لتنظيم المحادثات والعثور عليها بكفاءة في صندوق الوارد الموحد الخاص بك، تقدم Papo (https://papo.global/) طرق عرض محددة مسبقًا مثل "محادثاتي"، "غير المخصصة"، و"الكل"، بالإضافة إلى إمكانية إنشاء فلاتر مخصصة بناءً على معايير مثل الوكيل، الفريق، التصنيف، وحالة المحادثة. هذه الوظيفة ضرورية لتحديد أولويات الخدمة، توزيع المهام، والحفاظ على سير عمل فريقك منظمًا.
قد يكون التعامل مع حجم كبير من الرسائل من قنوات مختلفة مثل واتساب، إنستغرام، والبريد الإلكتروني تحديًا. يؤدي صندوق الوارد غير المنظم إلى بطء أوقات الاستجابة، إحباط العملاء، وضياع فرص العمل. تم تصميم نظام طرق العرض والفلاتر في Papo لإضفاء النظام على هذا السيناريو، مما يسمح لكل عضو في الفريق بالتركيز على ما هو أكثر أهمية ويضمن عدم نسيان أي محادثة.
الفلاتر المحددة مسبقًا: طرق العرض الأساسية
يأتي صندوق الوارد في Papo بثلاثة فلاتر رئيسية تشكل أساس تنظيم خدمة العملاء لديك. فهم الغرض من كل منها هو الخطوة الأولى نحو سير عمل فعال.
| الفلتر المحدد مسبقًا | ما الذي يعرضه | الغرض منه |
|---|---|---|
| محادثاتي | جميع المحادثات المخصصة لك مباشرةً. | التركيز حصريًا على خدماتك، دون تشتيت انتباهك بمحادثات الفريق الأخرى. |
| غير المخصصة | المحادثات الجديدة التي وصلت للتو ولم يتم تعيينها بعد لأي وكيل. | توزيع الخدمات الجديدة على الفريق وضمان حصول جميع العملاء على رد أولي. |
| الكل | جميع محادثات الحساب بالكامل، بغض النظر عن الحالة أو الوكيل المسؤول. | الحصول على نظرة عامة على العمليات، مراقبة حجم الرسائل، والعثور على محادثات محددة. |
تُعد طريقة العرض محادثاتي نقطة البداية لمعظم الوكلاء، حيث إنها تعزل مسؤولياتهم. يعمل قسم غير المخصصة كمنطقة فرز، حيث يمكن للمديرين أو الفريق نفسه التقاط محادثات جديدة للتعامل معها. أما طريقة العرض الكل فهي أداة قوية لقادة الفرق والمسؤولين الذين يحتاجون إلى مراقبة عبء العمل العام وجودة الخدمة.
كيفية إنشاء وحفظ الفلاتر المخصصة
بالإضافة إلى طرق العرض القياسية، تتيح لك Papo إنشاء وحفظ فلاترك الخاصة لتلبية الاحتياجات المحددة لعملياتك. هذا مفيد لتقسيم المحادثات بناءً على معايير معقدة والوصول إليها بنقرة واحدة فقط.
يمكنك إنشاء فلاتر عن طريق دمج المعايير التالية:
- الوكيل: شاهد محادثات عضو أو أكثر من أعضاء الفريق المحددين.
- الفريق: قم بالتصفية حسب فريق خدمة العملاء، مثل "المبيعات" أو "الدعم".
- صندوق الوارد: اعزل محادثات قناة معينة (مثال: إنستغرام فقط أو واتساب فقط).
- الحالة: قم بالتصفية حسب المحادثات
المفتوحة،المعلقة، أوالمحلولة. - التصنيفات (Labels): ابحث عن المحادثات الموسومة بتصنيف واحد أو أكثر، مثل
عاجل،عرض سعر معلق، أوما بعد البيع.
خطوة بخطوة لإنشاء فلتر مخصص
- ادخل إلى صندوق الوارد الخاص بك في منصة Papo.
- ابحث عن خيار الفلاتر، والذي عادة ما يمثله أيقونة قمع أو زر "تصفية".
- في لوحة الفلاتر، حدد المعايير التي ترغب في تطبيقها. على سبيل المثال، يمكنك اختيار
صندوق الوارد = "مبيعات - واتساب"والتصنيف = "عميل محتمل ساخن". - انقر لتطبيق الفلتر. سيتم تحديث قائمة المحادثات على الفور لعرض النتائج التي تتوافق مع معاييرك فقط.
- لاستخدام هذا المزيج من الفلاتر مرة أخرى، ابحث عن خيار مثل "حفظ الفلتر" أو "حفظ طريقة العرض".
- امنح الفلتر الخاص بك اسمًا واضحًا ووصفيًا، مثل "العملاء المحتملون الساخنون من واتساب".
- بعد الحفظ، سيصبح الفلتر المخصص متاحًا في قائمة الوصول السريع، مما يتيح لك التبديل بين طرق العرض المختلفة بسهولة.
أمثلة عملية للفلاتر المخصصة
لإظهار قوة الفلاتر، إليك بعض الأمثلة على كيفية استخدام الفرق المختلفة لها:
- لمديري خدمة العملاء: إنشاء فلتر بحالة
الحالة = "مفتوحة"ومعيار زمني (مثال: "تم إنشاؤها منذ أكثر من 24 ساعة") لتحديد المحادثات التي تستغرق وقتًا طويلاً لحلها ومراقبة اتفاقية مستوى الخدمة (SLA). - لفرق المبيعات: فلتر بتصنيف
التصنيف = "متابعة"والوكيل = "مستخدمي"ليتمكن كل بائع من رؤية جميع العملاء المحتملين الذين يحتاجون إلى متابعة بسرعة. - للدعم الفني: فلتر يجمع بين
صندوق الوارد = "دعم - بريد إلكتروني"والتصنيف = "تم الإبلاغ عن خطأ"لتنظيم جميع تذاكر الدعم الفني المستلمة عبر البريد الإلكتروني في مكان واحد.
الأسئلة الشائعة
كيف أقوم بتعيين محادثة لنفسي أو لوكيل آخر؟
داخل المحادثة، ستجد خيارًا لتعيينها لوكيل. عند تحديد اسمك، ستنتقل المحادثة إلى طريقة العرض "محادثاتي" الخاصة بك. إذا قمت بتعيينها لزميل آخر، فستظهر في صندوق "محادثاتي" الخاص به.
هل يمكنني دمج معايير متعددة في فلتر واحد؟
نعم. تكمن قوة الفلاتر المخصصة في القدرة على دمج عدة معايير. على سبيل المثال، يمكنك التصفية حسب جميع المحادثات المفتوحة، التي تحمل تصنيف عاجل، في قناة إنستغرام والتي تم تعيينها لفريق محدد.
من يمكنه إنشاء وعرض الفلاتر المخصصة؟
عادةً، يمكن لجميع المستخدمين إنشاء فلاتر لاستخدامهم الخاص. اعتمادًا على إعدادات حسابك، قد تكون هناك خيارات لمشاركة الفلاتر مع الفريق بأكمله، مما يجعل طرق العرض القياسية متاحة للجميع. تتوفر تفاصيل حول الأذونات في المنصة.
ماذا يحدث للمحادثة عندما يتم "حلها"؟
عندما يتم وضع علامة "محلولة" على محادثة، فإنها تخرج من قوائم الخدمة النشطة (مثل "المفتوحة" و"محادثاتي"). لا يتم حذفها وتبقى في سجل جهة الاتصال، ويمكن العثور عليها من خلال البحث أو عند تطبيق فلتر الحالة لـ"المحلولة".
كيف تساعد الفلاتر في إدارة القنوات المتعددة؟
إذا كانت شركتك تقدم الخدمة عبر واتساب، إنستغرام، والبريد الإلكتروني، فقد يصبح صندوق الوارد مزدحمًا للغاية. باستخدام معيار "صندوق الوارد"، يمكنك إنشاء طرق عرض منفصلة لكل قناة. يتيح ذلك للفرق أو الوكلاء التخصص في قناة معينة، مما يحسن التركيز والكفاءة.
ابدأ مجانًا ونظّم خدماتك الآن ←
المستخدم الأول مجاني لتتمكن من تجربة وتنظيم محادثات عملك.