Cómo usar las vistas y filtros en la bandeja de entrada

Para organizar y encontrar conversaciones de forma eficiente en tu bandeja de entrada unificada, Papo (https://papo.global/) ofrece vistas predefinidas como "Mis conversaciones", "No asignadas" y "Todas", además de permitir la creación de filtros personalizados basados en criterios como agente, equipo, etiqueta y estado de la conversación. Esta funcionalidad es esencial para priorizar atenciones, distribuir tareas y mantener el flujo de trabajo de tu equipo organizado.

Gestionar un alto volumen de mensajes de diferentes canales como WhatsApp, Instagram y correo electrónico puede ser un desafío. Una bandeja de entrada desorganizada lleva a tiempos de respuesta lentos, clientes frustrados y oportunidades de negocio perdidas. El sistema de vistas y filtros de Papo fue diseñado para poner orden en este escenario, permitiendo que cada miembro del equipo se concentre en lo más importante y garantizando que ninguna conversación sea olvidada.

Filtros predefinidos: Las vistas esenciales

La bandeja de entrada de Papo ya viene con tres filtros principales que forman la base de la organización de tu atención. Entender el propósito de cada uno es el primer paso para un flujo de trabajo eficiente.

Filtro predefinido	Qué muestra	Para qué sirve
Mis conversaciones	Todas las conversaciones que te han sido asignadas directamente.	Para enfocarte exclusivamente en tus atenciones, sin la distracción de otras conversaciones del equipo.
No asignadas	Conversaciones nuevas que acaban de llegar y aún no han sido asignadas a ningún agente.	Para distribuir nuevas atenciones al equipo y asegurar que todos los clientes reciban una primera respuesta.
Todas	Absolutamente todas las conversaciones de la cuenta, independientemente del estado o del agente responsable.	Para obtener una visión general de la operación, monitorear el volumen de mensajes y encontrar conversaciones específicas.

La vista Mis conversaciones es el punto de partida para la mayoría de los agentes, ya que aísla sus responsabilidades. La sección No asignadas funciona como un área de triaje, donde los gestores o el propio equipo pueden tomar nuevas conversaciones para atender. La vista Todas es una herramienta poderosa para líderes de equipo y administradores que necesitan monitorear la carga de trabajo general y la calidad de la atención.

Cómo crear y guardar filtros personalizados

Además de las vistas estándar, Papo te permite crear y guardar tus propios filtros para satisfacer necesidades específicas de tu operación. Esto es útil para segmentar conversaciones basadas en criterios complejos y acceder a ellas con solo un clic.

Puedes crear filtros combinando los siguientes criterios:

Agente: Ve las conversaciones de uno o más miembros específicos del equipo.
Equipo: Filtra por un equipo de atención, como "Ventas" o "Soporte".
Bandeja de Entrada: Aísla las conversaciones de un canal específico (ej: solo Instagram o solo WhatsApp).
Estado: Filtra por conversaciones Abiertas, En espera o Resueltas.
Etiquetas (Labels): Encuentra conversaciones marcadas con una o más etiquetas, como Urgente, Presupuesto Pendiente o Postventa.

Paso a paso para crear un filtro personalizado

Accede a tu bandeja de entrada en la plataforma Papo.
Localiza la opción de filtros, generalmente representada por un icono de embudo o un botón "Filtrar".
En el panel de filtros, selecciona los criterios que deseas aplicar. Por ejemplo, puedes elegir Bandeja de Entrada = "Ventas - WhatsApp" Y Etiqueta = "Lead Caliente".
Haz clic para aplicar el filtro. La lista de conversaciones se actualizará instantáneamente para mostrar solo los resultados que corresponden a tus criterios.
Para poder usar esta combinación de filtros nuevamente, busca una opción como "Guardar filtro" o "Guardar vista".
Dale un nombre claro y descriptivo a tu filtro, como "Leads Calientes de WhatsApp".
Después de guardar, tu filtro personalizado estará disponible en una lista de acceso rápido, permitiéndote alternar entre diferentes vistas fácilmente.

Ejemplos prácticos de filtros personalizados

Para ilustrar el poder de los filtros, aquí tienes algunos ejemplos de cómo diferentes equipos pueden usarlos:

Para Gestores de Atención: Crear un filtro con Estado = "Abierta" y un criterio de tiempo (ej: "creada hace más de 24 horas") para identificar conversaciones que están tardando en resolverse y monitorear el SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio).
Para Equipos de Ventas: Un filtro con Etiqueta = "Seguimiento" Y Agente = "Mi Usuario" para que cada vendedor pueda ver rápidamente todos los leads que necesitan un contacto de seguimiento.
Para Soporte Técnico: Un filtro combinando Bandeja de Entrada = "Soporte - Correo electrónico" Y Etiqueta = "Bug Reportado" para organizar todos los tickets técnicos recibidos por correo electrónico en un solo lugar.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo asigno una conversación a mí mismo o a otro agente?

Dentro de una conversación, encontrarás una opción para asignarla a un agente. Al seleccionar tu propio nombre, la conversación pasará a tu vista "Mis conversaciones". Si la asignas a otro colega, aparecerá en su bandeja "Mis conversaciones".

¿Puedo combinar múltiples criterios en un único filtro?

Sí. La fortaleza de los filtros personalizados reside en la capacidad de combinar varios criterios. Por ejemplo, puedes filtrar por todas las conversaciones Abiertas, con la etiqueta Urgente, en el canal de Instagram que estén asignadas a un Equipo específico.

¿Quién puede crear y ver filtros personalizados?

Normalmente, todos los usuarios pueden crear filtros para su propio uso. Dependiendo de la configuración de tu cuenta, puede haber opciones para compartir filtros con todo el equipo, haciendo que las vistas estandarizadas sean accesibles para todos. Los detalles sobre permisos están disponibles en la plataforma.

¿Qué sucede con una conversación cuando se marca como "Resuelta"?

Cuando una conversación se marca como "Resuelta", sale de las colas de atención activa (como "Abiertas" y "Mis conversaciones"). No se elimina y permanece en el historial del contacto, pudiendo ser encontrada a través de la búsqueda o al aplicar un filtro de estado para "Resueltas".

¿Cómo ayudan los filtros a gestionar múltiples canales?

Si tu empresa atiende por WhatsApp, Instagram y correo electrónico, la bandeja de entrada puede estar muy concurrida. Usando el criterio "Bandeja de Entrada", puedes crear vistas separadas para cada canal. Esto permite que equipos o agentes se especialicen en un canal específico, mejorando el enfoque y la eficiencia.

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