كيفية نقل محادثات متعددة من وكيل غير نشط إلى عضو آخر في الفريق

لنقل محادثات متعددة من وكيل غير نشط إلى عضو آخر في الفريق في Papo (https://papo.global/)، استخدم ميزة التحديد الجماعي في قائمة المحادثات وطبّق إجراء النقل الجماعي. يضمن ذلك إعادة توزيع جميع العملاء الذين كان يتولاهم ذلك الوكيل دفعة واحدة، دون مقاطعة التواصل.

عندما يذهب أحد الموظفين في إجازة، أو يُترك العمل، أو يصبح غير متاح لفترة، لا يمكن أن تبقى المحادثات التي كانت تحت مسؤوليته متوقفة. بدلًا من نقل كل محادثة يدويًا، واحدة تلو الأخرى، تتيح Papo تحديد عدة محادثات في الوقت نفسه وإعادة تعيينها دفعة واحدة.

ملخص الإجراءات الجماعية في قائمة المحادثات

كيفية نقل المحادثات جماعيًا عمليًا

تستخدم العملية عوامل التصفية والتحديد المتعدد المتاح في شاشة المحادثات. لا تحتاج إلى فتح كل محادثة على حدة.

1. في القائمة الرئيسية، انتقل إلى وحدة المحادثات. سترى القائمة بجميع المحادثات النشطة.
2. استخدم عوامل التصفية المتاحة أعلى القائمة لعزل محادثات الوكيل غير النشط. اختر اسم الوكيل في عامل تصفية التعيين.
3. مع القائمة المصفّاة، حدّد مربع الاختيار في رأس القائمة لتحديد جميع المحادثات المعروضة. إذا لزم الأمر، يمكنك تحديد بعض المحادثات المحددة يدويًا عبر تحديد مربعات الاختيار الفردية.
4. بعد تحديد المحادثات المطلوبة، انقر على خيار الإجراءات الجماعية الذي سيظهر في الشريط العلوي. اختر إجراء التعيين إلى وكيل أو فريق آخر.
5. في النافذة التي تفتح، اختر الوكيل المسؤول الجديد أو الفريق الوجهة وأكّد العملية. ستُنقل جميع المحادثات المحددة دفعة واحدة.

يحافظ هذا الإجراء على السجل الكامل لكل محادثة، بما في ذلك الملاحظات الداخلية والوسوم، مما يتيح للمسؤول الجديد تولي المحادثة مع الحفاظ على السياق كاملًا.

متى تستخدم النقل الجماعي

النقل الجماعي هو الأداة المناسبة للمواقف التي تتطلب سرعة وشمولًا: إنهاء خدمة موظف: يجب إعادة توزيع جميع المحادثات النشطة فورًا. غياب طويل: إجازة أو إجازة مرضية أو غياب طبي قد يترك العملاء دون رد. تغيير القسم أو التخصص: عندما يغيّر وكيل وظيفته وتحتاج حالاته إلى الانتقال إلى فريق آخر. ذروة الطلب: لتخفيف الحمل عن وكيل مرهق، بنقل جزء من المحادثات إلى زملاء متاحين. إعادة تنظيم قوائم الانتظار: عند إنشاء فريق جديد أو تعديل هيكل الخدمة، بإعادة تخصيص المحادثات القديمة إلى الإعداد الجديد. بالنسبة للتحركات الفردية، يظل النقل الفردي مباشرة في شاشة المحادثة — بتعيين وكيل أو فريق في اللوحة الجانبية — الخيار الأسرع. أما بالنسبة للأحجام الأكبر، فإن التحديد الجماعي يلغي العمل المتكرر ويقلل خطر نسيان أي عميل في العملية.

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني نقل محادثات عدة وكلاء في الوقت نفسه؟

نعم. استخدم عوامل التصفية لعرض المحادثات المطلوبة (على سبيل المثال، دمج عامل تصفية الحالة مع عامل التاريخ) وحدّد الكل. سيُطبّق الإجراء الجماعي على الدفعة بأكملها، بغض النظر عن الوكيل السابق.

هل تُحفظ الملاحظة الداخلية عند النقل الجماعي؟

نعم. يُحتفظ بكامل سجل المحادثة، بما في ذلك الملاحظات الداخلية والوسوم المطبقة. سيرى الوكيل أو الفريق الجديد السياق الكامل.

هل يُخطَر العميل عند تغيير مسؤول المحادثة؟

لا. النقل، سواء كان فرديًا أو جماعيًا، غير مرئي للعميل. تستمر المحادثة في السجل نفسه، دون إشعار خارجي.

هل يمكنني تحديد محادثات من صفحات مختلفة في القائمة؟

يعمل التحديد الجماعي على ما هو ظاهر على الشاشة. لنقل عدد أكبر من المحادثات، اضبط عوامل التصفية لعرض أكبر عدد ممكن من العناصر في الصفحة وكرّر العملية إذا لزم الأمر.

ماذا يحدث للمحادثات التي حلّها الوكيل غير النشط بالفعل؟

المحادثات ذات الحالة "محلولة" لا تحتاج عادةً إلى النقل. الأفضل التركيز على المحادثات المفتوحة أو المعلقة، وهي التي تتطلب استمرارية.

هل أحتاج إلى إذن خاص لاستخدام النقل الجماعي؟

تعتمد الإجراءات المتاحة لحسابك على مستوى الإذن الذي يحدده المسؤول. إذا لم يظهر الخيار، فاطلب من مدير الحساب.

اقرأ أيضًا

• كيفية تحديد عدة محادثات وتطبيق إجراءات جماعية
• كيفية إعطاء الأولوية للمحادثات غير المعيّنة باستخدام ملخص صندوق الوارد

ابدأ مجانًا ونظّم خدمة العملاء →

اجمع محادثاتك في Papo واضمن ألا يبقى أي عميل دون رد، حتى عندما يغادر أحد الموظفين الفريق.