كيف تُعدّ مسار موافقة على عروض الأسعار في Kanban قبل إرسالها إلى العميل

لتكوين مسار موافقة على عروض الأسعار في Kanban قبل إرسالها إلى العميل، تقدم Papo مزيجًا قويًا من Kanban وSynapse وFlows. يمكنك إنشاء مسار مرئي بمراحل مثل "مسودة"، "قيد المراجعة"، و"معتمد"، وأتمتة إشعار المدير بمجرد نقل عرض السعر إلى عمود المراجعة. يوافق المدير أو يرفض بنقرة واحدة، ويُحدَّث البطاقة تلقائيًا — دون الاعتماد على جداول البيانات أو تبادل الرسائل خارج المنصة.

تضمن هذه العملية أن كل عرض سعر يُرسل إلى العميل قد مر بتحقق من الجودة ومواءمة الأسعار والشروط التجارية، مما يقلل الأخطاء ويزيد ثقة فريق المبيعات.

ملخص مسار الموافقة

كيف يعمل: خطوة بخطوة

1. أنشئ مسار الموافقة في Kanban

انتقل إلى وحدة Kanban وأنشئ مسارًا جديدًا باسم "موافقة عروض الأسعار". حدد الأعمدة التي تمثل مسار المراجعة، مثل:

• مسودة – عرض السعر قيد الإعداد من قبل مندوب المبيعات.
• قيد المراجعة – في انتظار تحليل المدير.
• معتمد – جاهز للإرسال إلى العميل.
• مرفوض – أُعيد للتعديلات.

يمكنك تخصيص أسماء الأعمدة وترتيبها وفقًا لعملياتك. المهم أن يعكس التسلسل المسار الذي يقطعه عرض السعر حتى الموافقة النهائية.

2. أنشئ عرض السعر كبطاقة

داخل المسار، أنشئ بطاقة لكل عرض سعر. املأ اسم العميل، وأضف العناصر (منتجات أو خدمات) مع قيمها، وإذا رغبت، أضف قيمة تقديرية. سيكون إجمالي البطاقة مجموع العناصر، مما يسهل رؤية المبلغ الذي سيُرسل إلى العميل. اترك البطاقة في عمود "مسودة" أثناء إعداد عرض السعر.

3. اضبط Synapse لإشعار المدير

في وحدة Synapse، أنشئ أتمتة جديدة. حدد المُشغِّل: عندما تُنقل بطاقة إلى عمود "قيد المراجعة" (اختر مسار "موافقة عروض الأسعار" والعمود المقابل). كإجراء، اختر تسجيل جهة اتصال في Flow وحدد Flow ستنشئه لإشعار المدير.

بهذه الطريقة، كلما أنهى مندوب المبيعات عرض السعر وسحب البطاقة إلى "قيد المراجعة"، سيتم إخطار المدير تلقائيًا.

4. أنشئ Flow الإشعار والقرار

في وحدة Flows، أنشئ Flow جديدًا باسم "موافقة عرض السعر". البنية الأساسية هي:

• عقدة إرسال رسالة: أرسل رسالة إلى WhatsApp المدير (ستحتاج إلى contact_id الخاص به). ضمّن ملخصًا لعرض السعر، مثل اسم العميل والقيمة الإجمالية ورابط البطاقة. مثال:

  مرحبًا، {{ manager.first_name }}! عرض السعر لشركة X (R$ 4.200) جاهز للمراجعة. هل تريد الموافقة أم الرفض؟ [موافقة] [رفض]

• عقدة طرح سؤال: التقط رد المدير مع خياري "موافقة" و"رفض".

• عقدة شرط: فرّع المسار:

  • إذا كان الرد "موافقة" → أضف وسم "معتمد" إلى البطاقة (إجراء إضافة وسم إلى البطاقة) وانقل البطاقة إلى عمود "معتمد" (إجراء نقل البطاقة).
  • إذا كان الرد "رفض" → أضف وسم "مرفوض" وانقل البطاقة إلى "مرفوض". يمكنك اختياريًا إرسال رسالة إلى مندوب المبيعات مع سبب الرفض.

احفظ Flow وفعّله.

5. ابدأ عملية المراجعة

عندما ينتهي مندوب المبيعات من إعداد عرض السعر، ما عليه سوى سحب البطاقة من "مسودة" إلى "قيد المراجعة". سيطلق Synapse الـ Flow، وسيتلقى المدير الإشعار على WhatsApp. بلمسة واحدة، يوافق أو يرفض، وتُنقل البطاقة تلقائيًا إلى العمود المقابل، وتكتسب وسم القرار.

6. أرسل عرض السعر المعتمد إلى العميل

مع وجود البطاقة في عمود "معتمد"، يشعر مندوب المبيعات بالثقة أن عرض السعر قد تم التحقق منه. يمكنه بعد ذلك نسخ بيانات البطاقة وإرسال عرض السعر إلى العميل عبر القناة المفضلة (WhatsApp، البريد الإلكتروني، إلخ) مباشرة من Papo، أو استخدام البطاقة نفسها كمرجع لإنشاء مستند خارجي. لا ترسل المنصة عرض السعر تلقائيًا — تبقى هذه الخطوة تحت السيطرة البشرية، مما يضمن تحققًا أخيرًا.

لمن هذا المسار مناسب

• فرق المبيعات B2B التي تحتاج إلى موافقة منسق أو مدير قبل إرسال العروض التجارية.
• الوكالات والاستشارات التي تعد عروض أسعار مخصصة وترغب في ضبط الجودة قبل التسليم للعميل.
• العمليات التي لديها سياسات خصم أو هامش ربح وتتطلب التحقق من القيم والشروط من قبل مسؤول.
• الموزعون بالعلامة البيضاء (white label) الذين يديرون عملاء متعددين ويريدون توحيد الموافقة على عروض الأسعار داخل المنصة بعلامتهم التجارية.

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني استخدام البريد الإلكتروني بدلاً من WhatsApp لإشعار المدير؟

نعم. يمكن تكييف Flow لإرسال الإشعار عبر البريد الإلكتروني، باستخدام وحدة Email Marketing أو عقدة إرسال بريد إلكتروني، إذا كانت متاحة. يبقى المفهوم نفسه: يتلقى المدير الطلب ويمكنه الرد للموافقة أو الرفض.

كيف أضيف عناصر وقيمًا إلى عرض السعر في البطاقة؟

داخل بطاقة Kanban، يمكنك إضافة عناصر (منتجات أو خدمات) مع أسعارها المقابلة. سيكون إجمالي البطاقة مجموع هذه العناصر. يمكن أيضًا ملء حقل القيمة التقديرية، لكن الأفضل استخدام العناصر للحصول على تفصيل دقيق لعرض السعر.

هل يمكن للمدير رفض عرض السعر مع تعليق؟

نعم. في Flow، بعد الرفض، يمكنك تضمين عقدة طرح سؤال لجمع سبب الرفض، ثم إرسال رسالة إلى مندوب المبيعات مع هذا التعليق. وبذلك يعرف مندوب المبيعات بالضبط ما يجب تعديله.

هل يرسل المسار عرض السعر تلقائيًا إلى العميل بعد الموافقة؟

لا. تحافظ Papo على الإرسال تحت السيطرة البشرية. بعد الموافقة، تبقى البطاقة في عمود "معتمد" كإشارة خضراء لمندوب المبيعات، الذي يقرر التوقيت وقناة الإرسال. وهذا يضيف طبقة أمان إضافية.

هل يمكنني الحصول على مسارات موافقة متعددة لأنواع مختلفة من عروض الأسعار؟

نعم. يمكنك إنشاء أي عدد تريده من المسارات في Kanban. على سبيل المثال، واحد لـ "عروض أسعار الخدمات" وآخر لـ "عروض أسعار المنتجات"، لكل منها أعمدته وأتمتته الخاصة. ما عليك سوى إعداد Synapses وFlows مستقلة لكل مسار.

هل أحتاج إلى خطة محددة لاستخدام Kanban وSynapse وFlows معًا؟

وحدات Kanban وSynapse وFlows متاحة في منصة Papo. للحصول على تفاصيل حول الخطط والميزات، راجع الموقع الرسمي.

اقرأ أيضًا

• كيفية إنشاء وتكوين مسار مبيعات في Kanban من البداية
• كيفية إعداد نظام تذاكر دعم لعملاء الموزع بالعلامة البيضاء باستخدام Kanban

ابدأ مجانًا وقم بإعداد مسار الموافقة الخاص بك →

مع Papo، تنشئ مسارات موافقة مخصصة دون مغادرة المنصة، مما يضمن أن كل عرض سعر يُرسل إلى العميل يتمتع بالجودة التي تتطلبها شركتك.