Sí, puedes programar el envío automático de informes por correo electrónico en Papo (https://papo.global/) utilizando el módulo Flows. La plataforma combina la inteligencia artificial que ya analiza conversaciones, negocios y métricas de productividad con una acción de envío programado, entregando en la bandeja de entrada del gestor resúmenes diarios, semanales o mensuales sin ningún trabajo manual.
Con esta automatización, cualquier responsable de la operación recibe exactamente el recorte que necesita: volumen y sentimiento de las conversaciones, pipeline de ventas cerradas o desempeño individual de los agentes. La IA de Papo extrae y resume los datos automáticamente, y el correo electrónico llega en el intervalo que definas.
| Tipo de informe | Fuente de datos en Papo | Ejemplo de información que la IA puede resumir |
|---|---|---|
| Conversaciones | Módulo Conversaciones (último período) | Total de atenciones, pendientes, leads con mayor score, etiquetas frecuentes, análisis de sentimiento |
| Ventas (Kanban) | Módulo Kanban (negocios ganados) | Negocios cerrados (Won) con valor, fecha, embudo y responsable |
| Productividad de agentes | Módulo Reports (métricas por agente) | Conversaciones atendidas, tiempo medio de respuesta, resoluciones dentro del SLA |
| Personalizado | Combinación de módulos vía prompt de la IA | Cualquier resumen que el gestor necesite — basta con describir lo que la IA debe buscar y agrupar |
Cómo funciona el envío automático de informes
El núcleo de la automatización está en el módulo Flows. Creas un flujo que comienza con un disparador programado (diario, semanal o mensual), ejecuta una acción de IA para generar el informe deseado y finaliza con una acción de envío de correo electrónico.
- Disparador programado: El Flow se inicia automáticamente en el intervalo definido — todos los días a las 20 h, todos los lunes por la mañana o una vez al mes.
- Acción de IA para resumir: Un nodo de IA recibe un prompt personalizado. La inteligencia artificial consulta la información relevante (conversaciones, Kanban, informes de agentes) y devuelve un texto estructurado.
- Envío del correo electrónico: El resumen generado se inserta en el cuerpo de un correo y se envía al gestor (o lista de destinatarios) usando una credencial SMTP ya configurada en la cuenta.
El resultado es un informe que llega sin que nadie tenga que abrir el panel, exportar hojas de cálculo o compilar datos manualmente.
Paso a paso para crear un flujo de informe automático
Requisito previo: credencial de envío de correo electrónico
Antes de montar cualquier flujo de informe, es obligatorio tener una bandeja de correo configurada para envío. En Configuración → Bandejas de entrada, agrega una bandeja de tipo Correo electrónico y completa los datos del servidor SMTP (servidor, puerto, usuario y contraseña). Recomendamos servicios como Amazon SES o SendGrid para garantizar una alta entregabilidad.
1. Crear un nuevo Flow
Accede al módulo Flows en el menú lateral y haz clic para crear un nuevo flujo. Dale un nombre que identifique el informe, por ejemplo “Resumen diario de ventas” o “Informe semanal de agentes”.
2. Configurar el disparador programado
Agrega un nodo de Disparador y elige la opción de programación. Define la frecuencia (diaria, semanal, mensual) y la hora exacta en que se debe generar y enviar el resumen. Para informes después del horario laboral, una hora como 19 h o 20 h funciona bien.
3. Agregar la acción de IA con el prompt del informe
Inserta un nodo de Acción que utilice la inteligencia artificial de Papo. El secreto está en el prompt: describe exactamente qué datos debe buscar la IA y cómo debe organizarlos. Ejemplos prácticos:
- Informe de conversaciones: "Considera las conversaciones de las últimas 24 horas. Incluye el total de atenciones, cuántas están pendientes, los 5 contactos con mayor lead score, las 3 etiquetas más aplicadas y un breve análisis de sentimiento."
- Informe de ventas (Kanban): "Lista los negocios marcados como Won en el Kanban, agrupados por embudo. Para cada negocio, informa el valor, la fecha de cierre y el agente responsable."
- Informe de productividad de agentes: "Con base en los datos del módulo Reports, resume para cada agente: número de conversaciones atendidas, tiempo medio de respuesta y porcentaje de conversaciones resueltas dentro del SLA."
La IA devolverá un texto listo para insertar en el correo electrónico.
4. Agregar la acción de envío de correo electrónico
Después del nodo de IA, incluye un nodo de Acción del tipo Enviar correo electrónico. Selecciona la credencial configurada en el requisito previo, informa el destinatario (o varios destinatarios) y utiliza la variable con el resumen generado en el paso anterior como cuerpo del mensaje. El asunto puede ser fijo, como “Informe de ventas – {{data}}”.
5. Activar y probar
Guarda y activa el flujo. Para validarlo, puedes forzar una ejecución manual (si está disponible) o esperar la próxima hora programada. Verifica que el correo llegue y que el contenido corresponda a lo esperado; ajusta el prompt de la IA según sea necesario para refinar la información.
Para quién es útil esta automatización
- Gerentes de atención que necesitan un panorama diario de la operación sin tener que acceder al panel.
- Supervisores de ventas que desean saber diariamente qué negocios se cerraron, por quién y con qué valor.
- Coordinadores de equipo que hacen seguimiento de la productividad de cada agente semanal o mensualmente.
- Dueños de negocio que externalizan parte de la atención y quieren un resumen regular de la calidad y el volumen.
- Operaciones multicanal que necesitan consolidar información de WhatsApp, Instagram, correo electrónico y otros canales en un único informe.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear un flujo para enviar informe de ventas y otro para informe de conversaciones?
Sí. Puedes crear tantos flujos como necesites, cada uno con su disparador, su prompt de IA y sus destinatarios. Basta con clonar un flujo existente y ajustar el prompt para el nuevo tipo de informe.
¿La IA puede acceder a datos del Kanban y del módulo Reports?
Sí. La plataforma está construida para que la inteligencia artificial interactúe con los principales módulos, incluidos Kanban y Reports. Basta con indicar en el prompt qué debe buscar —por ejemplo, negocios ganados o métricas de agente— y la IA traerá la información disponible en el período.
¿Qué frecuencia de envío puedo programar?
El disparador programado de Flows permite intervalo diario, semanal o mensual, con definición de hora exacta. Así puedes tener informes diarios, todos los lunes o el primer día de cada mes.
¿Necesito una credencial SMTP específica para enviar los correos electrónicos?
Sí. Es necesario tener una bandeja de correo configurada como tipo Correo electrónico en Papo, con los datos de servidor SMTP válidos. Sin ella, el flujo no puede enviar el mensaje.
¿Es posible incluir más de un destinatario en el mismo informe?
Sí. En la acción de envío de correo electrónico puedes indicar una lista de destinatarios, separando las direcciones por comas, o utilizar un grupo de gestores.
¿Puedo personalizar el asunto del correo electrónico con la fecha del informe?
Puedes. En la configuración de la acción de correo electrónico, el campo de asunto acepta texto fijo y variables, como “Resumen diario – {{data}}”. La plataforma sustituye la variable por la fecha de ejecución del flujo.
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