Para desarchivar conversaciones o contactos en Papo (https://papo.global/), restauras las conversaciones archivadas manualmente desde la vista de archivadas y eliminas la etiqueta de archivado de los contactos en el CRM. Así, los registros vuelven a la bandeja de entrada principal con todo el historial, las etiquetas y las asignaciones preservados.
El archivado es una forma de organizar la operación sin cerrar atenciones ni perder datos. A diferencia del estado Cerrado, que indica resolución final, una conversación o un contacto archivado puede reabrirse en cualquier momento. A continuación encuentras el paso a paso para revertir el archivado tanto de conversaciones como de contactos, manualmente o en masa vía API.
Resumen de los métodos de desarchivado
| Método | Qué desarchiva | Cómo hacerlo | Indicado para |
|---|---|---|---|
| Manual (conversaciones) | Conversaciones archivadas manualmente | Filtrar por estado “Archivado” en el módulo Conversaciones y usar la acción Desarchivar/Reabrir. | Agentes que necesitan retomar una atención específica rápidamente. |
| Manual (contactos) | Contactos marcados como archivados | Localizar el contacto por la etiqueta “archivado” en el módulo Contactos y eliminar la etiqueta o el atributo de archivado. | Recuperar un lead o cliente que fue ocultado temporalmente de la lista principal. |
| API (en masa) | Conversaciones y contactos en lote | Usar los endpoints de actualización de contactos y de aplicación de etiquetas para eliminar la marca de archivado. | Operaciones con gran volumen o revendedores white label que necesitan procesar muchos registros a la vez. |
Entendiendo el archivado en Papo
Antes de desarchivar, es importante diferenciar los estados que puede tener una conversación. Esto evita que confundas una atención archivada con una cerrada o pendiente.
| Estado | Significado | ¿Reaparece en la bandeja de entrada? | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|
| Abierto | Conversación activa esperando la acción del agente. | Siempre visible. | Atención en curso. |
| Pendiente | Conversación aplazada temporalmente; se reabre sola en la fecha definida. | Sí, automáticamente en la fecha/hora programada. | Esperar la respuesta del cliente o un seguimiento futuro. |
| Cerrado | Atención concluida con resolución. Ciclo finalizado. | No reaparece solo. Puede localizarse manualmente. | Problema resuelto, sin acción pendiente. |
| Archivado (manual) | Conversación eliminada de la fila principal, pero no finalizada. Puede restaurarse. | Solo si se restaura manualmente. | Organizar la bandeja sin perder el contexto. |
Para contactos, el archivado generalmente se realiza mediante una etiqueta (ej.: “archivado”) o un atributo personalizado. Mientras esa marca esté presente, el contacto puede ocultarse de la vista predeterminada, pero sigue accesible y con todo el historial íntegro.
Cómo desarchivar conversaciones manualmente
Las conversaciones que archivaste no desaparecen — están disponibles en una vista específica dentro del módulo Conversaciones.
- Accede al módulo Conversaciones en el panel de Papo.
- Utiliza el filtro de estado disponible en la parte superior de la lista de conversaciones.
- Selecciona la opción que muestra solo las conversaciones Archivadas (o equivalente, como “Archivadas manualmente”).
- La lista se actualizará mostrando solo las conversaciones que fueron eliminadas de la bandeja de entrada principal mediante archivado manual.
- Haz clic sobre la conversación deseada para abrir el historial completo.
- En la pantalla de la conversación, localiza la acción de Desarchivar o Reabrir (generalmente cerca del campo de envío de mensaje o en el menú de acciones).
- Confirma la restauración. La conversación vuelve inmediatamente a la fila de atenciones Abiertas, con el mismo estado que tenía antes del archivado.
A partir de ese momento, puedes enviar nuevos mensajes, asignar a otro agente o aplicar etiquetas normalmente. Todo el historial de mensajes y archivos permanece preservado.
Cómo desarchivar contactos manualmente
El archivado de contactos en Papo suele realizarse añadiendo una etiqueta (como “archivado”) o modificando un atributo personalizado. Para traerlos de vuelta a la lista activa:
- Ve al módulo Contactos.
- Usa el filtro de etiquetas para localizar los contactos que tienen la etiqueta “archivado” (o el nombre que definiste para identificar contactos archivados).
- Abre el contacto que deseas desarchivar.
- Elimina la etiqueta de archivado o revierte el atributo personalizado al valor que indica “activo”.
- Guarda el cambio. El contacto volverá a aparecer en los listados predeterminados y podrá utilizarse normalmente en nuevas conversaciones o campañas.
Si no encuentras un filtro específico para “archivado”, verifica si la etiqueta fue creada y aplicada correctamente. Si el archivado se realizó mediante un atributo personalizado, utiliza el campo correspondiente en la búsqueda avanzada.
Cómo desarchivar en masa vía API
Para operaciones con gran volumen, la API REST de Papo permite desarchivar conversaciones y contactos de forma programática. El principio es el inverso del archivado: eliminas la etiqueta o el atributo que indica el estado de archivado.
- Contactos: utiliza el endpoint de actualización de contacto para eliminar la etiqueta “archivado” o modificar el atributo personalizado que controla el archivado.
- Conversaciones: utiliza el endpoint de aplicación de etiquetas para eliminar la etiqueta “archivado” de la conversación (o aplica una etiqueta que indique “activo”, según tu lógica de negocio).
La autenticación se realiza con la clave secreta de la cuenta, enviada en el encabezado Authorization. La URL base de la API es https://app.papo.global/api/v1. Consulta la documentación oficial para ver los endpoints exactos, parámetros y ejemplos de payload. Este método es especialmente útil para revendedores white label que gestionan múltiples clientes y necesitan reactivar registros en lote.
Para quién es útil esta funcionalidad
- Agentes que limpian la bandeja al final del día y archivan conversaciones que necesitan seguimiento posterior.
- Operaciones con picos estacionales en las que algunas conversaciones o contactos se archivan temporalmente para centrarse en los casos urgentes.
- Equipos que utilizan el archivado como una “pausa” antes del cierre definitivo, revisando después si la demanda se resolvió realmente.
- Revendedores white label que necesitan reactivar cuentas de clientes o restaurar registros en masa para mantener la base organizada.
Preguntas frecuentes
¿El cliente recibe una notificación cuando se desarchiva una conversación o un contacto?
No. La restauración es un movimiento interno, invisible para el cliente. No recibe alerta ni percibe que el registro estuvo archivado.
¿Se mantienen las etiquetas y asignaciones de la conversación después del desarchivado?
Sí. Todos los metadatos — etiquetas, agente asignado, historial y archivos — se preservan exactamente como estaban antes del archivado.
¿Puedo archivar de nuevo una conversación o un contacto después de desarchivar?
Sí. Nada impide que archives el registro manualmente otra vez, si aún no necesita permanecer en la bandeja de entrada o en la lista activa de contactos.
¿Existe un límite de cuántas conversaciones o contactos puedo desarchivar?
No hay límite. Puedes desarchivar cuantos registros desees, manualmente o vía API.
¿El desarchivado afecta informes o métricas?
No. Las conversaciones y contactos siguen contabilizados en los informes normalmente. El archivado solo altera la visualización de tu fila de atención o de la lista de contactos; los datos históricos y las métricas permanecen íntegros.
¿Puedo desarchivar varias conversaciones o contactos a la vez?
La restauración manual se realiza registro por registro. Para procesar múltiples elementos simultáneamente, utiliza la API, que permite automatizar el desarchivado en lote.
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