كيفية إعداد أوقات الاستراحة والإجازات للمتخصصين في وحدة Atendimentos

نعم، يمكنك إعداد أوقات الاستراحة والإجازات لكل متخصص مباشرةً في وحدة Atendimentos من Papo (https://papo.global/). يكفي الدخول إلى إدارة توفّر المتخصص، وتحديد ساعات عمله، ثم إضافة حجوب محددة لفترات الاستراحة أو الغداء أو فترات الغياب الطويلة مثل الإجازات. ويحترم الذكاء الاصطناعي في Papo هذه الحجوب تلقائيًا عند اقتراح المواعيد على واتساب.

الخطوة	الإجراء في وحدة Atendimentos	النتيجة في الأجندة
تحديد ساعات العمل الأساسية	ضبط أيام وساعات عمل كل متخصص.	إنشاء التوفّر الافتراضي الذي سيستخدمه النظام لحجز المواعيد.
إضافة حجوب الاستراحة	إدخال فترات ثابتة (مثال: الغداء من 12:00 إلى 13:00) في أجندة المتخصص.	لا يقترح النظام هذه الأوقات للمواعيد الجديدة.
تسجيل الإجازات	إنشاء حجب طويل المدة (مثال: من 10 إلى 20 يومًا) خلال فترة الإجازة.	تصبح الأجندة غير متاحة طوال الفترة، ما يمنع أي حجز.
التحقق عبر الذكاء الاصطناعي	يراجع الذكاء الاصطناعي في Papo الأجندة قبل اقتراح المواعيد على واتساب.	لا يرى العملاء إلا الأوقات المتاحة فعلًا، مع احترام الاستراحات والإجازات.

كيف تعمل إدارة الاستراحات والإجازات

تجمع وحدة Atendimentos الخدمات والمتخصصين والأجندة والعملاء في مكان واحد. ولكل متخصص مسجَّل توفّر خاص به، يمكن تعديله ليعكس ساعات العمل الفعلية. وإلى جانب أوقات الخدمة، يمكنك إنشاء حجوب، أي فترات لا يكون فيها المتخصص متاحًا لمواعيد جديدة. وقد تكون هذه الحجوب متكررة (مثل استراحة غداء يومية) أو لمرة واحدة (مثل عطلة رسمية أو إجازة).

وعندما يطلب العميل موعدًا عبر واتساب، يراجع الذكاء الاصطناعي في Papo الأجندة المضبوطة ويتجاهل تلقائيًا الأوقات المحجوبة. وهذا يعني أنه إذا كان المتخصص في إجازة أو في وقت الغداء، فلن تظهر هذه الفترات إطلاقًا كخيارات أمام العميل. وينطبق الأمر نفسه على المواعيد اليدوية التي يسجّلها الفريق في لوحة التحكم: فالمنصة تمنع الحجز فوق الحجوب.

خطوات الإعداد

ادخل إلى وحدة Atendimentos وحدّد المتخصص.
داخل الوحدة، انتقل إلى قائمة المتخصصين واختر من تريد تعديل توفّره.
حدّد ساعات العمل الافتراضية.
أدخل أيام الأسبوع والساعات التي يستقبل فيها المتخصص العملاء (مثال: من الاثنين إلى الجمعة، من 8:00 إلى 18:00). وستكون هذه هي الأساس الذي تُطبَّق عليه الحجوب.
أضف حجوبًا للاستراحات المتكررة.
أنشئ حجبًا ثابتًا، مثل فترة الغداء (مثال: من 12:00 إلى 13:00)، وفعّل خيار التكرار في الأيام المطلوبة. وسيبدأ النظام في اعتبار هذه الفترة غير متاحة.
سجّل الإجازات أو الغيابات الطويلة.
بالنسبة للإجازات، أنشئ حجبًا يحدد تاريخ البداية وتاريخ النهاية. ويمكنك اختيار اليوم كاملًا أو نطاق ساعات فقط إذا كان الغياب جزئيًا. وسيمنع هذا الحجب أي حجز خلال الفترة.
احفظ التغييرات.
بعد الحفظ، تُحدَّث أجندة المتخصص فورًا. وسيرى الذكاء الاصطناعي في Papo والموظفون الأوقات المتاحة مع احترام الحجوب الجديدة.

لمن هذا الإجراء

يُعدّ إعداد الاستراحات والإجازات أمرًا أساسيًا لأي نشاط يستخدم وحدة Atendimentos مع عدة متخصصين، مثل العيادات والمستوصفات، وصالونات التجميل، ومكاتب المحاماة أو المحاسبة، ومتاجر الحيوانات الأليفة، وورش الصيانة الفنية. وإذا كانت عملياتك تعتمد على أجندة منظّمة وتريد منع العملاء من الحجز خلال غداء الفريق أو إجازة أحد المتخصصين، فهذه الميزة تحافظ على دقة المواعيد دون الحاجة إلى مراجعة يدوية مستمرة.

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني ضبط أوقات غداء مختلفة لكل متخصص؟

نعم. يُدار التوفّر بشكل فردي، ويمكن لكل متخصص أن يكون له حجوب استراحة خاصة به بأوقات وأيام محددة.

هل يحترم الذكاء الاصطناعي في Papo الاستراحات والإجازات تلقائيًا؟

نعم. يراجع الذكاء الاصطناعي الأجندة المحدَّثة قبل اقتراح المواعيد على واتساب، ويتجاهل أي فترة محجوبة، سواء كانت استراحة غداء أو إجازة.

كيف يمكنني حجب عطلة رسمية؟

أنشئ حجبًا لمرة واحدة في تاريخ العطلة، مع تحديد اليوم كاملًا كغير متاح. ولن يقترح النظام هذا اليوم للمواعيد الجديدة.

هل يمكن تحديد إجازة جزئية، مثل ساعات قليلة فقط من اليوم؟

نعم. عند إنشاء الحجب، يمكنك اختيار نطاق ساعات (مثال: من 8:00 إلى 12:00) بدلًا من اليوم كاملًا، ما يتيح للمتخصص استقبال العملاء في بقية اليوم إذا أراد ذلك.

هل تؤثر الحجوب على المواعيد المؤكدة مسبقًا؟

لا. الحجوب تمنع الحجوزات الجديدة فقط، أما المواعيد الموجودة بالفعل في الأجندة فتبقى كما هي دون تغيير.

هل أحتاج إلى ربط Google Agenda لاستخدام الحجوب؟

ليس إلزاميًا. فالحجوب تعمل مباشرةً في وحدة Atendimentos. ومع ذلك، يتيح ربط Google Agenda مزامنة الأحداث الخارجية وضمان أخذ الالتزامات الشخصية أيضًا في الحسبان كأوقات غير متاحة.