que necesitan un control claro de vencimientos y seguimientos.
- Gestores comerciales o de éxito del cliente que quieren una visión centralizada de los contratos activos y de las tareas de renovación, sin depender de hojas de cálculo o recordatorios manuales.
- Operaciones B2B con ciclos contractuales largos en las que el valor renovado es una métrica crítica de ingresos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo configuro alertas automáticas de vencimiento?
El Kanban de Papo tiene seguimiento automático ajustable —puedes definir que el sistema notifique cuando una tarjeta permanece muchos días en la misma etapa (ej.: “Vence en 30 días” sin movimiento). Para recordatorios en la fecha exacta, crea una tarea con plazo dentro de la tarjeta. Las tareas se consolidan en el módulo de Proyectos, que envía notificaciones según el plazo.
¿Puedo importar varios contratos a la vez?
La creación de tarjetas puede agilizarse vía Super Chat, pero la importación en lote desde una hoja de cálculo no es una funcionalidad nativa del Kanban. Puedes crear las tarjetas manualmente o usar comandos repetidos vía Super Chat. Para detalles sobre opciones de importación en otros módulos, consulta con Papo.
¿El Kanban envía un mensaje automático al cliente el día del vencimiento?
No directamente, pero puedes combinar el Kanban con otros módulos. Por ejemplo, crea un Flow o una Secuencia para disparar un mensaje automático en WhatsApp cuando el cliente entre en una etapa específica. De esta forma, la tarjeta en el embudo activa la comunicación y el historial queda en la conversación.
¿Cómo veo todos los contratos que vencen la próxima semana?
Solo tienes que acceder al embudo de contratos y mirar la columna “Vence en 30 días” (o un corte menor, si creas etapas como “Vencimiento en 7 días”). Las tarjetas quedan agrupadas y puedes ver las tareas pendientes en cada una. Para una visión general de todas las tareas del equipo, usa el módulo de Proyectos.
¿La tarea de renovación puede ser recurrente?
Las tareas en la tarjeta son puntuales. Para renovar el recordatorio en cada ciclo, crea una nueva tarea después de completar la anterior. Si necesitas repeticiones programadas, puedes usar las Secuencias del módulo de Flows para disparar recordatorios internos o acciones automáticas en intervalos regulares.
¿Cómo ayuda el Kanban a aumentar la tasa de renovación?
Al centralizar las fechas de vencimiento y generar alertas, eliminas olvidos y contactas en el momento adecuado. El movimiento visual de las tarjetas facilita la priorización y el gestor acompaña el estado de cada contrato sin depender de actualizaciones manuales.
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- Cómo usar el Kanban para acompañar el valor financiero de cada etapa del embudo
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