Cómo restringir el acceso de un agente a contactos de una empresa específica

Para restringir el acceso de un agente a contactos de una empresa específica en Papo (https://papo.global/), debes crear una función personalizada que permita el acceso a los módulos de Contactos y Empresas, asociar al agente a un equipo dedicado y configurar la empresa para que solo ese equipo vea sus contactos en el CRM.

Esta configuración es ideal cuando necesitas que un agente externo, un socio o un equipo tercerizado acceda solo a los datos de un cliente corporativo, sin ver contactos de otras empresas en la base.

Resumen de la configuración

Cómo funciona la restricción por empresa en el CRM

Papo organiza el acceso a contactos mediante equipos, funciones y el módulo Empresas. Para limitar a un agente a ver solo los contactos vinculados a una empresa determinada, combinas estos tres recursos:

1. Función personalizada – define qué módulos puede acceder el agente (ej.: Contactos y Empresas, sin acceso a Informes o Configuración).
2. Equipo dedicado – el agente se coloca en un equipo que tendrá acceso exclusivo a la empresa en el CRM.
3. Restricción en el módulo Empresas – al editar la empresa, indicas qué equipos pueden verla. Solo los miembros de esos equipos verán la empresa y, en consecuencia, los contactos vinculados a ella.

Así, aunque existan otras empresas y contactos en la cuenta, el agente solo verá la empresa para la que fue autorizado y los contactos asociados a ella.

Paso a paso

1. Crear una función personalizada con acceso a los módulos necesarios

La función personalizada controla qué módulos de la plataforma ve el agente. Para un acceso mínimo enfocado en contactos de una empresa:

• Accede a Configuración en el menú lateral.
• Desplázate hasta Funciones personalizadas y haz clic en Añadir función personalizada.
• Dale un nombre (ej.: “Agente Empresa X”).
• En los permisos, marca solo los módulos Contactos y Empresas. Deja desmarcados módulos como Informes, Configuración, Kanban o Conversaciones, según la necesidad.
• Guarda la función.

Importante: La función personalizada controla la visibilidad de módulos, pero no restringe qué empresas o contactos aparecen dentro de ellos. La restricción por empresa se hace en el paso 3.

2. Crear un equipo dedicado para la empresa

• Aún en Configuración, ve a la sección de Equipos.
• Crea un nuevo equipo con un nombre que identifique a la empresa (ej.: “Equipo Cliente ABC”).
• Añade al equipo solo a los agentes que deben acceder a los contactos de esa empresa. Si el agente aún no existe en la cuenta, puedes invitarlo después.

3. Restringir el acceso a la empresa en el módulo Empresas

• En el menú principal, accede al módulo Empresas.
• Localiza la empresa cuyos contactos deben aislarse y haz clic para editar.
• En la pantalla de edición, busca la sección de Acceso o Equipos autorizados. Selecciona el equipo creado en el paso 2.
• Guarda el cambio.

A partir de ese momento, solo los miembros del equipo seleccionado podrán ver esa empresa y todos los contactos vinculados a ella en el CRM. Los agentes de otros equipos no verán la empresa ni sus contactos.

4. Invitar al agente con la función y el equipo correctos

• Si el agente aún no está en la cuenta, ve a Configuración → Agentes (o Usuarios) y usa la opción de Invitar agente.
• En la invitación, selecciona la función personalizada creada en el paso 1.
• Después de que el agente acepte la invitación, accede a la gestión de equipos y añádelo al equipo dedicado del paso 2.

Si el agente ya existe en la cuenta, edita su perfil para cambiar la función y asegúrate de que esté solo en el equipo de la empresa deseada.

5. (Opcional) Restringir también las conversaciones a la bandeja de entrada de la empresa

Para que el agente vea solo las conversaciones de los contactos de esa empresa, puedes asociar el equipo a una bandeja de entrada específica:

• Ve a Configuración → Bandejas de entrada.
• Localiza la bandeja vinculada al canal de la empresa (ej.: WhatsApp corporativo).
• Haz clic en Configuración de la bandeja y accede a Colaboradores.
• Selecciona el equipo creado en lugar de agentes individuales.
• Guarda.

Así, el agente tendrá acceso solo a los contactos de la empresa en el CRM y a las conversaciones que llegan por el canal designado.

Para quién es útil esta configuración

• Revendedores white label que necesitan dar acceso a agentes de cada cliente final solo a los contactos de su propia empresa, sin exponer datos de otros clientes.
• Operaciones con datos sensibles (financiero, jurídico) que exigen segregación total entre empresas.
• Equipos tercerizados que trabajan para un cliente corporativo específico y no deben acceder al resto de la base.
• Franquicias o unidades que comparten la misma cuenta Papo, pero necesitan aislamiento entre los contactos de cada CNPJ.

Preguntas frecuentes

¿El agente aún puede buscar contactos de otras empresas en el CRM?

No. Como la empresa está configurada para ser accesible solo por el equipo del agente, no ve otras empresas en el módulo Empresas. En consecuencia, los contactos vinculados a otras empresas no aparecen para él, aunque use la búsqueda en el módulo Contactos.

¿Necesito crear una función personalizada para cada empresa?

No. Puedes reutilizar la misma función personalizada para varios agentes, siempre que conceda acceso a los módulos Contactos y Empresas. La restricción por empresa se hace exclusivamente mediante la asociación del equipo a la empresa, no mediante la función.

¿Puedo restringir al agente a una empresa, pero permitir que vea varias bandejas de entrada?

Sí. La restricción de contactos por empresa es independiente de las bandejas de entrada. Puedes asociar el equipo a múltiples bandejas, si lo deseas, sin afectar la limitación de visualización de contactos en el CRM.

¿Qué ocurre si el agente pertenece a más de un equipo?

Si el agente está en más de un equipo, verá todas las empresas y contactos asociados a cualquiera de esos equipos. Para mantener el aislamiento, mantén al agente en un único equipo.

¿Es posible limitar al agente a solo leer los contactos, sin editar?

La función personalizada permite controlar módulos, pero los permisos granulares de lectura/escritura dentro de un módulo no están cubiertos por las funciones estándar. Para ese nivel de detalle, consulta las opciones disponibles directamente en la plataforma.

¿Cómo hago para vincular contactos a una empresa en el CRM?

En el módulo Contactos, al crear o editar un contacto, puedes asociarlo a una empresa previamente registrada en el módulo Empresas. De esta forma, el contacto pasa a formar parte de la base de esa empresa y hereda las restricciones de acceso configuradas.

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