كيفية إعداد إشعارات البريد الإلكتروني للعملاء المحتملين الجدد في CRM

لتلقي تنبيه بالبريد الإلكتروني كلما تمت إضافة عميل محتمل جديد إلى CRM الخاص بـ Papo، يمكنك إعداد Flow باستخدام مُشغِّل «تم إنشاء جهة اتصال» وإجراء إرسال بريد إلكتروني. بهذه الطريقة، يتم إخطار فريق المبيعات فورًا ببيانات العميل المحتمل، دون الاعتماد على فحوصات يدوية.

مع هذه الأتمتة، كل عميل محتمل يدخل إلى قاعدة البيانات — سواء عبر الاستيراد أو نموذج أو تسجيل يدوي — يُنشئ بريدًا إلكترونيًا إشعاريًا للمندوبين المسؤولين، مما يسرّع المتابعة ويقلل زمن الاستجابة.

ملخص الإعداد

المكوّن	الدور في التدفق	مثال على الاستخدام
Flow (Flows/Chatbot)	تسلسل مرئي من الإجراءات يُنفَّذ لكل جهة اتصال تستوفي المُشغِّل.	Flow باسم «تنبيه عميل محتمل جديد».
مُشغِّل «تم إنشاء جهة اتصال»	يبدأ التدفق تلقائيًا عند حفظ جهة اتصال جديدة في CRM.	جهة اتصال أُنشئت عبر الاستيراد أو يدويًا أو عبر تكامل.
إجراء إرسال البريد الإلكتروني	يطلق البريد الإلكتروني الإشعاري مع بيانات العميل المحتمل.	رسالة تتضمن الاسم والهاتف والبريد الإلكتروني ومصدر جهة الاتصال.
متغيرات جهة الاتصال	حقول ديناميكية تخصّص محتوى البريد الإلكتروني.	`{{ contact.first_name }}`، `{{ contact.phone }}`، `{{ contact.source }}`.

كيف يعمل: خطوة بخطوة

أنشئ Flow بالمُشغِّل المناسب
في لوحة Papo، انتقل إلى وحدة Flows / Chatbot. ابدأ Flow جديدًا وأعطه اسمًا مثل «إشعار عميل محتمل جديد». في المحرر، استبدل المُشغِّل الافتراضي بالحدث تم إنشاء جهة اتصال — وهو متاح في قائمة أحداث وحدة Flows. وبذلك، سيُنفَّذ التدفق في كل مرة يُضاف فيها سجل جهة اتصال جديد إلى CRM، بغض النظر عن المصدر.
اضبط إجراء إرسال البريد الإلكتروني
بعد المُشغِّل، انقر على "+" واختر إجراء إرسال البريد الإلكتروني. حدّد صندوق البريد الإلكتروني الذي سيُستخدم كمرسل (يجب أن يكون لديك صندوق مُعدّ في الإعدادات → صناديق الوارد). في حقل المستلم، أدخل عنوان البريد الإلكتروني لفريق المبيعات أو لمجموعة توزيع. في الموضوع ونص الرسالة، استخدم متغيرات جهة الاتصال لتضمين معلومات العميل المحتمل تلقائيًا. مثال على النص:

عميل محتمل جديد تم استلامه:
الاسم: {{ contact.first_name }} {{ contact.last_name }}
الهاتف: {{ contact.phone }}
البريد الإلكتروني: {{ contact.email }}
المصدر: {{ contact.source }}
تاريخ الإنشاء: {{ contact.created_at }}

يمكنك أيضًا إضافة تحية أو تعليمات للفريق.
اضبط الشروط (اختياري)
إذا أردت إشعار مجموعة محددة من المندوبين أو العملاء المحتملين من مصدر معين فقط، أضف شرطًا قبل إرسال البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، تحقق مما إذا كانت علامة جهة الاتصال هي «عميل محتمل ساخن» أو ما إذا كان المصدر هو «الموقع». وبذلك، يُرسَل البريد الإلكتروني فقط للعملاء المحتملين الذين يستوفون المعيار.
فعّل Flow
راجع التسلسل، واحفظه، وغيّر حالة Flow إلى نشط. من هذه اللحظة، كل جهة اتصال جديدة تُنشأ في CRM ستطلق التدفق تلقائيًا، وترسل البريد الإلكتروني الإشعاري.

لمن تُناسب هذه الأتمتة؟

فرق المبيعات التي تحتاج إلى إشعار فوري بالعملاء المحتملين الجدد، دون الاعتماد على فحوصات يدوية في CRM.
الشركات التي تجمع العملاء المحتملين عبر النماذج أو صفحات الهبوط أو استيراد القوائم وترغب في تسريع أول تواصل.
عمليات B2B التي تعمل بالتنقيب النشط وتريد أن يتلقى المندوب ملخصًا عن العميل المحتمل بمجرد اكتمال التسجيل.
الشركات التي تستخدم Papo كمركز رئيسي لجهات الاتصال وترغب في أتمتة تنبيه السجلات الجديدة، بغض النظر عن قناة الدخول.

الأسئلة الشائعة

هل أحتاج إلى صندوق بريد إلكتروني مُعدّ في Papo لإرسال الإشعارات؟

نعم. من الضروري وجود صندوق وارد بريد إلكتروني نشط واحد على الأقل في المنصة. يمكنك إعداده في الإعدادات → صناديق الوارد، بإضافة حساب بريد إلكتروني يُستخدم كمرسل للإشعارات.

هل يمكنني إرسال البريد الإلكتروني إلى عدة مستلمين؟

نعم، يمكنك إدخال عدة عناوين بريد إلكتروني في حقل المستلم، مفصولة بفواصل، أو استخدام عنوان مجموعة توزيع. يمكنك أيضًا إنشاء إجراءات بريد إلكتروني مختلفة في نفس Flow لإشعار فرق مختلفة بناءً على شروط.

هل يعمل Flow مع جهات الاتصال المستوردة بالجملة؟

نعم. كل جهة اتصال تُضاف عبر الاستيراد تطلق التدفق بشكل فردي. وبذلك، تُنشئ قائمة كاملة من العملاء المحتملين إشعارًا بالبريد الإلكتروني لكل سجل جديد.

كيف أضمّن معلومات مخصصة عن العميل المحتمل في نص البريد الإلكتروني؟

استخدم متغيرات جهة الاتصال المتاحة في محرر Flow. يمكن إدراج حقول مثل الاسم والهاتف والبريد الإلكتروني والمصدر وتاريخ الإنشاء ديناميكيًا باستخدام الصيغة {{ contact.campo }}. تعرض المنصة قائمة المتغيرات المتاحة أثناء تحرير الرسالة.

هل يمكن تخصيص مرسل البريد الإلكتروني الإشعاري؟

نعم، سيكون المرسل هو صندوق الوارد الذي تحدده في إجراء الإرسال. يمكنك إعداد صناديق مختلفة بأسماء وعناوين مختلفة، حسب حاجة عمليتك.

ماذا يحدث إذا لم يُسلَّم البريد الإلكتروني الإشعاري؟

تسجّل Papo حالة الإرسال في سجل جهة الاتصال. في حال حدوث فشل في التسليم، يمكنك التحقق من سجل الأخطاء في وحدة التقارير أو في Flow نفسه. للحصول على تفاصيل حول سياسات إعادة الإرسال والحدود، راجع وثائق المنصة.