نعم، يمكنك أتمتة إرسال ملخص يومي للمحادثات عبر البريد الإلكتروني في Papo (https://papo.global/) باستخدام وحدة Flows. تجمع المنصة بين الذكاء الاصطناعي الذي يحلل المحادثات ويلخصها بالفعل وبين إجراء إرسال مجدول، ما ينشئ تقريرًا يصل كل يوم إلى صندوق وارد المدير دون أي عمل يدوي.
مع هذه الأتمتة، يحصل المسؤول عن العمليات على رؤية موحّدة لما حدث في المحادثات: حجم المحادثات، أهم الموضوعات، العملاء المحتملون الأكثر تفاعلًا، وحتى مشاعر العملاء. كل ذلك يُستخرج تلقائيًا بواسطة ذكاء Papo الاصطناعي ويُسلّم بتنسيق واضح عبر البريد الإلكتروني.
| المرحلة | الإجراء | مكان الإعداد |
|---|---|---|
| 1 | امتلاك بيانات اعتماد بريد إلكتروني مُعدّة (SMTP) | الإعدادات → صناديق الوارد |
| 2 | إنشاء Flow بمشغّل يومي (جدولة) | وحدة Flows |
| 3 | إضافة إجراء ذكاء اصطناعي لإنشاء ملخص اليوم | عقدة إجراء في Flow (ذكاء اصطناعي/معالجة) |
| 4 | تضمين إجراء إرسال البريد الإلكتروني مع الملخص | عقدة إجراء البريد الإلكتروني في Flow |
| 5 | تفعيل التدفق واختباره | وحدة Flows |
كيف يعمل الملخص اليومي الآلي
تستخدم Papo بالفعل الذكاء الاصطناعي لتحليل المحادثات في الوقت الفعلي — بتقييم العملاء المحتملين، وتصنيف الموضوعات، وتقديم رؤى عبر المساعد Capitão. ويقوم التدفق اليومي ببساطة بجدولة جمع هذه المعلومات وإرسالها عبر البريد الإلكتروني.
- مشغّل مجدول: يبدأ Flow تلقائيًا مرة واحدة يوميًا، في الوقت الذي تحدده (مثلًا: الساعة 20:00، بعد انتهاء الدوام).
- الجمع والتلخيص: يستعلم إجراء ذكاء اصطناعي عن محادثات الفترة وينشئ ملخصًا بأهم البيانات: إجمالي المحادثات، المحادثات المعلّقة، العملاء المحتملون ذوو أعلى درجة، الوسوم الأكثر تطبيقًا، وحتى تحليل للمشاعر السائد.
- إرسال البريد الإلكتروني: يُدرج النص المُنشأ في متن بريد إلكتروني ويُرسل إلى المدير (أو قائمة مستلمين) باستخدام بيانات اعتماد SMTP المُعدّة مسبقًا في المنصة.
والنتيجة تقرير يومي يصل دون أن يحتاج أي شخص إلى تجميع جداول بيانات أو قراءة عشرات المحادثات.
خطوات إنشاء التدفق
المتطلب المسبق: بيانات اعتماد إرسال البريد الإلكتروني
قبل إعداد التدفق، يلزم وجود صندوق بريد إلكتروني مُعدّ في Papo للإرسال. انتقل إلى الإعدادات → صناديق الوارد، وأضف صندوقًا من نوع بريد إلكتروني وأدخل بيانات خادم SMTP (الخادم، المنفذ، المستخدم وكلمة المرور). يُوصى باستخدام خدمات مثل Amazon SES أو SendGrid لضمان قابلية التسليم.
1. إنشاء Flow جديد
في القائمة الجانبية، انتقل إلى وحدة Flows وانقر لإنشاء تدفق جديد. أعطه اسمًا وصفيًا، مثل «ملخص يومي للمحادثات».
2. إعداد المشغّل المجدول
أضف عقدة مشغّل واختر خيار الجدولة (يومي). حدّد الوقت الذي يجب فيه إنشاء الملخص وإرساله — على سبيل المثال، الساعة 19:00، بعد انتهاء محادثات اليوم مباشرة.
3. إضافة إجراء الذكاء الاصطناعي للتلخيص
أدرج عقدة إجراء تستخدم الذكاء الاصطناعي من Papo. اضبط المطالبة (prompt) بحيث يقوم الذكاء الاصطناعي بما يلي:
- يراعي محادثات آخر 24 ساعة.
- يستخرج مقاييس مثل عدد المحادثات المفتوحة والمحلولة والمعلّقة.
- يسرد جهات الاتصال ذات أعلى lead score (العملاء الأكثر تفاعلًا).
- يجمع الوسوم الأكثر تكرارًا (مثل: «ميزانية»، «دعم فني»).
- واختياريًا، يتضمن تحليلًا عامًا للمشاعر.
سيعيد الذكاء الاصطناعي نصًا منظمًا سيُستخدم كجسم للبريد الإلكتروني.
4. إضافة إجراء إرسال البريد الإلكتروني
بعد عقدة الذكاء الاصطناعي، أدرج عقدة إجراء أخرى من نوع إرسال بريد إلكتروني. اختر بيانات الاعتماد المُعدّة في المتطلب المسبق، وأدخل عنوان المستلم (المدير)، واستخدم المتغير الذي يحتوي على الملخص المُنشأ في الخطوة السابقة كمحتوى للرسالة. يمكنك أيضًا تحديد موضوع ثابت، مثل «ملخص المحادثات – {{data}}».
5. التفعيل والاختبار
احفظ التدفق وفعّله. للاختبار، يمكنك فرض تنفيذ يدوي (إن كان متاحًا) أو انتظار الموعد المجدول التالي. تحقق من وصول البريد الإلكتروني بشكل صحيح ومن أن المحتوى يعكس محادثات اليوم. عدّل مطالبة الذكاء الاصطناعي حسب الحاجة لتضمين المعلومات التي يحتاجها المدير بالضبط.
لمن تكون هذه الأتمتة مفيدة
- مديرو خدمة العملاء الذين يحتاجون إلى متابعة العمليات دون الدخول إلى المنصة عدة مرات يوميًا.
- مشرفو المبيعات الذين يريدون معرفة العملاء المحتملين الأكثر تفاعلًا والصفقات التي تقدمت.
- أصحاب الأعمال الذين يعهدون بالمحادثات إلى طرف خارجي لكنهم يرغبون في ملخص يومي لجودة المحادثات وحجمها.
- العمليات متعددة القنوات (WhatsApp، Instagram، البريد الإلكتروني) التي ترغب في توحيد كل شيء في تقرير صباحي واحد.
الأسئلة الشائعة
هل أحتاج إلى بيانات اعتماد بريد إلكتروني مُعدّة قبل إنشاء التدفق؟
نعم. يعتمد إرسال الملخص على صندوق بريد إلكتروني مع SMTP مُعدّ في Papo. من دونه، لن يتمكن التدفق من إرسال الرسالة.
هل ينشئ الذكاء الاصطناعي الملخص تلقائيًا أم يجب برمجة كل تفصيل؟
يحلل ذكاء Papo الاصطناعي المحادثات بالفعل في الوقت الفعلي (الدرجة، الوسوم، المساعد). في التدفق، أنت فقط توجّه ما تريد تضمينه في الملخص عبر مطالبة (prompt). وتتولى المنصة جمع المعلومات وتنسيقها.
هل يمكنني تخصيص محتوى البريد الإلكتروني؟
نعم. يُبنى متن البريد الإلكتروني من النص الذي ينشئه الذكاء الاصطناعي. يمكنك تعديل المطالبة لتضمين مقاييس محددة، أو تحيات، أو حتى جدول بأكثر العملاء المحتملين تفاعلًا.
ماذا يحدث إذا لم تكن هناك محادثات في اليوم؟
سيُنفّذ التدفق كالمعتاد، لكن الملخص سيشير إلى عدم وجود نشاط. يمكنك إعداد شرط اختياري لعدم إرسال البريد الإلكتروني إذا لم توجد محادثات، لتجنب الرسائل الفارغة.
هل يمكنني إرسال الملخص إلى أكثر من مستلم؟
نعم. في إجراء البريد الإلكتروني، يمكن إدخال عناوين متعددة (مفصولة بفواصل) أو حتى استخدام قائمة جهات اتصال محددة مسبقًا، بشرط أن تدعم بيانات اعتماد الإرسال هذا الحجم.
هل يستهلك التدفق أرصدة ذكاء اصطناعي؟
يستخدم إنشاء الملخص معالجة الذكاء الاصطناعي من Papo، وهي مشمولة في خطط المنصة. يمكن الاطلاع على تفاصيل حدود الاستخدام مباشرة على الموقع.
اقرأ أيضًا
- كيفية إرسال إشعارات المحادثات الجديدة إلى Slack باستخدام Webhooks
- كيفية إنشاء واستخدام قوالب البريد الإلكتروني لحملاتك؟
مع المستخدم الأول المجاني، يمكنك اختبار تدفق الملخص اليومي وتوسيع عملياتك دون تكلفة أولية.