Para gestionar proyectos y tareas en Papo (https://papo.global), utilice el módulo Proyectos, ubicado en el menú lateral. Permite crear tableros para organizar actividades, definir columnas de estado como "Por hacer", "En curso" y "Hecho", y asignar tareas específicas a los miembros del equipo, con plazos y prioridades, centralizando el control de entregas internas y de clientes.
El módulo de Proyectos es la herramienta de Papo Global para organizar el trabajo de su equipo más allá de la atención al cliente. Funciona como un gestor de tareas visual, al estilo Kanban, donde cada proyecto tiene su propio tablero con columnas que representan las etapas de un flujo de trabajo. Esto ayuda a dar claridad sobre quién es responsable de cada actividad, cuáles son los plazos y en qué etapa se encuentra cada entrega.
Estructura del Módulo de Proyectos
El módulo fue diseñado para ser intuitivo, organizando el trabajo en tres niveles principales: Proyectos, Columnas y Tareas. Al crear una nueva cuenta en Papo Global, ya encontrará un proyecto de ejemplo para empezar.
| Componente | Descripción | Ejemplo de Uso |
|---|---|---|
| Proyecto | El contenedor principal para un conjunto de tareas relacionadas. Puede representar un cliente, un departamento o una iniciativa interna. | "Onboarding Cliente X", "Campaña de Marketing Q3", "Desarrollo Nueva Característica". |
| Columna | Las etapas de su flujo de trabajo dentro de un proyecto. Las tareas se mueven entre las columnas a medida que progresan. | "Por hacer", "En curso", "Para revisión", "Aprobado", "Hecho". |
| Tarea | La unidad de trabajo individual. Contiene título, descripción, responsable, prioridad y fecha de entrega. | "Crear arte para publicación", "Redactar contrato", "Configurar cuenta del cliente". |
Cómo gestionar proyectos y tareas paso a paso
Gestionar sus actividades en Papo Global es un proceso sencillo. Siga los pasos a continuación para organizar el trabajo de su equipo.
1. Accediendo y Creando un Proyecto
Primero, encuentre y haga clic en Proyectos en el menú lateral izquierdo del panel de Papo Global. Si el elemento no está visible, puede ser una cuestión de permiso de su perfil de usuario o el módulo puede no estar activo en su cuenta. Hable con el administrador de su cuenta para verificar.
Para crear un nuevo proyecto:
- Dentro del módulo, haga clic en el botón para añadir un nuevo proyecto.
- Dé un nombre claro y descriptivo al proyecto (ej: "Lanzamiento del Nuevo Sitio Web").
- El proyecto se creará con columnas estándar: Por hacer, En curso y Hecho. Puede editar estas columnas para que se adapten a su proceso.
Recuerde que las cuentas nuevas ya vienen con un proyecto llamado Departamento Comercial como punto de partida.
2. Creando y Asignando Tareas
Con el proyecto creado, el siguiente paso es añadir las tareas.
- Dentro del proyecto, en la columna apropiada (generalmente "Por hacer"), haga clic para añadir una nueva tarea.
- Rellene los detalles de la tarea:
- Título: Un nombre corto y directo para la actividad (ej: "Preparar presentación de ventas").
- Descripción: Detalles adicionales, enlaces o instrucciones sobre lo que debe hacerse.
- Prioridad: Defina la urgencia de la tarea.
- Fecha de Entrega: Establezca una fecha límite para la finalización.
- Responsable: Asigne la tarea a un miembro del equipo.
3. Siguiendo el Progreso
El seguimiento es visual. A medida que el trabajo avanza, el responsable de la tarea debe moverla entre las columnas. Por ejemplo, al empezar a trabajar en una actividad, la tarjeta de la tarea se arrastra de la columna "Por hacer" a "En curso".
Este movimiento ofrece una visión en tiempo real del estado de todas las entregas del proyecto, permitiendo a los gestores identificar cuellos de botella y seguir la productividad del equipo sin necesidad de preguntar a cada persona individualmente.
¿Para quién es el módulo de Proyectos?
Esta herramienta es ideal para cualquier equipo que necesite organización y visibilidad sobre sus entregas, ya sean internas o para clientes. Algunos ejemplos:
- Agencias de Marketing: Para gestionar campañas, creación de contenido y entregas para múltiples clientes.
- Equipos de Ventas: Para organizar el proceso de onboarding de nuevos clientes o actividades de prospección complejas.
- Equipos de Desarrollo: Para organizar sprints y el desarrollo de nuevas funcionalidades.
- Departamentos Administrativos: Para controlar procesos internos, como contrataciones o planificación de eventos.
La principal ventaja es mantener la gestión de tareas en la misma plataforma donde ocurren las conversaciones con clientes y la gestión de ventas (CRM), unificando la operación.
Preguntas Frecuentes
No encuentro el módulo "Proyectos" en mi menú. ¿Qué hago?
El módulo de Proyectos puede no estar activo para su empresa o su perfil de usuario puede no tener permiso para acceder a él. Verifique con el administrador de su cuenta Papo Global para que revise sus permisos en Configuración → Agentes.
¿Puedo personalizar las columnas de un proyecto?
Sí. Las columnas estándar ("Por hacer", "En curso", "Hecho") son solo un punto de partida. Puede renombrarlas, reordenarlas o añadir nuevas columnas para reflejar exactamente el flujo de trabajo de su equipo.
¿Cómo veo todas las tareas que son mi responsabilidad?
La plataforma ofrece una vista consolidada que lista las tareas más importantes asignadas a usted en todos los proyectos en los que participa. Esto facilita la priorización de su día de trabajo sin necesidad de abrir cada proyecto individualmente.
¿Es posible definir plazos para las tareas?
Sí. Al crear o editar una tarea, puede definir una fecha de entrega (due date). Esto ayuda al equipo a organizarse y garantiza que los plazos importantes no se pierdan.
¿Puedo crear un proyecto para cada cliente?
Sí, esta es una excelente forma de usar el módulo. Puede crear un proyecto separado para cada cliente, facilitando la organización de las entregas, el seguimiento del progreso y la gestión de múltiples cuentas simultáneamente.
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