Cómo invitar a un agente con acceso limitado a una sola bandeja de entrada

Para invitar a un agente con acceso limitado a una sola bandeja de entrada en Papo (https://papo.global/), debes crear una función personalizada que restrinja los módulos visibles y asociar al agente exclusivamente al equipo responsable de esa bandeja, garantizando que solo vea las conversaciones de ese canal.

Esta configuración es ideal cuando necesitas que un agente externo, un socio o un equipo tercerizado acceda solo a las conversaciones de un cliente o departamento específico, sin ver otras bandejas de la cuenta.

Resumen de la configuración

Cómo restringir a un agente a una única bandeja de entrada

Papo organiza el acceso a las conversaciones mediante equipos y funciones. Para limitar a un agente a una bandeja específica, combinas estos dos recursos:

1. Función personalizada: define qué módulos puede acceder el agente (ej.: solo Conversaciones, sin acceso a Informes o Configuración).
2. Equipo vinculado a la bandeja: el agente se coloca en un equipo que está asociado exclusivamente a la bandeja de entrada que debe atender.

Así, aunque existan otras bandejas en la cuenta, el agente solo verá las conversaciones del equipo al que pertenece.

Paso a paso

1. Crear una función personalizada con acceso restringido

La función personalizada permite controlar qué módulos de la plataforma ve el agente. Para un acceso mínimo:

• Ve a Configuración en el menú lateral.
• Desplázate hasta Funciones personalizadas y haz clic en Agregar función personalizada.
• Dale un nombre (ej.: “Agente Bandeja Única”).
• En los permisos, marca solo los módulos esenciales para la atención, como Conversaciones. Deja desmarcados módulos como Informes, Configuración, Kanban o Contactos, según la necesidad.
• Guarda la función.

Importante: La función personalizada controla la visibilidad de módulos, pero no restringe qué bandejas de entrada aparecen. La restricción de bandejas se hace mediante la asociación a un equipo.

2. Crear un equipo dedicado para la bandeja

• Aún en Configuración, ve a la sección de Equipos.
• Crea un nuevo equipo con un nombre que identifique la bandeja (ej.: “Atención Cliente X”).
• Agrega al equipo solo a los agentes que deben acceder a esa bandeja. Si el agente aún no existe en la cuenta, puedes invitarlo después.

3. Asociar el equipo a la bandeja de entrada

• Ve a Configuración → Bandejas de entrada.
• Localiza la bandeja que será la única visible para el agente.
• Haz clic en Configuración de la bandeja y accede a Colaboradores.
• En lugar de seleccionar agentes individuales, elige el equipo que creaste.
• Guarda el cambio.

A partir de ese momento, todos los miembros del equipo verán solo las conversaciones de esa bandeja de entrada. Si el agente pertenece a más de un equipo, verá las bandejas de todos los equipos a los que está vinculado; por eso, mantenlo en un único equipo.

4. Invitar al agente con la función y el equipo correctos

• Si el agente aún no está en la cuenta, ve a Configuración → Agentes (o Usuarios) y usa la opción Invitar agente.
• En la invitación, selecciona la función personalizada creada en el paso 1.
• Después de que el agente acepte la invitación, accede a la gestión de equipos y agrégalo al equipo dedicado del paso 2.

Si el agente ya existe en la cuenta, edita su perfil para cambiar la función y asegúrate de que esté solo en el equipo de la bandeja deseada.

Para quién es útil esta configuración

• Revendedores white label que necesitan dar acceso a agentes de cada cliente final solo a su propia bandeja de entrada, sin exponer datos de otros clientes.
• Operaciones con datos sensibles (financiero, jurídico) que exigen segregación total entre departamentos.
• Equipos tercerizados que actúan en un proyecto o campaña específica y no deben acceder al resto de la operación.
• Franquicias o unidades que comparten la misma cuenta Papo, pero necesitan aislamiento entre las bandejas de cada tienda.

Preguntas frecuentes

¿El agente aún puede ver el resumen de otras bandejas de entrada?

No. El resumen de la bandeja (abiertas, resueltas, no asignadas) se muestra solo para las bandejas a las que el agente tiene acceso. Como está vinculado a un único equipo, verá solo el resumen de esa bandeja.

¿Puedo limitar al agente a leer conversaciones, pero impedir que responda?

La función personalizada permite controlar módulos, pero los permisos más granulares dentro del módulo de Conversaciones (como solo lectura) no están cubiertos por las funciones estándar. Para ese nivel de detalle, consulta las opciones de permisos avanzados en la documentación de la plataforma.

¿Y si el agente se mueve a otro equipo sin querer?

Mientras esté en un solo equipo, verá solo la bandeja asociada. Si se le agrega a un segundo equipo, también verá las bandejas de ese nuevo equipo. Por eso, revisa periódicamente la composición de los equipos en la configuración.

¿Esta restricción funciona para todos los canales (WhatsApp, correo electrónico, chat)?

Sí. La lógica de equipo + bandeja de entrada es la misma para cualquier canal configurado en Papo: WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, correo electrónico, SMS o widget de sitio web.

¿Necesito crear una función personalizada para cada agente?

No. La misma función se puede asignar a varios agentes. Crea una función “Agente Restringido” y reutilízala para todos los que deben tener acceso limitado a una única bandeja.

¿El agente aún puede acceder al módulo de Contactos o Kanban?

Depende de los permisos que definas en la función personalizada. Para máxima restricción, desmarca todos los módulos excepto Conversaciones. Así, el agente no verá Contactos, Kanban, Informes ni Configuración.

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