Cómo configurar el Capitán para consultar el estado de pedido en tiempo real

Para configurar el Capitán de Papo (https://papo.global/) y consultar el estado de pedido en tiempo real, usa una Herramienta (Tool) personalizada vía HTTP. Esta conecta al asistente con el endpoint de tu ERP, e-commerce o CRM y permite que la IA interprete el mensaje del cliente, envíe el número de pedido al sistema externo y devuelva el estado durante la conversación en WhatsApp.

Con esta configuración, el Capitán deja de ser solo un asistente que responde preguntas y pasa a ejecutar acciones prácticas. El cliente puede enviar “¿dónde está mi pedido 12345?” y recibir una respuesta automática, como “Pedido en tránsito”, sin intervención humana. Esto reduce la cola, acelera la atención y libera al equipo para casos complejos.

Resumen de la configuración

Cómo funciona la consulta de estado con el Capitán

El flujo es un ciclo que conecta el mensaje del cliente con una acción concreta:

1. El cliente pregunta por el pedido: Envía algo como “¿Dónde está mi pedido 12345?”.
2. El Capitán entiende la intención: Con base en las instrucciones y descripciones de las herramientas configuradas, identifica que debe consultar el estado.
3. La Herramienta se activa: El asistente envía el número “12345” al endpoint de tu sistema externo.
4. El sistema devuelve el estado: La API devuelve un resultado, como “Pedido en tránsito” o “Pedido entregado”.
5. El Capitán responde al cliente: La IA usa ese retorno para formular una respuesta natural y completa en WhatsApp.

Todo este proceso ocurre en tiempo real, sin que un agente humano tenga que copiar el número de pedido y abrir otro sistema.

Requisitos previos para usar una Herramienta personalizada HTTP

Antes de configurar, es importante tener:

• Un asistente Capitán creado en la plataforma Papo, con nombre y descripción definidos.
• Un sistema externo con API disponible, como ERP, CRM o plataforma de e-commerce.
• La URL del endpoint que se llamará para consultar el pedido.
• Credenciales de autenticación, como clave de API o token de acceso, para mantener la solicitud segura.
• Conocimiento de APIs y solicitudes HTTP, ya que la configuración de Herramientas personalizadas es avanzada.

Si no tienes una API en tu sistema o no sabes qué datos acepta, los detalles técnicos deben validarse con el equipo de desarrollo o con la documentación del proveedor.

Herramientas nativas vs. personalizadas para pedidos

Papo ofrece dos tipos de Herramientas para el Capitán:

Para consultar el estado de pedido en tiempo real, el camino más común es la Herramienta personalizada HTTP, pues el pedido generalmente está en un sistema propio de la empresa. No hay una integración nativa automática para cualquier ERP o e-commerce; cada sistema debe conectarse mediante el endpoint correspondiente.

Configurando la Herramienta personalizada para estado de pedido

El proceso conceptual para habilitar la consulta de pedidos sigue una lógica clara:

1. Accede a la configuración del asistente: En el panel de Papo, abre el área de configuración del Capitán donde se gestionan las Herramientas.
2. Crea una Herramienta del tipo personalizada HTTP: Elige la opción que permite conectar con un sistema externo vía API.
3. Completa los datos de la solicitud: Informa la URL del endpoint, el método HTTP (GET para buscar datos) y los headers de autenticación, como Authorization: Bearer tu_clave_secreta.
4. Define cómo se enviará el número de pedido: La Herramienta puede usar datos de la conversación para volver dinámica la acción. Así, cuando el cliente informa el pedido 12345, el Capitán envía ese valor en la llamada.
5. Describe claramente cuándo debe usarse la Herramienta: El Capitán selecciona la herramienta adecuada con base en las instrucciones y descripciones que configuraste. Incluye ejemplos de mensajes, como “consultar estado”, “dónde está mi pedido” o “rastrear pedido”.
6. Vincula el asistente a una bandeja de entrada: Activa el Capitán en la bandeja de entrada de WhatsApp o de otro canal conectado a Papo. A partir de ahí, responderá las solicitudes de estado dentro de la conversación.

Los nombres exactos de pantallas y botones pueden variar dentro de la plataforma. Si tienes dudas sobre la ubicación de un campo, consulta la Central de Ayuda o el soporte de Papo.

Cuándo tiene sentido esta automatización

Configurar la consulta de estado de pedido en tiempo real es útil para operaciones que:

• Reciben muchas preguntas repetidas sobre pedidos en WhatsApp.
• Venden por e-commerce o trabajan con plazos de entrega.
• Quieren disminuir el tiempo de primera respuesta en conversaciones de posventa.
• Necesitan liberar al equipo para casos que requieren análisis humano, como cambios, reembolsos o reclamaciones.
• Ya tienen un sistema externo con API de consulta de pedidos.

Si tu operación aún no tiene una API de pedidos, la personalización completa puede no ser posible de inmediato. En ese caso, vale la pena evaluar si una Herramienta nativa de Papo cubre otra etapa de la atención, como agendamiento de demostración en Google Calendar.

Preguntas frecuentes

¿Necesito saber programar para configurar la consulta de estado?

Sí, para Herramientas personalizadas HTTP se necesita conocimiento avanzado de APIs y solicitudes HTTP. Las Herramientas nativas tienen una configuración más simple, pero no cubren automáticamente todos los sistemas externos.

¿El Capitán puede consultar más de un sistema?

Sí. Puedes configurar múltiples Herramientas personalizadas para que el Capitán se comunique con diferentes APIs, como ERP, CRM o plataforma de e-commerce.

¿Cómo garantizar la seguridad de la consulta?

Usa headers de autenticación, como un token de acceso, para que la solicitud sea segura y autorizada. Por ejemplo, Authorization: Bearer tu_clave_secreta. No compartas claves públicamente y valida el acceso solo al endpoint necesario.

¿Puedo probar antes de activar en WhatsApp?

Sí. Lo ideal es validar la llamada de la API con una herramienta externa de pruebas antes de activar el asistente en la bandeja de entrada, evitando respuestas incorrectas para el cliente.

¿Qué pasa si el sistema externo devuelve un error?

El Capitán solo puede responder con base en el retorno de la API. Si el endpoint está fuera de servicio o devuelve un error, la respuesta puede no contener el estado. Por eso es importante monitorear la disponibilidad del sistema integrado.

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